はじめに
「秘書」という職業は、社長や役員に付いて仕事をしているので、華やかなイメージがあるかもしれません。
しかし秘書とは究極の裏方と思って頂いて良いでしょう。
秘書の魅力
秘書の魅力は、何と言っても社長や役員など会社の重要な人達と直接やり取りが出来るという点です。
顔も名前も憶えて貰えて、常に重役の動向が分かる位置にいます。
会社に大きな動きがある時にはいち早く情報をキャッチできますし、他社の重役の秘書とこまめに連絡を取っていますので、他社へ顔が効く様になります。
社会的に地位ある方と関わる事が多いのは、自分自身の勉強になるという点で秘書の大きなメリットと言えます。
秘書の仕事内容
秘書の仕事内容は、全て上司である社長や役員のサポートとなります。
上司が朝7時に出社する時には、自分は6時過ぎには出社しておく必要があります。
上司が出社するまでに全ての書類やメールをチェックしておき、本日のスケジュールのやりくりをします。
会社の重役は外出することが多く、訪問先との時間調整や場所の確認など、タイムテーブルをしっかり把握しおかなければなりません。
また、上司が出張に行く際には飛行機や新幹線、ホテルなどの予約を全て行います。
自分が一緒に付いて行くこともありますが、基本的にオフィスでスケジュールを管理するのが仕事です。
接待をする際にはお店探しや手土産まで全て手配を任されます。
接待先にいかに良い印象を与えるかは秘書の腕にかかっていると言っも良いです。
上司が外出している間はメールを代筆したり、書類に目を通して社印が必要であれば押印したりする権利も与えられています。
この仕事に就きたい人へのアドバイス
秘書になりたいと思ったら、まず口が堅くなければなりません。
秘書はあらゆる上司や相手企業の秘密を知ることもあります。
ですので、絶対の秘守義務があるのです。
噂好きな人、おしゃべりな人は信頼されません。
また、秘書課というグループがあれば大勢で仕事をすることができますが、外資系企業では基本的に上司と一対一の関係となります。
秘守義務があるので他の社員とお喋りができず、孤独を感じることもありますが、仕事と割り切りましょう。
もちろん飲み会等には参加できますので、仕事以外の話で盛り上がりましょう。
良い上司に恵まれれば非常にやり甲斐のある仕事ができて、キャリアアップが可能です。
この職業に就くには
秘書の仕事に就くには、まずは事務のスキルを究極に磨いておきましょう。
ビジネスマナーや一般常識はもちろん、パソコンスキルと英会話力は必須で、速記もできるにこしたことはありません。
また、あらゆる情報に関して優先順位を付けて整理する能力も必要になります。
必要なスキルが身に付いていれば、企業の「秘書の求人」を探します。
秘書は身分のしっかりした人を採用するものですので、大きな企業程一般公募は少なくなります。