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会議に欠かせないコミュニケーションスキル〜ファシリテーション

『だらだらと長い会議』、『定時報告会のみの会議』、『結局何も決まらなかった会議』
ご自身のビジネススキル向上に努力する中堅層の世代の方は経験された事があると思われます。
そして、疑問に思った事もあると思われます。

効率の悪い会議は効率の悪い業務の原因ともなります。ファシリテーションと言うコミュニケーション方法を使う事で、効率の良い会議を目指しませんか?

ファシリテーションとは?

I draw an electric bulb mark on the transparent board Idea imageビジネススキルの向上を目指す方にとって、ファシリテーションと言う言葉を聞いた事があるかもしれません。
カタカナ言葉ですので、完結に説明させていただきます。

ファシリテーションは英語の『facilitation』『促進する、簡易にする』を語源としています。
ビジネススキルの1つとしてのファシリテーションは、会議や職員研修で用いられる『対話を促す方法』と言われています。

具体的には会議や研修会の司会者が促し役のファシリテーターとなり、参加者のメンバーから意図的に意見やアイデア、思いを引き出す事
引き出した意見やアイデアを、メンバーの納得のいく形でまとめる事で、会議や研修会の運営を円滑に行う技術です。

会議や研修会が円滑に行われる事で、参加者のメンバーの思いや行動、開催した組織の業務の改善につながります。
仕事の効率化が求められる現代で働く私たちには必要な技術と言えます。

改善する必要がある会議の方法?

iStock-502543578会議に関する専門書やコラム記事などは多くあります。
いずれの著書にも、今までの日本の企業や組織での会議や研修会の欠点には共通する特徴があるとされています。

おおよそ以下の3つにまとめる事ができます。

⑴会議の方法が取り決められていない、
⑵意見やアイデアより『今までの風習』が優先される、
⑶会議の決定が業務に生かされない

この3つが問題とされてきました。

会議の方法の取り決めについては、①開催時間 ②出席者 ③議題のみ決められて、意見の収集方法、結論のまとめ方についての取り決めが疎かになっていました。その結果、会議が連絡の場、いつまでも終わらず意見もまとまらないなど業務効率の悪い場となっている場合もあると思われます。

の『今までの風習』を重要視する風習も同様で、画期的なアイデアや妥当な意見を検証する事なく、「まあ、こういう事でしょう」と無難な内容にまとめられてしまう事にあります。確かに『今までの風習』は現状維持では大切な方法です。ですが、人手不足が問題の1つにもある現代の職場では効率化が重要視されます。

会議の決定が業務に生かされない事は、今までの⑴⑵の結果と言えます。具体的な方法が決められていなければ、現場は現場の判断で業務に取り組む他ありません。

ファシリテーションの技術で有意義な会議に

Group Of Designers Having Brainstorming Session In Office先ほどの問題は現場と会議に参加する中堅層の意見の相違を生み、本来不要な確認作業や、やり直しを生みます。
日本人の時間当たりの生産性が低い原因の1つとも言えるでしょう。

ファシリテーションでは先ほどの問題に対して、具体的な改善を行います。

一例ですが、
会議の方法が取り決められていない事に対しては、先ほどの①②③に加えて、④意見の収集方法、⑤意見のまとめの方法、⑤決済の方法を取り決める事で、提案〜決済までの一連の流れを組み立てます。

『今までの風習』が優先される事に対しては、フレームワークを用いる事で意見やアイデアを振り分け、検証が必要な重要な意見を見つけ出します。
フレームワークは型通りではありますが、個人の気分や感情を省いている点で客観的と言えるでしょう。

この2つが整備される事で、具体的な方針や業務の方法が決定され業務に生かされない会議の問題を解決します。

会議の方法を見直す事で業務の効率化も図れる

Facing a wall. Rear view of young man holding briefcase while standing outdoors and against the concrete wall長時間労働が問題視される現代です。労働人口が減少する今後に備えて効率の悪い長時間労働は改善する必要があります。
その原因の1つに効率の悪い会議があります。ファシリテーション技術を活用する事で、会議の内容の効率化を図り、会議での決定を日々の活かす事ができます。
会議のとりしきり役が増える年代である中堅層の方、ファシリテーション技術を身につける事をお勧めします。


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