事務職に必要なスキルとは？
正社員の事務職を目指している方も多いですし、事務職は女性にも人気の職種となっています。しかし、事務職では、さまざまなスキルを必要とされることが多いです。
そこで、事務職において必要とされるスキルについてご紹介したいと思います。
コミュニケーションスキルが必要とされる事務職！
事務職という職種は、実はコミュニケーションスキルが最も重要とされる職業です。
コミュニケーションスキルは営業マンは欲しいけど事務職は関係ないように思えるかもしれませんが、事務職という職種の場合、営業の人、上司、先輩、後輩と常に報告、連絡、相談を行いながら仕事を進めなければいけませんので、正確に用件を聞き、伝える為にもコミュニケーションスキルを身につけておくことは大変重要なのです。
また、会社に訪れた方と接する機会はありますが、営業や販売などの職種とは違い、基本的に会社の中にずっといますので、人間関係を良好にしていく為にも意識してこのスキルを磨いておくと良いと思います。
スキルの磨き方については、様々ありますが、基本相手の話をしっかりメモして聞くこと。笑顔で接すること。相手に伝わりやすい言い回しを練習すること良いですね。
まずは笑顔から始めてみて下さい。
臨機応変に対応する能力が必要
事務職に必要とされる能力として、臨機応変にあらゆることに対応する能力が必要であるといえるでしょう。
事務職の仕事は、電話をとるなどの仕事がありますが、会社に訪れる人の対応を行ったり、社内で起こったことを素早く処理したり、時には、同時にいくつもの作業をこなさなければならないことも多く、作業をしている間に別のことを頼まれてしまうということもしょっちゅうです。
始業前や前日の仕事終わりにやることリスト（ToDo）を作る等して見える化しておき、唐突なお願いなどは優先順位をつけて忘れないよう付箋にメモしてパソコンに貼る等の対策をしておくとうっかり忘れが少なくなります。
また、さまざまな方と接しながら仕事を進めていくことが必要とされるため、その人に応じた対応をすることも必要です。
いきなりその人に応じた対応と言われても難しいものもありますが、よく周りを観察していると「この人は宜しくと言ったらすぐに対応した方が良いんだな」「この人はこの作業が遅れやすいから早めに声をかけておこう」などが見えてきますので、最初のうちは先輩などに聞きながら、メモしておいても良いかもしれません。
その他にも場合によっては仲介役などを行ったりすることもありますし、作業途中でお客様の相手をすることもありますので、臨機応変に対応する為に自分のやりやすい方法を見つけていきましょう。
几帳面さが必要
事務職の仕事というのは、一見、誰にでもできるような簡単な仕事が多いイメージかと思いますが、実は几帳面でないと出来ない仕事です。
急な対応も多く入りますが、それでも業務を正確に時間内に終わらせるという事が求められます。
ですが、人間は誰でも几帳面で完璧ではありません。なので、下記のような対策を立てる事が有効です。
・メモでやることリストを見える化しておく
・書類に不備が無いかは最低2回はチェック
・デスク上は急な案件が来てもすぐに整理できる環境にしておく
・書類を頼まれたらすぐ出せるようにファイル管理しておく など
私自身も几帳面ではありませんでしたが、几帳面に近づく方法はありますので、色々試してみて下さい。