同じような仕事でもスピードが早く終わらせる人とモタモタ時間の掛かる人があなたの職場にもいないだろうか。
仕事を早く終わらせる人の特徴をまとめてみると、その個人が持つ特殊なスキルというよりは、仕事を取り組む際にいくつかのポイントを押さえているといった習慣の問題であることがわかりました。
今回はできる人が無意識に行っている仕事を早く終わらせるためのポイントを７つにまとめてみました。
目次
１.スケジュール管理が上手い
「気がついたら今日も終電間際まで仕事してた・・・」
「いつも忙しくて時間がない・・・」
ともし嘆きたいのであれば是非あなたに質問したいのですが、１日を１５分単位で区切ってみて何にどれくらい時間を費やしていますか？
実際に紙に書き出してみると思っている以上に必要でない作業に時間を消費されていないでしょうか？
ドラッカーも著作の中で指摘したように、ビジネスパーソンにとって何よりも時間が最も希少な資源であることは間違いありません。
自分の仕事を進める上で、役に立たないすべてのものを絶つくらいの行動が理想と言えます。
そこで簡単に今日からでも実施できるスケジュール管理のポイントを紹介します。
- タスクを仕事の前に整理する（ToDoリストの作成）
- 期日と仕事の内容を明確にする
- 優先順位をつける
毎日自分がするべき仕事を優先順位が高い順に６つ書き出しこなしていくだけでも翌年には大きな成果となったという話もあります。
２.朝の時間を有効活用している
世の成功者と呼ばれる人や経営者やできるビジネスパーソンが早起きであるという話は一度は聞いたことがあることでしょう。
例えばアップルCEOのティムクック氏やスターバックスCEOのハワードシュルツ氏は早朝４時頃に起床していると有名です。
日本のことわざにも「早起きは三文の徳」という言葉がありますが、早起きをし早朝から仕事に取り組むことには大きなメリットがあるのです。
例えば、出勤前の数時間誰にも邪魔されない環境下での仕事はかなり集中が出来ます。
脳も疲れていないのでフレッシュな状態でガシガシ仕事に取り組めます。当然仕事もはかどります。
早朝であれば電車も車も空いているので通勤も快適です。
３.デスク周りの整理整頓ができている
大塚商会の調査によると、ビジネスパーソンは年間に１５０時間も探し物をするために時間を消費しているというデータがあります。
ハサミや蛍光ペンやセロテープ、スティックのり、ホッチキス・・・必要なときに「あれ？この間までここにあったのにな～」なんて経験ないでしょうか？
ほかにも上司からプレゼン資料をデータで欲しいと言われ、データの格納先が分からなかったり。
これは明らかに仕事を遅くしている要因の一つですよね。
仕事の効率を高めるために、整理するルールを作り整理整頓する習慣を作りましょう。
デスクが汚いと、それだけで「だらしないな、この人仕事できないだろうな」という色眼鏡からも見られなくなりますよ。
４.レスポンスが早い
仕事ができる人はとにかくスピード感を大切にしている人が多いものです。
そのため例えばメールの返信でも驚くくらい早く返信が来たりします。
即断・即決・即行動の姿勢が顕著なところが特徴と言えるでしょう。
人はモヤモヤ悩んで結論を出さないと、結局行動に移せない習性を持っています。ですので結局「あのメールの件だけどどうなってるの？」なんていうツッコミを受けて「忙しくて忘れてました、今すぐ返事します」といった展開になりがちです。
今すぐ返信できる内容だったらすぐに出せよって話ですよね？
つまり深く検討しようが即返信しようが解はそれほど変わらない場合が多い。そうであるならば即返信を意識して取り組んだ方が受け取る側に与える印象も全く違いますよね。
５.完璧主義ではなく最善主義思考
資料作成などでフォントや画像など完璧な仕上がりを目指し時間が掛かるよりも、中身の内容で最善を目指し納期よりも早く提出をしたほうが上司からのウケが良いのは間違いありません。
仕事のクオリティを高めるために完璧を目指すことは間違いではありませんが、将来はどこまでやっても不確実なものです。
完璧と思って提出したとしても相手との方向性が違ってまたやり直しとなったら、時間を大きくロスしてしまったという事です。
どこまでやっても正解はない、というか経営者でない限り自分の主観で意思決定を下すことは出来ないのです。
完璧主義は捨てて最善主義思考で取り組むようにしましょう。
６.ただの作業ではなく明確な目的・目標を持って取り組む
与えられた仕事を作業として捉えるのと、この仕事を通じてどのような貢献が果たせるのかミッションを落とし込んでから始めるのとではモチベーションも大きく変わってきます。
仕事ができる人は、この仕事はどのような目的やゴールを持って始めるのか、またそれを実現させるためにがどのような目標を設定するべきなのかを計画してから取り組みます。
「なんとなく」ではなく目標を達成するために「１日に３件の訪問をする」そのために「１日に３０件の見込み客へ電話する」など１日のタスクを明確化するのです。
７.自分がやるべき仕事だけに集中する
どれだけ作業が人よりも早かったとしても、何でも一人で進めることは出来ません。
できる人は仕事に取り組むときには、自分以外のリソースをフル活用するように考えます。
ですので自分でなくてもできる簡単な作業であれば人にお願いして任せるといった動きも必要になるのです。
または自分一人では手に負えない専門的な知識やスキルを要する仕事も同じように、その筋の人にお願いするといった動きを取るように考えます。
つまりレバレッジを掛ける思考で取り組むということですね。
レバレッジとは「てこ」のことで少ない労力で最大限の成果を生み出すことですが、この思考の要素を取り入れないと仕事の生産性が限定的なものに落ち着いてしまうのです。
まとめ
いかがでしたか。
仕事が早くなれば、きっとよりステージの高い仕事があなたの元に舞い込んでくるようになることでしょう。
それは会社から評価されている何よりの証です。
それでは、最後にもう一度「仕事ができる人は無意識にやっている！仕事を早く終わらせる７つのポイント」をまとめます。
- １.スケジュール管理が上手い
- ２.朝の時間を有効活用している
- ３.デスク周りの整理整頓ができている
- ４.レスポンスが早い
- ５.完璧ではなく最善主義思考
- ６.ただの作業ではなく明確な目的・目標を持って取り組む
- ７.自分がやるべき仕事だけに集中する