会社に入ると飲食に使用した費用を会社負担にすることがあります。
この時「会議費」と「交際費」の仕訳には注意が必要です。
別にどちらでも計上すればいいのではと思われがちですが、財務会計の仕事をするならば必ず知っておくべきことなのです。
交際費とは
交際費とは、得意先・仕入れ先など事業に関係する企業や人に対して接待や贈答等の為に使った費用になります。
一般的に飲食代というイメージが強いのですが、中には慰安費・祝い金・慶弔金等もあります。
基本的には取引先と打合せをしたり、親睦を深める為に使った費用と考えておきましょう。
交際費のポイントは、個人事業主の場合には交際費は制限なく経費として認められますが、法人の場合は上限が定められているという点です。
会社として経費節約をするならば交際費はなるべく少ない方が良いのですが、支払う税金を考えると経費を増やして利益を少なくして、少しでも節税に繋げたいものです。
しかし法人の場合、経費として認められる交際費に上限がありますので、仕訳をしっかりと行う必要があるのです。
会議費とは
交際費と似ていて間違い易いのが「会議費」です。
会議費といえば会議の為の資料作成に関わる費用や、会議室をレンタルした時の使用料等をイメージします。
しかし実際に会議を行うと、飲食代も発生することがあり、交際費と判断がしにくい場合もあるのです。
例えば会議では弁当や休憩用のお菓子が付くことがあります。
これは通常は会議費で構わないのですが、条件として「その場で食べるもの」に限ります。
お菓子を多目に購入しておき手土産に持たせるのは贈答品であり、交際費となります。
また、会議の中には打合せを含めて飲食店で行われているものもあり、酒類が含まれるものもあります。
税法上はあくまで飲食となっていて、お酒が含まれるのはアリかナシかは明確になっていないのです。
会議費で仕訳する場合の条件として「1人当たり5000円を超えないこと」というものがあります。
そして以下の内容が分かる領収書或いはレシートが必要です。
・飲食店の名称・所在地
・飲食をした日付
・参加した人の氏名・関連性・人数（自分で明細表を作成）
・支払った金額
そして殆どの企業では会議の目的まで記載する必要があります。
参加人数が多いと後から人数や名前を思い出すのが大変ですので、発生したら早目に処理をする様にしましょう。
5000円の壁
以前は交際費に関して金額の基準がなかった為に、交際費か会議費かで迷うことが多くありました。
しかし平成18年度の税制改革により、「1人当たり5000円以下の飲食等」は交際費から除くと明確化されたのです。
これは会社の規模に関わらず全ての法人が対象ですので、仕訳をする時に非常に分かり易くなりました。
注意するべきは「飲食等」という部分で、つまり贈答品に関しては対象外となります。
交際費と会議費を明確にしなければいけない理由
交際費と会議費は性質が違うことは分かりましたが、何故そこまで明確に仕訳する必要があるのでしょうか。
個人事業主と法人とでは考え方が大きく違ってきます。
個人事業主の場合、事業に関係する目的で支払った費用ならば、会議費でも交際費でも全額経費計上できます。
つまり、それだけ支払う税金が少なくなるのです。
ところが法人の場合、会議費は支払った金額を全て経費として計上できますが、交際費は会社の規模により違ってくるのです。
・資本金が1億円以下で、資本金が5億円以上の親会社の子会社ではない法人
上記の条件にあてはまる会社の場合、交際費は800万円まで経費計上が可能です。
逆に言えば、交際費が800万円を超えた場合は経費計上ができないということです。
・資本金が1億円を超える法人
上記の条件にあてはまる会社の場合、交際費のうちの飲食費の50％を経費計上ができます。
以前は全く認められなかったのですが、景気回復の為に外食を促進させる措置が取られています。
福利厚生費について
従業員の慰安の為に社員旅行や運動会などを開く会社もあります。
この時の費用は「福利厚生費」だろうと思いますが、そのイベントの性質により交際費になる可能性があります。
福利厚生費は、従業員全員に平等に機会があることが原則となります。
つまり、特定の部署や従業員、役員の慰安の為に使った費用は、福利厚生費ではなく、交際費或いは給与になるのです。
更に従業員全員が参加する社員旅行でも、4泊5日以内であることが条件となります。
そして一番注意しなければならないのが、社員旅行に普段懇意にして貰っている取引先の担当者を招待する場合です。
招待ですから招いた側の負担になりますが、取引先の費用分は交際費として計上しなければなりません。
最後に
交際費と会議費は、財務会計部や経理部に所属していれば常に判断に迷うものです。
領収証を見ていると様々な飲食代が見えるので楽しいものですが、その仕訳には注意が必要で、うっかり間違えると会計監査や税務調査が入った時にまとめて修正させられる羽目になりますので、注意しましょう。