「申し訳ありません」の使い過ぎには要注意！
ビジネスメールを作成する場合、尊敬語や謙譲語などの言葉遣いに注意しながら文章を書いていますよね。ただ、言葉遣い以外にも注意や工夫したほうが良いポイントはたくさんあります。
例えば、次のメール文章を読んでみてください。
-----------------------------------------------------------------
ABC商事株式会社
山田 太郎さま
いつもお世話になっております。XYZシステムズの佐藤です。
ご連絡が遅くなってしまい、申し訳ありません。
3/17（木）の打ち合わせでは、弊社までご足労いただきまして申し訳ありませんでした。
打ち合わせの中でご要望頂きました発注書をお送りさせて頂きますので
押印の上ご返信頂けますでしょうか。
お忙しいところ申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
今後とも よろしくお願い申し上げます。
-----------------------------------------------------------------
一見、変わった点の無いビジネスメールの例にも見えますが、「申し訳ありません」や「申し訳ございません」というフレーズが多く含まれています。
「申し訳ありません」は本来「申し訳ない」の敬語表現であり、謝罪を表すときに用いられます。ですが、謝罪以外にも「恐縮している」や「感謝している」という様子を伝える場合にも使用できてしまう、とても便利なフレーズです。この点はビジネスメールではあまり使用しませんが、話し言葉の「すみません」とよく似ていますよね。
これらの言葉は便利ではありますが、便利であるが故に使いすぎてしまうことがあります。これがまさに先ほどの例の文章ですね。
では、どうすればいいのか？というと、同じ意味の別の言葉に置き換えればOKです。例えば、候補としては「恐れ入りますが」などです。
また、感謝を表したい場合は、素直に「ありがとうございます」を使うことをおススメします。日本人は遠慮しがちなのか、感謝を伝える場合も「すみません」や「申し訳ありません」という言葉を使いがちですが、言われる側からすると「ありがとう」の方が言われて気持ち良いものです。パッと見て「申し訳ありません」でいっぱいのメールと、「ありがとうございます」でいっぱいのメール、あなたならどちらが読んでいて気持ちよく感じますか？
これからメールを書く時には、相手が少しでも良い気持ちで読むことのできる文章になるように、いろいろと工夫してみましょう。