仕事中は、さまざまな人と連絡を取ります。上司、部下、同僚、取引先など、連絡を取る相手はとても多いです。仕事によっては誰とも連絡を取ることなく黙々と作業に集中する、そんなこともないわけではありません。ですがそれは、あくまでレアケースで、実際には定期的に誰かとは連絡を取っているものです。
そしてこのとき、よく起こってしまうことが連絡ミスです。
「きちんと連絡したはずなのに伝わっていなかった」
「伝えたつもりが勘違いしていた」
「そもそも連絡を忘れていた」
など、連絡に関するミスのパターンは意外と少なくありません。そして連絡の不備がきっかけで、大きなミスに発展してしまうことさえあるので、「たかが連絡ミス」と軽視することもできません。
そこで仕事で気をつけておきたい連絡ミスの対策をアドバイスしていきます。
主語のない伝え方はしない
連絡したにも関わらず誤って伝わっているというパターンの連絡ミスがあります。連絡自体はしているのに、内容が正しく伝わっていなかったというもので、これは避けられたはずのミスです。連絡はしていたのですから、内容さえ正しく伝わっていれば問題はなかったでしょう。
この連絡ミスでありがちなのが、主語のない伝え方をしているケースです。
たとえば「足りないので補充して下さい」と連絡した場合、この伝え方では主語の【何が】が抜け落ちています。これでは「人が足りない」のか、「物が足りない」のかわかりません。主語が抜け落ちると肝心な部分がわからないので、連絡を受けた側は誤解を生じやすくなります。「連絡を受けて人を送ったら、足りないのは人ではなく部品でまったくの無駄足になってしまった」というのでは困りますよね。
この場合は伝える側が主語のない伝え方をしていることに原因がありますし、伝えられた側も主語の部分を改めて確認していません。ただやはり伝える側が主語のない伝え方をしていることが、連絡ミスの原因です。
伝える側は自分が理解していることから連絡する時の言葉をついつい省略してしまいがちですが、主語まで省略してしまうのはよくありません。主語のない伝え方をしないことが、連絡ミス対策の1つです。
紛らわしい言い方は極力避ける
口頭による連絡ミスで多いのが、紛らわしい言い方をして勘違いされるケースです。
たとえば「明日は駅前に14時集合でお願いします」と連絡した場合、14時と午後4時を聞き間違えてしまうかもしれません。時間にして2時間の差は、ビジネスにおいて致命的です。この場合は14時といわず、午後2時と言っておけば間違えにくいです。
また駅前という言葉も、人によっては間違えます。特にいろいろな路線が乗り入れている駅や、改札がいくつもあるような駅は、○○線○○駅の○○改札前というようにできる限り多くの情報を与えないとミスする場合があります。
言う方はくどい言い方になるのでつい簡略化させた言葉を使いたくなりますが、それがミスにつながるのであれば気をつけないといけません。勘違いしやすいような言葉や説明をしないようにすれば連絡ミスになりにくいので、伝える側が少し気をつけるだけで連絡ミスを減らせます。
連絡を受けた際は最終確認を忘れない
誰かから連絡を受けた際、最終確認をするかどうかが明暗を分ける時もあります。
たとえば上記の例で言うと、集合時間の連絡の場合は、連絡を受けた側が「午後4時ですか」と確認をすれば「午後4時ではなく午後2時だよ」と認識の誤りを訂正してもらえます。また集合場所の場合も「駅前とは北口ですか」と確認をすれば「北口ではなく南口」というように正しく理解できます。
連絡する側にまったく抜けがないと決め付けるのはよくありませんので、連絡を受けた際は最終確認を忘れないことが連絡ミス対策になります。
連絡を受けた際に最終確認をすれば、連絡をする側に「くどいな」「そんなに不安なのか」と思われてしまうかもしれません。ですが最終確認を怠って連絡ミスの失敗をするぐらいなら、最終確認を行って連絡ミスを未然に防いだほうがいいです。連絡を受けた際に必ず最終確認する習慣を身につければ、思わぬ連絡ミスを防げます。
連絡ミスをなくしたいなら、最終確認することがとても大事です。
連絡する側もされる側も連絡ミスには十分に注意
仕事で連絡を行う機会は日常茶飯事です。だからこそ連絡をする側もされる側も、連絡ミスには十分注意しないといけません。気をつけていても勘違いや思い込みで連絡ミスをしてしまうことはありますが、だからこそ連絡ミスは極力減らしていかないといけません。
連絡ミスゼロを目指すことがとても大切です。
連絡はコミュニケーションの一環ですから、ミスしない連絡のやり方を心得ておけばいろいろと役に立ちます。連絡する側もされる側も連絡ミスには十分注意し、正確な情報をやり取りすることがとても重要です。