会議を順調良く円滑に進行させるために必要なこと
企業の活動の中で、必ず必要なイベントと言うと会議があります。
全社上げての年1回の方針説明会、営業部の年度初め、上期、下期に行われる営業部会。
課レベルでも週1回の会議が行われることが少なくないでしょう。
場合によっては、技術開発部門や工場など製造サイドなど、部門をまたがった相手とのミーティングを行うことがあります。?
まさに「会議づくし」と言ったことがあります。
企業活動においては、打ち合わせや申し合わせ、情報共有という形で、相互の意思疎通を図っていく必要があります。
その場合、どうしても、ミーティングや会議は避けることができません。
会議の質を高めるために
しかし、よく陥ることは、会議の質です。
関連するメンバーが集まり、長い時間、議論を重ねるのですが、結論に達しないことが少なくありません。
いたずらに時間をかけているのは、単なる経費の無駄遣いとも言われても仕方ないことです。
特に、地方から出張で本社を訪れて、何も成果を得られずに帰ってしまうことは本末転倒な話しです。
何故、このようなことが、起こるのでしょうか？
それは単純なことで、会議を開催する前に事前連絡ができていないからです。
会議を行う前
・どのような目的で行うのか？
・会議開催の趣旨は？
・伝達するだけの連絡会なのか？
・事前に提示した課題についての現場の考えや意見も準備しておくのか？
これらのような内容を参加予定の人達に、事前に伝えておくことが大事です。
何も聞かされていない参加者にいきなり、会議当日に内容を伝えても何も準備ができておらず、前向きなき発言やアイデアも出てこないことでしょう。
そのためにいたずらに時間だけが過ぎてしまうのです。
しかし、キチンと開催の趣旨を理解されている人が参加したなら、会議は短時間で終えることができますし、身のある会議ということで、有意義な打ち合わせが実現できるはずです。
その時に初めて、出席者も
「参加して良かった。」
と感じるはずです。
根回しはメールと口頭で
昔は、このような会議の事前連絡、すなわち根回しには、それなりの時間がかかっていました。
しかし、最近のビジネススタイルだと、メールでの一斉連絡が主流でしょう。
これで参加者が多くても、事前の連絡に多くの時間を割く必要が少なくて済むようになってきました。
ただ、可能であれば、出席者のキーパーソンとなり得る人には、電話でもいいので必ず口頭で意思を伝えておくと、よりスムーズな会議が進行できると思います。
最近は、時間の短縮や出張費削減の一環でテレビ会議夜やWEB会議も増えてきました。
これこそ移動する時間も節約できることになります。
距離や時間が節約できたとしても、事前の連絡や準備が必要なことは変わっていません。
事前の根回しから、会議の進行がスムーズに行った時は、本当にホッとするものです。
これで関係者の意思疎通が図れで、自分の仕事もより一層、円滑に進んで行くことでしょう。
企業活動の中で、会議に時間をかけることは、本来、無駄なことかもしれません。
それが故に、事前の根回しが大事だと思うのです。