あなたの職場でもじわじわと働き方改革の影響で労働時間の短縮化が叫ばれていたりしないでしょうか。
そんな時に必要になるのが仕事の効率化ですよね。
今までやっていた仕事量をこれまでよりも短時間で終わらせなければならないとしたらどういう取り組みを行なうべきでしょうか。
今日は意外とまだまだやれていない仕事の時間短縮につながるテクニックを紹介していきます。
１．マルチタスクよりもシングルタスク
いくつか複数の仕事を抱えているビジネスパーソンは少なくないでしょう。
複数のタスクを同時に裁く方が効率が良さそうなものですが、近年ではシングルタスクの方が効率的だということが言われています。
例えば書籍「SINGLE TASK 一点集中術」ではハーバード大学やスタンフォード大学、マサチューセッツ工科大学（MIT）などの超有名大学での研究成果をもとにシングルタスクの有用性について語られています。
もしかしたらあなたもやっているかもしれませんが、会議に出席中に別プロジェクトのメール対応をしていたり、資料作成中に別プロジェクトのことが急に気になって電話を掛けたり。。。
マルチタスクを行っている忙しい社員たちは１日に500回も注意を向けるタスクを変えるそうです。注意を向けるタスクが変わるたびに生産性はどんどん低下するようで脳に大きな疲労を与える結果になってしまっているのです。
PCだっていろいろなアプリケーションを同時に立ち上げて処理していると処理速度がどんどん落ちてきますよね。そうなった時にはアプリケーションを落とすようにタスクも一つに集中して取り組んだ方が圧倒的に早く終わるのです。
２．キッチンタイマーを使う
いやいや私の職場はキッチンじゃなくてオフィスなんですが。
そんな声も聞こえてきそうですが、キッチンタイマーはオフィスでも十分に使えます。いえ、もし使っていないのであれば積極的に活用するべきでしょう。
何か作業を行う時に特に有効なのですが、作業は短時間に区切りながら行う方が集中できる時間を長く維持することが出来ると言われています。
これはポモドーロテクニックと言われているのですが、長時間の作業になるとどうしても集中力が低下してしまいます。そこで短い時間集中して少し休憩を取り、回復をさせて、また短時間集中し休憩を取るというサイクルを繰り返すことで長く集中した状態で作業を行うことができるのです。
そこで必要となる道具がキッチンタイマーです。
手順としては、タイマーを20～30分で設定し鳴るまで作業に集中します。タイマーが鳴ったら５分休憩を取ります。
キッチンタイマーはいろんな種類が販売されていますが時間の設定が簡単で音が鳴り、マグネット機能があれば基本的にはどのようなものでも良いでしょう。
会社としてスマホの使用がOKであればスマホのタイマー機能を使用しても良いでしょう。
３．辞書登録機能
自分がよく使う単語や文章をいちいちタイピングしていたりしませんか？
辞書登録機能は自分がよく使う単語や文章をあらかじめ入力のショートカットができる機能です。
仕事をしていると自分の名前やメールアドレス、「よろしくお願いします」や「お疲れ様です」など頻繁に使う単語があると思いますが、その都度タイピングをしていたら非効率なので、単語として辞書登録をしておきましょう。
WindowsのPCを使っている場合の登録の仕方は下記手順です。
１）ツールバーの中にあるツールを選択
２）単語/用例の登録を選択
３）単語/用例の登録アプリが表示される
４）ショートカット単語を読みに、語句に登録したい単語や文章を入力
５）登録
例えば、こんな感じで登録しておくと非常に便利です。
「おせ」・・・お世話になっております。
「あり」・・・ありがとうございます。
「めあど」・・・XXXXXXXXX＠gmail.com（自分のメールアドレスなど）
「とり」・・・取り急ぎのご連絡となります。
「なに」・・・何卒よろしくお願いします。
４．デュアルディスプレイ化
もし現在あなたがPCを使って仕事をしているのに１枚のモニターだけで仕事を行っているのであれば是非試したほうが良いのがモニターを２枚にするデュアルディスプレイ化です。
仕事の内容にもよりますが社内システムやアプリケーションやブラウザの切り替えをよく行うような仕事であれば、１枚のディスプレイでは明らかに非効率的です。
２枚のディスプレイがあると複数のアプリやブラウザを同時に表示できますので、一方でメールの作成をしながらもう一方でウェブ検索を行ったりできます。
一度使ったらその便利さから二度と１枚だけのディスプレイでは仕事が出来なくなるでしょう。
いかがでしたでしょうか。
どれも「そんなことで本当に時間短縮につながるの？」と思われるようなテクニックだったと思います。
一見すると誰もが見落としがちな簡単な機能や考え方ですが、その些細な考え方次第で大きく時短につながるとしたら試さない手はないですよね。