その日取り組んだ仕事の業務内容を書き記す業務日報は、業務の効率化や情報共有の点で重要な役割を果たします。もちろん業務日報を書いていないという会社もありますが、いまだに根強く業務日報を活用している会社もあります。
ただこの業務日報ですが、まだ会社に入って日が浅い新人社員だとどう書いていいのかわからなくて困ってしまうこともあります。基本的には当日の業務内容を記せばいいのですが、それだけで終わってしまうと単なる日記になってしまいかねません。
ではどんなふうに業務日報を作成すればいいのか、書き方のポイントを3つ挙げていきます。
なるべくわかりやすく簡潔に書こう
業務日報の形式を見ればわかりますが、それぞれの形式に多少の違いがあるとはいえそれほどスペースがあるわけではありません。日報はあくまで簡略的な報告に過ぎないので、限られたスペースの中に整理して書く必要があります。
そんな業務日報にたくさん文字を書いても、単に読みにくくなってしまうだけです。
「情報をたくさん詰め込めばそれでいい」というものではなく、これは紙のノートでもパソコンのデータでも同様で、たとえパソコンだからといって情報量を多くし過ぎるのは好ましくありません。
いつ何をしていたのかがわかるように、情報は整理して簡潔に書くのが理想的です。使う言葉もなるべく長ったらしくはせず、簡潔な言葉を使っていくのがわかりやすい業務日報の書き方です。
業務日報をしっかりまとめられないようでは、報告書をまとめることもできないだろうと上司に思われてしまいかねません。また、仕事のポイントがどこなのかがわかっていないと簡潔にはまとめられませんので、業務日報によって仕事への理解力をチェックされている場合もあります。
丁寧さは大事なのですが、基本的にはわかりやすく簡潔にスッキリとした日報になるよう心がけて書くことが大切です。
業務へのコメントは建設的であることを心がける
業務日報の各業務へのコメントは、ただの感想になってしまうと内容に乏しくなります。仕事の感想を単に述べても次にはつながりませんから、次につながるような建設的なコメントを残してこそ業務日報に価値をつけることができます。
たとえば業務を通して感じた改善点の提案、業務に対するデータ的な分析、その日の結果を踏まえた目標などが、コメントするのにふさわしい建設的な内容です。
ただの感想になってしまってはいけないと現実的ではない目標を掲げたりあまりに的外れな見解を示すのはよくないですが、自分の置かれた立場から仕事に対してどういった考えを持っているのか、それを書くようにすれば業務へのコメントにしっかりと意味を持たせられます。
建設的なコメントを書ければ、何を思っているのか業務日報を通じて上司に伝えられますし、それでこそどんな仕事をしているのかの報告ができます。業務日報で仕事への理解度を示せれば、上司も満足するはずです。
業務日報は情報共有のツールだと意識する
業務日報は会社が管理する公的なツールですので、使い方次第では情報共有ができます。
業務上なかなか直接は会えない人に仕事のことで伝えたい情報があれば、業務日報を通して伝えられます。「個別に連絡するほどではないけれども日報で情報共有はしておきたい」など、そんな場合に業務日報は役立ちます。
また、業務日報によっては「特記事項」などの名称で特別に書いておきたいことを記す欄が用意されていますので、もしも情報共有したいことがあれば、その特記事項に書いておくと情報をすぐに共有できます。
・翌日からの業務で注意喚起しておきたい点
・仕事をしていて気になった点
・ちょっとした確認をしておきたい点
など、業務日報だから書ける内容というのもあるはずです。
業務日報に目を通した人が「これは気をつけなければいけない」と思っておいて欲しいことを書けば、口頭や社内メール送信でわざわざ伝える必要もなくなります。
業務日報を情報共有のツールとして有効活用することが、業務の生産性と品質の向上につながります。
業務日報を上手くまとめられるようになろう！
その日何をやったのかを振り返るきっかけになるのが業務日報ですので、ただ業務の一部に組み込まれているから機械的にやるというスタンスはよくありません。もっと業務日報に対して能動的に取り組み、価値ある業務日報にしないと書く意味がなくなってしまいます。
業務日報を上手くまとめられるようになれば、報告書をはじめとした書類作成のスキルが自然と向上します。また、仕事であったことを上手くまとめられるようになれば、頭の中で仕事についてしっかりと整理することもできます。
そのためにはわかりやすく簡潔にまとめることを目標に業務日報を書き、建設的なコメントを残し、さらには情報共有のツールとして活用することも意識するのが望ましいです。
それらを心がけながら書けば、上手くまとまった業務日報になりやすいので、ぜひ意識して取り組んでみてください。