あなたはいつも職場を何時頃に出ますか？
働き方改革が叫ばれている昨今では20時までには完全帰社しなければいけないとか、ルールの厳しい方もいるでしょうし、終電ギリギリまで毎日頑張っている方もいるでしょう。
そんな中、あなたの職場でも必ずいるであろう「仕事が早い」と言われる人。いつも6時過ぎには颯爽とデスクを後にするにも関わらず、仕事はソツなくこなす人です。
なぜそのような人は仕事が早くこなせるのか？
与えられている仕事の総量や重みが違うだけでしょうか？
今回は「仕事が早い」と言われる人の特徴を７つまとめてみました。いきなりすぐには実践出来ないかも知れませんが、心掛け次第であなたの仕事のスピードも格段に上がるかも知れません。
目次
１．即断即決を心掛ける
今やテレビで見ない日はないほど多忙な林修先生の有名な言葉と言えば、「いつやるの？今でしょ」ですが、仕事が早い人はこの言葉を無意識に実践出来ている人が多いです。自分で判断出来る内容であればその場で即断即決を行う事で、仕事を後回しにしないのです。
先日なるほどと感心した話があって、それはワイドショーレポーターで有名な井上公造さんがテレビで有名人とアポを取る事が出来る方法を話していました。その方法とは、有名人の方から「今度飲みに行きましょう」と言われたら、すかさずスケジュール帳を開いて「そうですね、是非行きましょう。いつ頃でしたらご都合宜しいですか？」とその場でアポを取る、といった内容でした。
この話はスケジュール帳を開く、というところがポイントですね。目の前でスケジュール帳を開かれたら、もしかすると社交辞令で言ったつもりでも、断るに断れず自然とアポイントに繋がるのです。
あなたの周りにいませんか？
「最近太ってきたなぁ、ジムでも行こうかな」と何ヶ月も前からボヤいている同僚や先輩が。こういった人は実際にジムに行く事を薦めても、何だかんだ言い訳が多く、行動につながらなかったりします。
いいな、と思ったらその場で実行に移してみる。
facebookやInstagramで「いいね」と思った投稿があれば、すぐに「いいね」を押しますよね。まさか３ヶ月間悩んだ末に押す事を決断する、なんて人はいないはずです。その感覚で行動をすることで、あの人はフットワークが軽いよねと言われるようになるはずです。
２．仕事の背景と目的を押さえる
仕事が遅い人の特徴として挙げられる事は、なぜその仕事を、何のためにしているのかが理解できていない、という事があります。
おそらく仕事をお願いした上司からは仕事の目的や目標などの指示は与えられているのでしょうが、腑に落ちていない状態で「ハイハイ、やればいいんですよね」といった感覚で受けている場合が多いのではないでしょうか。そういった人は上司から仕事の進捗状況を確認された時に、資料レビューで大きな修正が入る事になるのです。まず仕事を受ける段階でしっかりと腑に落ちるまで理解出来る事が重要です。
そしてそのコツは仕事の「背景」と「目的」をしっかりとヒアリングする事です。仕事を依頼される時は多くの場合、何かしらの”不”を抱えており、それを解消するためにお願いされるのです。不とは不便・不満・不足・不安・不良・不利益などの事ですが、つまりこのような不を解消する方法であれば、仮に上司からの指示である方法でなくても、別の方法でも良いかも知れません。
このように背景と目的を押さえておけば、別の解決できる方法を提案出来るかも知れませんし、予定のスケジュールよりも早く質の高い仕事をしてくれたらきっとあなたの株も上がる事でしょう。
３．80点出せればとりあえずOK
大抵の仕事は納期などの制約が厳しいと思います。与えられた仕事は完璧に仕上げるまで上司に報告してはいけない、と思っている人がいるかも知れませんが実際は逆です。考え方として、80点くらいの出来でいったんOKとし、その時点で上司に報告をします。
スケジュールが近づいても一切何の報告もなければ上司としては「ちゃんとやっているのかな？」と不安になります。（実際に締め切りが近くなれば「あの件、どうなった？」と言われるでしょう。）それよりも予定のスケジュールよりも前倒しで、「まだ8割の出来ですが一度チェックをお願いできますか？」と報告したほうが上司としては安心しますし、仕事が早いと思われるはずです。
