ミスをした時には迅速に対応することが最も大切ですが、処理が終った後にするべきは「同じミスを繰り返さない対策を立てること」です。
「もう二度とミスをしないようにしよう」「ミスを減らそう」と思っているのに中々うまくいかないという人には、共通する習慣があるのです。
ミスが減らせない残念な人にありがちな習慣について紹介します。
目次
1．後で確認すればいいと思っている
うっかりミスが多い人は、やる気があるのは良いことですが「とりあえずやってみてから考えよう」というタイプが多く見られます。仕事は多少不安があっても、思い切ってやってみることが大切です。
しかし、よく説明を理解していない、自分が何を求められているのか分かっていないのに取りかかり「分らなければ後で確認すればいいや」と思う人は、ミスを起こしやすいのです。
仕事を手掛ける時には少なくとも「目的」と「方向性」を明確にしておく必要があります。
目的が分らずに進めてしまうと自分で何が分っていないのかすら理解できない状態に陥り、大きなミスにつながります。
最初に指示を受ける時に、相手が何を望んでいるのかを確認しましょう。
ゴールまでのステップを書き出し、それで間違いがないかも確認しておきます。
プロセスがしっかりとしていれば、分らないことがあった時に適切に質問ができて、一歩ずつクリアしながら自然にゴールにたどり着けるようになります。
2．注意してやったからもう見直さなくてもいいと思っている
ミスが減らない残念な人に最も多いのがこのタイプです。
作業をする時に、その場で何度も確認しながら進めていきます。その為には集中力が必要で、一つずつ丁寧に仕上げていくのですが、終わった時には頭が疲れてしまい「十分に注意してやったからもう見直さなくて大丈夫」と思い込んでしまうのです。
しかしその作業をしている時には脳が一方通行状態で、ミスがあっても見逃してしまうものです。
同じ規則性で作業をしていたらひとつだけ例外があった、ということもあるでしょう。
作業をしたら、必ず最後に見直す習慣を付けましょう。
後から切り替わった状態で見直せば、思わぬミスが見つかることもあるのです。
充分に注意してやったからこそ思い込みで流してしまっている部分もあるかも知れないと思うことです。
3．メモ帳に単語だけを書く
打ち合わせや外出中にやたらとメモに書きこむ人がいます。
しかしその時に出てきたキーワードだけをメモする癖がついているので、後から見直した時に何のことなのか思い出せなくなってしまうのです。
それが大切なやるべきことだったりすると、大きなミスにつながります。
メモを取る時には単語だけではなく、何をするべきなのかまで書くようにしましょう。
「差し替え」だけではなく、「差し替え・連絡する」まで書けば、誰かに連絡するべきであるということが分ります。
大切な書類を差し替えだけしてうっかり連絡し忘れるということはなくなります。
4．PCのファイルを番号で保存している
最近ではパソコンで作業をする仕事が圧倒的に増えていることから、それだけデータファイルの数も多くなります。
この時に残念な人は、ファイル名を変えて保存する時に「契約書1」「契約書2」など、番号で区別するのです。これでは後から見た時にタイトルだけでは「何をどう変えたものか」ということが分りません。
データファイルの名前は少なくとも日付を入れるのがおすすめです。
ハードディスク上にいくつものファイルを保存しておきデスクトップにずらずらと並んでいると、どれが最新のものだか分らなくなる日が必ず来ます。
こまめにデータを整理して、デスクトップ上には常に最新のファイルだけを置くようにしましょう。
5．プリントアウトをあとで回収しに行く
多くの職場ではプリンターは共有で、少し離れた場所にあるものです。
ミスが減らない残念な人は、PCファイルをプリントアウトしても「後で取りに行こう」思ってしばらくそのままにしているのです。大勢の人が使うプリンターだと、折角のプリントアウトが間違って持って行かれたり、ミスプリントだと思われて処分されることもあります。
共有プリンターの場合、少なくとも出力して5分以内には取りに行くようにしましょう。
なくなったら何度でも出力すればいいやと思っていると、後から出てきた時にどれが最新の出力なのか分らなくなってしまいます。中には再出力をする時に指がどこかのキーに触れてしまい、データが変わってしまったというミスもあるのです。
また、プリントアウトを保管している場合は、再出力したらどんなに面倒でもすぐに差し替えるようにすることが大切です。
習慣を変えればミスも減らせる！
ミスが中々減らない人は、つい自分が楽になる習慣が身に付いてしまっているものです。
後で困らない様にするには、今なにをしておくべきかを考えて行動しましょう。
ちょっとした習慣を変えるだけでついうっかりのミスを減らして作業効率をアップさせられるのです。