仕事をしていて、どうしても人に仕事をお願いしなければならないこともあります。
相手が出してきた書類に不備があった場合や、自分の都合ではなく上からの命令で急にやらなければならなくなった仕事など、様々な場面が考えられます。
しかし相手にも都合あり、いつも2つ返事で引き受けて貰えないこともあります。
お願いを聞いて貰える人とそうでない人の違い、引き受けて貰う為のコツについて紹介します。
仕事は一人で抱え込まないこと
人によっては「自分の仕事は自分で責任を持ってやるべき」「忙しいのは皆一緒だから」「自分でやった方が楽」という意見もあるかも知れません。
あるいは「人を頼ると仕事ができないと思われる」と心配している人もいるでしょう。
しかしたまたまその時期に手が空いているということもあります。
誰かにお願いすることで、ムダな部分が明確になり、より効率的な方法を発見して貰えるかも知れません。
縦割りの仕事を与えられたとしても、結局は部署として会社の利益に貢献していくものですので、一人で抱え込む必要はないのです。
また、上司には適材適所を見極め、部下を育成するという役割もあるので、部下が毎度手一杯な状態であれば仕事の分担を見直さなければなりません。
黙って残業をしていることは自分の為にも部署の為にもならないと思いましょう。
お願いのNGパターン
会社で誰かにお願いをする時に注意したいことは「自分の要望だけを突き付けない」ということです。相手にも都合があり、自分の仕事に影響が出るのですから渋って当然です。
お願いをする時のNGパターンは以下の通りです。
「すいません、これ急ぎでお願いします」
相手にとって何のメリットも感じられない言い方で、一方的過ぎてまず引き受けて貰えないでしょう。
「今日残業OKですか？」
明らかに何か頼みたいことがバレバレなのに、何だか内容を言わずに拘束しようとすると、その場で用事を作られて拒否される可能性が高くなります。
「これ、追加でお願いします」
それまで一生懸命やってきたのに、気軽に追加をお願いすると相手もイラッとします。
「お暇な時にでもお願いしたいんですけど」
暇な人なんている筈ありません、相手がバカにされたと思って最も怒るパターンです。
上記のNGパターンに共通しているのが「相手の都合を考えていない」という点です。
簡潔に、「なぜ今このタイミングで相手に仕事を頼むのか」を伝えないと、引き受けて貰いにくくなります。
また、あまりにも唐突なので1度目は引き受けてくれても、2度目、3度目となると「いい加減にして下さい」と言われかねません。
仕事を引き受けて貰い易くするコツとは
仕事のお願いを受けてもらうには、相手の受け取り方を考えた話し方をすることが大切です。
何となく騙された様でもつい引き受けて貰しまう可能性を高めるには、以下のコツがあります。
・相手にとってのメリットを伝える
仕事を引き受けることで一方的に損をするのではなく、何らかのメリットがあると思わせましょう。
同僚ならば「その代りこの伝票整理やっとくから」「お茶出し代わりにやるよ」、後輩ならば「明日ランチ奢るから」などと言うとスムーズです。
・選択肢を付ける
どのみち相手にお願いしたい仕事ですが、ストレートに「急ぎでお願いします」と言うと難色を示されます。その様な時には、自分が譲歩できるギリギリの中で選択肢を与えます。
できれば当日中に仕上げて欲しい仕事ですが、夜中の12時に貰っても合理的とは言えません。
その様な時には「上から急ぎでと言われているんですが、今日中か明日の午前中早い時間でお願いできますか？」と言います。
相手に予定があった場合、今日ではなく翌日一番でやってあげようという気持ちになるでしょう。
その代わり、もし「今日中になんとかするよ」と言ってくれた場合、あなたは相手の仕事が終わるまで待機する必要があります。
相手に無理なお願いする以上、自分も覚悟するしかありません。
・常に感謝の気持ちを伝える
大きなお願い事だけではなく、日頃の小さなことに対しても感謝の気持ちを伝えておきましょう。
相手が資料を持ってきた時などに「いつも早々とありがとうございます、おかげで助かります」と言うようにします。
相手を敬い感謝する気持が伝わっていれば、お願いごとをする時にも「仕方ないなあ」と思ってくれるでしょう。
・プライドを尊重する
なぜその仕事を相手に頼むのか、その理由をはっきりさせないと「他の人に頼めばいいじゃない」と思われてしまいます。
その人のプライドをくすぐるような頼み方をして、相手の承認欲求を満足させてあげましょう。
「〇〇さんは、パソコン操作に関しては社内でも超有名ですので」「〇〇さんから言ってくだされば、営業もすぐに数字を出してくれるので」など、その人を見込んだ理由を伝えましょう。
日ごろから敬意と感謝の気持ちを忘れずに！
会社で仕事をしている以上、誰かに何かを頼むことは避けられません。自分の先輩に当たる人にも敬意を払えば、引き受けて貰える可能性は高くなります。
その代わりに普段から自分も締切日を守ったり、ミスを減らすように努力するなど、相手から信頼される様に振る舞いましょう。