ビジネスパーソンには2種類の人がいます。
・PCのデスクトップやデスクの回りがいつもきれいに整理されていて、必要な情報を必要な時にすぐに取り出せる人
・PCのデスクトップには不要なアイコンで溢れていて、デスクの回りも書類が山積みになっている人
後者の場合、周囲から整理をした方がいいと言われても、自分自身ではしっかりと片付けている“つもり”なので、特に不便に感じたり問題があるという自覚がない場合が多いのが特徴です。
もちろん、何らかの事情で、他の誰かが自分の仕事を代わりにこなさなければならない可能性があるということも当然ながら想定していません。
しかし、その代役を任せられた人にとっては、散乱したファイルや書類の山から目当てのものを探さなければいけないので、それだけでもかなりの時間と労力を使うこともあります。
そのような状況に陥ることが事前に分かっているので、当然誰も進んで代役をこなそうとも思わないでしょう。
普段の生活だけでなくビジネスにおいても、断捨離をすることは、仕事の作業効率を上げるためだけではなく、他人からの評価を向上させるためにも有効な方法なのです。
そもそも断捨離とは？
断捨離は、「もったいない」という固定観念に凝り固まってしまった心を、ヨーガの行法である断行（だんぎょう）・捨行（しゃぎょう）・離行（りぎょう）を応用し、
- 断：入ってくるいらない物を断つ。
- 捨：家にずっとあるいらない物を捨てる。
- 離：物への執着から離れる。
として不要な物を断ち、捨てることで、物への執着から離れ、自身で作り出している重荷からの解放を図り、身軽で快適な生活と人生を手に入れることが目的である。～以下、省略～ （出典：wikipedia）
この考え方をビジネスにも応用していくのですが、その多くは過去の書類の処分とPCのデスクトップを含めたデータの整理いうことになると思います。
過去の書類をためらいなく処分する方法は？
書類を捨てられない人の理由の多くは「いつか必要になるかもしれないから」であったり「捨てても良いものなのか分からない」という理由があるのだと思います。
ということは、逆に「必要な時にすぐに取り出せる状況にしておけば捨てられる」ということでもあります。
これは単純に書面の情報を電子化することで解決が可能です。
といっても別に難しい作業が必要な訳でもなく、それがたとえ名刺やメモのようなものであっても、携帯のカメラで写真を撮ったりコピー機でスキャンすれば十分です。
しかも電子化することで、PC上で検索すればすぐに見つかるようになりますし、クラウド上でデータを共有することもできるようになるなど、メリットも多いのです。
もちろん、たったこれだけでデスク回りの書類の山ともおさらばできるので、いいことづくめでしょう。
PC上の不要なデータを整理するためには？
デスクトップ上にアイコンが多いとPCの起動に時間がかかるということは以前から言われていることです。
また単純に視界に入ってくる情報両が多いので、それだけ眼や脳にも負担がかかり、眼精疲労などの原因や作業効率・集中力の低下にも繋がりかねません。
長期間使用していないファイルは削除したり、USBメモリやクラウド上にデータを移行するなどして整理することがPCの負担も軽減できます。
そのためには、データを削除したり移行したりするための基準を決める必要があります。
そのために最も簡単な方法は、「プロジェクトごとに管理すること」と「進行中のプロジェクトと停滞しているプロジェクトを分けて考えること」です。
たとえ複数のプロジェクトを抱えていたとしても、それが数十個同時に進行しているということは、まずないでしょう。
停滞しているプロジェクトや完了したプロジェクトなどは除いて、まさに現在進行中のものだけをデスクトップに残すようにすれば、すっきりと整理できますし必要な情報をすぐに取り出せるようにもなります。
しかし、実際にこれに取り組もうとした際に悩むのが「進行中と停滞の線引き」です。
これに関しては一概には言えませんが、ある一定の期間という基準をあらかじめ決めておくほうが有効です。（私の場合ですが、3週間にしています。1か月進展がないということは明らかに停滞ですが、2週間だと出張などが重なれば停滞してしまうことも多いので。）
データのバックアップを取る習慣を作る
PC上のファイルやフォルダを整理していく上で、最も有効で手っ取り早い方法が「データのバックアップを取ること」なのです。
しっかりとバックアップが取れていれば、PC上では削除しても何の問題もありませんし、ファイルやデータも必要に応じてすぐに取り出すことができます。
しかし、もともと身の回りやPC上が整理されていない「片付けが苦手な人」はめんどくさがりな人が多いのです。
面倒だから書類やファイルもそのままにしてしまい、バックアップも当然取っていません。
データのバックアップを取るということがどれだけ重要なのかは、誰もが当然理解していることなので、それを習慣付けることさえできれば、状況が一変することもあります。
ビジネス上の断捨離で、できるビジネスパーソンに！
ビジネス上での断捨離は、作業効率が上がるだけでなく、身体的にも疲れにくくなったり、もしもの時の対応も行いやすくなったりとメリットは非常に多くあります。
それに何より、きれいに片付いていた方が周囲からは仕事ができるように見られます（笑）。
定期的にデスク回りやPC上を整理していきませんか？