ただしあまりにも細かく１スライド毎にこれでいいですか？と聞くのも上司にとっては苦痛だと思いますので、全体的80点の出来と感じた時点で報告をあげてみるということを心がけましょう。
４．スケジュールは前倒しで調整する
先ほどの「80点出せればとりあえずOK」にも通じるところはありますが、依頼された仕事は前倒しでスケジュール管理を行うべきでしょう。
月初に「今月末までに仕上げて」と言われた仕事は月半ばあたりに80点出来で良いので報告をあげてみる。そうすると必ず上司からの厳しいチェックの末、修正点がいくつも入ることでしょう。ただこれが完璧を目指して納期ギリギリで仕上げて提出したらどうでしょう？提出した瞬間は安堵感でいっぱいかも知れませんが上司の厳しいチェックの末、修正点は何も無いという風にはいかないのではないでしょうか。
つまりスケジュールを前倒しで考える理由としては、修正を考慮しておく必要があるからですし、そもそも仕事には緊急で別の仕事が入ったり、トラブル対応などの可能性もあります。そのようなもしもの事態に備える最大のリスクヘッジは前倒しで考えていくというタイムマネジメントなのです。
５．常に整理・整頓しておく
仕事が早い人はデスク周りが綺麗な人が多いです。朝来た時と帰った時のデスクの状態で一緒で、デスクの上には資料が一枚も無い、なんて事も珍しくなかったりします。
逆に仕事の遅い人や段取りの悪い人ほどデスクは汚いものです。何か頼んでいた仕事の状況を聞こうとすると、まずデスクの上の資料の束から必要資料を探す事から始めます。
仕事が早い人はプロジェクト毎にきちんとファイリングしていたりするのですぐに見つけることが出来るのです。また、不要な資料やモノはどんどん捨てる意識も持ちましょう。少なくとも過去半年間に上司から何も報告を求められることがなかった資料などあればシュレッダー直行で構いません。
「いつか使うかも」という気持ちは分かりますが、そのいつかはほとんどの場合来ないものです。
６．シンプルなメッセージを心掛ける
歴史的に偉業を成し遂げてきた偉人は名言を多く遺しています。
”Stay hungry, stay foolish”という言葉はアップルの創業者であるスティーブ・ジョブズがスタンフォード大学の式辞で述べた言葉として有名です。シンプルで力強いメッセージであるがゆえに今なお人々の心に残っているだと思います。
もちろん通常のビジネスの場でこんな言葉使いをする必要はありません。よく報告する時は結論から述べよと言われ間ますが、シンプルなメッセージを心掛けるというのは、「これは一言で言うと●●です」のように誰にでもわかる言葉をシンプルに伝える事が必要になるのです。
テレビショッピングはわずか５分程度の商品説明で視聴者に購入というアクションまで起こさせることが出来ますが、非常にわかりやすい言葉を使っていることに気がつきます。オススメ商品が包丁であれば「これを使うとカボチャのような硬いお野菜から筋だらけの鶏肉でも簡単に切る事が出来るんですよ～」と実践してみる感じですね。
７．メンターを持つ
仕事の進め方や判断に迷うことはたくさんあると思います。そのような時に、カーナビのようにどこにどのような進路で進むべきなのか、拠りどころとなる指針のようなものがあれば楽に感じますよね。
そこでオススメなのがメンターを持つという考え方です。メンターとは、仕事上の指導や助言を与える存在の人の事を言います。
中には会社でメンター制度を取っており、先輩社員が教えてくれるような仕組みがあるところもありますが、それも最初の１年程度ではないでしょうか。また取り組む仕事がどんどん専門家していくと、同じ職場の先輩でもまったく違う仕事をしていれば何を助言すればいいか分からなくなるかもしれません。そんな時にはメンターは先輩や上司ではなくてもOKという事です。
例えば、歴史的な偉人でも良いですし両親や祖父母、一番参考にしている本でも良いのです。困った時には思考を整理できるメンターを思い出してみましょう。彼らであればこの困難をどうやって乗り越えられるかなと考えてみると、自動的に答えは出てくるはずです。
まとめ
「あの人は仕事が早い」と言われるために必要な７つのルール
１．即断即決を心掛ける
２．仕事の背景と目的を押さえる
３．80点出せればとりあえずOK
４．スケジュールは前倒しで調整する
５．常に整理・整頓しておく
６．シンプルなメッセージを心掛ける
７．メンターを持つ