ビジネススキル

2つの仕事を同時に処理していくために必要なビジネススキルとは?

投稿日:2019年6月26日 更新日:

もしも1つの仕事だけしか与えられていなかったら、その仕事に全力で取り組めば良いだけです。与えられた仕事が明確ですので、仕事へのスタンスで迷うことはありません。
ですが処理しなければいけない仕事が1つではなく2つだったらどうでしょうか?2つの仕事をどうやって処理していけば良いのか、ひとしきり考えてから取り組むことになります。

2つの仕事をこなさなければいけないことは、会社に勤めていれば往々にしてあります。まだ入社したばかりの新人なら、よほどのことがない限りそこまで負担はかけさせないものですが、いずれは2つの仕事をこさないといけなくなります。

そこで2つの仕事を並行的に処理していくためのビジネススキルを説明していきます。

スケジュール管理が最重要ポイント

Months and dates shown on a calendar whilst turning the pages

2つの仕事を同時に処理していく場合、最も重要なポイントはスケジュール管理です。ただ単にやる気があるだけでは、2つの仕事を同時に処理していくことはできません。そこで並行的に処理していくためのスケジュールを組んでいきます。

スケジュールを組む際のポイントは、いかにして無駄なくスケジュールを組めるかです。理想的なのは、どちらかの仕事の空き時間にもう一方の仕事を入れるスケジュールですよね。並行的に作業していく以上そう都合良くスケジュールが空いたりはしないものですが、それでも工夫することで時間を作れる場合があります。

2つの仕事に取りかかる前にスケジュールの調整をして時間を隙間なく埋めていけば、無理だと思えていた仕事の並行的な処理の実現に一歩近付くでしょう。

ただ、スケジュールを組む際は、誰に迷惑がかかってしまうのかをよく考えないといけません。
完全に個人の仕事なら並行的な処理を行う影響についてそれほど気にしなくて良いのかもしれませんが、そういうケースは稀ですよね。会社で仕事をしている以上、他の人にも何らかの影響は出てしまうものです。

とはいえ、プライベートの都合で影響が出るわけではなく、あくまで仕事を進めるうえでの影響ですので、どういう迷惑になるのかをきちんと説明さえすればわかってもらえるはずです。反対にその説明を怠るとたとえ並行的な処理そのものが上手くいっても迷惑をかけた人からの反感を買ってしまいますので、そうならないように気をつけないといけません。

2つの仕事を同時に処理するのなら、まず仕事のスケジュール管理を調整することが、失敗しないための手段です。

仕事の要の部分を正しく理解したうえで取り組む

たとえ完璧と思えるようなスケジュールを組んだとしても、そのスケジュール通りに進行できるかどうかはわかりません。思いもよらないアクシデントが発生してスケジュールの進行に遅れが出てしまう、そんな非常事態もないわけでもないのです。

そのようなスケジュール進行の遅れが出た時は、仕事の要の部分を正しく理解しているかどうかにかかっています。

仕事には「これだけはやっておかないといけない」「この部分だけは正確にしっかりと仕上げないといけない」という要の部分がありますよね。その要の部分が事前に正しく理解できていれば、たとえアクシデントが発生したとしても落ち着いて対応できます。遅れを取り戻すこともできますし、どんなリカバリーをすれば良いのかも瞬間的にわかります。

2つの仕事を同時に処理していて、ただでさえ混乱しやすい状況に置かれていますから、アクシデントが発生すればなおのこと慌ててしまいがちです。ですが仕事の要の部分さえ正しく理解していれば「これだけはやっておけば大丈夫」とばかりに、アクシデントの影響を最小限に抑えられるでしょう。

何のアクシデントもなく2つの仕事とも無事に完了するというのは、さすがに希望的観測過ぎません。たとえ何の変哲もない楽そうな仕事であっても、思わぬアクシデントが発生することはありますから、どんな簡単な仕事でも気は抜けません。

ましてや2つの仕事を並行的に処理するのですから、仕事の要の部分を正しく理解し、準備万端で処理に取りかからないと何かあった時に対応できないかもしれません。

困った時は素直にヘルプ

Person under heap of crumpled papers with hand holding a help sign

2つの仕事を同時に処理していて困ったら、素直にヘルプを求めることも時には必要です。
あくまで自らがメインとなって進めている処理でも、人に頼るのがいけないわけではありません。すべてを投げ出して人任せにするような頼り方はもちろんダメですが、どうしても手が回らないようなら素直にヘルプを求め、誰かの力を借りて乗り切ることも大切です。

ヘルプを求める時に重要なのは、何を助けて欲しいのかしっかりと伝えることです。ヘルプで入る側は仕事の全容を必ずしも理解しているとは限りませんから、簡単な仕事しか基本的にはできないと考えておきましょう。
その上でどんなことを助けて欲しいのかを伝えるのですから、曖昧な伝え方では指示されたほうが困ってしまいます。そのせいでさらにミスが増えたら本末転倒なので、そうならないような注意も必要です。

また、ヘルプをしてくれる人には感謝の気持ちをしっかりと伝えることも忘れてはいけません。時間に追われて忙しく処理をこなしていると、ついついぞんざいに接してしまいがちですが、それでは助けてくれる人に対して失礼ですよね。気持ち良く手伝ってもらうためにも、感謝の気持ちが伝わるようにお願いするのが基本です。

切羽詰まって自分1人の力だけでどうにもならない時は、周りの人に力を借りてピンチを乗り切ることも頭の片隅で考えておいたほうが良いです。

仕事の並行的な処理ができれば効率アップ

Clock cogwheel mechanism and businessman jumping over it

どちらの仕事も中途半端になってしまうこともありますから、仕事の並行的な処理はあまりしないほうが良いのかもしれません。ただ仕事の量が増えてくると、どうしても複数のタスクを同時に処理をしなければいけない状況になりやすいですから、経験を積んでいく上で避けては通れない道です。

また仕事の並行的な処理がある程度の質を保ったまま実現できれば、もちろん効率のアップにもなりますよね。効率アップが実現すれば仕事の成果は必然的に出やすくなりますし、並行的な処理ができるようなビジネススキルをしっかりと身につけておきたいものです。

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