誰でも1度はあるのが、うっかり忘れによるミス。あれこれと仕事をこなしている内に何かしらの仕事が抜け落ちてミスになる、そういうケースは珍しくありません。
ミスした理由は、うっかり忘れてしまったからですなんてことは言えません。忘れたことも含め、その人自身のミスとして捉えられてしまいます。なのでミスの原因となり得る「うっかり忘れ」は防がないといけません。
そこで今回は、うっかり忘れによる仕事のミスを防ぐための方法を3つ紹介していきます。
１．休日前に受けた仕事のうっかり忘れ対策
まず最初に紹介するのは、休日前に受けた仕事のうっかり忘れ対策です。
休日の前に受けた仕事は忘れやすいので、特に注意が必要です。なぜなら、休みの日の前日は仕事しているとはいえ、もう心が休日に向いていて「明日の休みは何しようかな」と浮ついたりしがちだからです。そんなときに受けた仕事はどこか上の空になってしまい、たとえば休日明けに何か約束をしていたとしても、すっかり忘れてしまうこともありえます。もしもその約束が大事なクライアント相手だったら、、、考えただけで恐ろしいですよね。
特に気をつけなければいけないのは、仕事においてそれほど難しいとは思えないような約束です。
たとえば電話1本入れて状況を伝える、調べた内容をメールで報告するなど、簡単な仕事ほど忘れやすいものです。難しくないがゆえに甘く見てしまい、休日明けにやるべきことをうっかりすっぽかしてしまいかねません。
どんなに簡単で些細に思える仕事でも、やらなければそれはミスです。むしろ簡単な仕事ゆえにミスをすれば「そんなこともできないのか」と信用の失墜につながり、クライアント側から手厳しいクレームを受けることにもなります。
何百万もの損害が出ることもあります。十分気を付けましょう。
【対応策】
では、このようなミスを防ぐにはどうすれば良いのかというと、「休み明けにやるべきタスクを絶対に目に入る位置にメモしておく」という方法があります。
パソコンの画面に付箋を貼り付けておいたり、スケジューラーにメモをしておいたり、スマホのアラーム機能を使って知らせたりなど、方法は何でも構いません。休み明けで仕事の感覚がまだ戻っていなくても、確実に気付く方法を休日前の段階で予め手を打っておきましょう。
そうすれば、もし実際に忘れていたとしても、後から気付きさえすれば何も問題はありません。忘れることが前提で予防策を用意しておけば、ミスを事前に防げます。反対に仕事の直前まで覚えていても、いざ仕事を行うタイミングで忘れていたら意味がないです。
仕事の大小を問わずうっかり忘れのミスをいかに防げるかが、全体的なミスを減らすことにつながります。
２．仕事が重なったときのうっかり忘れ対策
仕事は規則正しく等間隔で発生するとは限らず、1度にいっぺんに引き受けることもあります。そんな時は「何で同じタイミングでこんなにタスクが発生するのか」と文句の1つも言いたくなりますが、それは言ってもしかたありません。
そして、そのような連続で仕事が重なったときに限って、何かの仕事をうっかり忘れてしまいやすいものです。特に印象に残らないような仕事は頭の中でスルーされがちなので、特に気をつけないといけません。
次の日になって忘れていたことに気付くようでは、時すでに遅しで取り返しがつかなくなるケースもあります。
【対応策】
このうっかり忘れを防ぐには、仕事に取りかかる前にまず引き受けた仕事の内容をすべて整理することです。
仕事が重なれば「早く取りかからないと間に合わない」という焦りの気持ちが強くなるものですが、その焦りがミスを生みやすいのです。なので、まずは受けた仕事を落ち着いて整理し、優先順位やタイムスケジュールについてよく考えてから仕事に取りかかるとうっかり忘れのミスを予防できるようになります。
３．イレギュラーな仕事を受けたときのうっかり忘れ対策
上司から急に頼まれごとをしたり、クライアントからクレーム対応を受けたり、違う部署への応援に駆り出されたりなど、今取り組んでいる仕事の途中で他のイレギュラーな仕事を受けることもあるでしょう。突然ふってきた仕事は緊急度は高い仕事のことが多いですが、すでに緊急度の高い重要な仕事を優先してしまったせいで、突然頼まれた仕事をうっかり忘れてしまうかもしれません。そうならないようにしっかり対策しておく必要があります。
【対応策】
そのような時は、作業中の仕事がどこまで進んだか必ずメモを残しましょう。そのあとに、イレギュラーな仕事の対応をしないとうっかりミスにつながる可能性が出てきます。
イレギュラーな仕事が終わって自分の取り組んでいた仕事を再開しようとした時は、「何をしていたんだっけ？」となりやすいものです。取り組んでいた仕事に寸分の狂いもなく正確に戻れればいいのですが、途中でイレギュラーな仕事を受けていると、それまで何をしていたのか忘れがちです。
それまで取り組んでいた仕事に関するメモを残しておけば、戻った時にどこから再開すればいいのかもはっきりとわかるので、うっかり忘れのミスをしなくなります。
さいごに
ただ単にうっかり忘れていただけだとしても、それが仕事でミスをしていい理由にはなりません。ミスで迷惑を被った相手に「ではなぜ忘れていたんですか」と反論されれば、返す言葉がありませんよね。
休日前に受けた仕事、連続で重なっている仕事、イレギュラーな仕事は、特に注意が必要です。うっかり忘れのミスをしないためには、効果的な予防策が必要不可欠なのです。