「働き方改革」
最近よく耳にするようになりました。「働き方の見直しの動き」をニュース等でもよく目にする機会が多いのではないでしょうか。2016年くらいから「厚生労働省」では組織改変、また「雇用環境・均等局」「人材開発局」の新設を進め、今後更に加速していき、私たち労働者の環境はどんどん変わってきています。
企業への指導が加速し、無駄な残業、サービス残業が無くなる事でもあるのでうれしいこともありますが、同時に、「いかに時間内に効率よく働けるか」を求められる時代になってきたということです。
企業も人を長時間拘束出来ないという事になれば、「時間内にいかに生産性を上げるか」そして、誰でも出来る作業は「機械化」に移行するという方針を取っていくことでしょう。ですので、私たちは与えられた仕事に対し「効率化」をこれから更に意識しなければ、社内評価の低下と機械移行の波に飲まれる可能性があります。
そこで今回は、仕事を効率化する基本を８つ紹介していきます。きっと仕事が早くすすむヒントになると思います。
目次
仕事を効率化させるための基本法則８つ
１、マニュアル化
自分が今任されている仕事は既にマニュアル化されていますか？
マニュアル化されている場合は、その中で更に改善できる点を見つけて提案していきましょう。もし無い場合は、マニュアルを作成することをお勧め致します。そうすれば、万が一自分が病気等で急に欠勤をしなければならない場合でも、他の方にフォローして貰う事ができ、出社した際に休んだ分まで仕事をしなければならないという事態は避けられます。
２、同僚の仕事の把握
同僚の仕事量とどんなことはやっているかなどできる限り把握しておきましょう。
そして、同僚が手が回らない場面で、もし自身の手が空いている時間があれば、積極的に手伝います。そうすることで、お互いにフォローできる環境が作れますので、結果、残業はしなくて良くなりますし、他の視点からその業務内容・効率を見直すきっかけともなります。
３、会議の目的とゴール・時間を明確にする
会議をやる場合は必ず目的とゴールを明確にし、事前周知させておくことで会議時間の短縮化が図れます。
また、会議には必要最低限の重要な人物のみを集合させ、他の業務に支障が出ないようにしましょう。時間も１時間と決めたならば何があっても厳守です。そして、会議で結締した内容で他の部署、人に周知すべき内容は後にメール等で共有しましょう。周知内容で不明点が出る可能性もありますので、その際の問い合わせ窓口担当を記載しておくことも忘れずに。
４、１日の仕事段取りを明確にする
ToDoリストはよく耳にされるかもしれませんが、自身の１日の行動を把握しておきましょう。
それを知る事で２つ目に挙げた同僚をフォローできる時間も把握、確保することが可能です。今はスケジュール管理ツールも無料のものも多いですし、使いやすくなっておりますので、そういったモノも活用してみて下さい。
５、業務の方向性、目標は早めに確認する
業務の方向性、目標は社長や部長など上司からおりてくる事が普通ですが、目標が設定された後も、自身の仕事の質や方向性のズレが無いかは、こちらからもこまめに確認を行ったほうがいいです。
そして都度、上司から作業内容のフィードバックをもらい、自身の仕事精度を上げると共に、「修正」という新たな仕事を作らないよう心掛けましょう。
６、仕事の進捗状況はこまめに報告
自身の仕事の状況はこまめに上司に報告を行いましょう。
特に時間内に終わらない可能性のあるものは他にフォローできる人がいるかもしれませんし、現状を報告することで、上司も今後の対策を考えられます。上司は報告が無いと現状を把握できません。何も言わなければ「大丈夫である」と判断している可能性が大いにあります。全体の業務改善の為にもこれは必要な事です。もし、あなたが上司であれば、部下の進捗状況は常に把握しましょう。
７、必要なデータ・資料は誰でもすぐに取り出せるよう整理しておく
会社の机など身の回りのものやPCフォルダーの整理は仕事を早く行う上でとても重要です。
ビジネスマンは毎日探し物に5分かけていると言われています。毎日5分ってたいしたことないように思えますが、1年で換算すると出勤日の約3日間に相当します。3日間探し続けているってことです。そう考えるとぞっとしますよね。
自分の担当している仕事の資料が急に必要になった際、自分が会社にいなくても的確にその資料がどこにあるか指示できるように常に整理しておきましょう。自分も他の方も探す時間を大きく削減できます。
８、部下がいる場合は明確な指示を
もしあなたに部下がいる場合、業務を依頼・指示する際、業務の目的、いつまでに何を出すのか基準を明確してから伝えましょう。
「なるべく早めに」ではなく「〇月〇日〇時まで」と具体的に指示することで、部下も１日の仕事分担が出来ますし、認識のズレを解消することが出来ます。
最後に
仕事効率化の方法は数多く存在しておりますが、今回の基本法則は一番大事なところなので是非意識してみてください。
そして、既にマニュアル化されているものであっても、これが当たり前だとは判断せず、常に「他にもっと簡単に出来る又は、時間短縮できる方法があるのでは？」という考えを持って動いてみてください。今現状を一気に変えることはできませんが、こういった細かな部分を意識して改善していくことで、塵も積もれば山となり、いずれ会社全体が効率よく動けるようになれば、企業も余計な人件費をかけなくて良くなるようになりますので、今後の給与にも影響していくことと思います。まずは出来る事から１つ１つやっていきましょう。