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時間管理ができない人の特徴と時間管理の達人になるための5つのポイント

1時間の浪費を何とも思わない人は、人生の価値をまだ発見してはいない

(チャールズ・ダーウィン)

早いもので2019年も4月を迎え、30%ほど経過した計算になりますが、年初に立てた計画や人生設計、仕事のタスクは順調に進んでいますか?

そう問われるとほとんどの人が「もうそんなに経ったのか、早いな~」と言いつつ計画したことの半分も、いや人によっては一切着手すら出来ていないなんてこともあるかも知れません。

このような現象が起きてしまうのは、時間に対する意識がとても希薄だからです。

今回は改めて時間管理のできない人の特徴や、時間管理の達人になるために押さえておきたいポイントを紹介していきます。

時間管理って何で大事なの?

Young boy looking up at a clock concept for deadline, anxiety and stress

記事の冒頭で紹介した名言や「時は金なり」ということわざがあるように、時間は何にも代えがたい資産であることは皆知っているにも関わらず、ダラダラ過ごしてしまうことは多いはず。

とは言え、社会に出て時間管理が出来ずに、依頼された仕事の時間を守れないと「バカ・アホ・無能・信用できないから任せられない・居ても居なくてもどうでもいい人」のレッテルが容赦なく貼られてしまいます。

いくら学生時代に、東京大学を首席で卒業したとて、時間管理がザルだったら評価に値しないのです。

その意味では、特に社会人になってからは必須のスキルと思った方が良いでしょう。

時間管理が出来ない人の特徴

A frightened businessman shielding himself with his hands from the drawings of calendars and clocks on the grey wall. Business and time-management. Organizing and planning. Productivity and efficiency.

それでは簡単に時間管理ができない人の特徴やパターンをまとめてみます。

  • 優先順位をつけていない
  • 好きなことからはじめる
  • 時間の見積もりを取らず何となくスタートする
  • 仕事を断らず全部受ける(割り込みをいつも許している)
  • スケジュールを区切らない
  • マルチタスクが良いと思っている
  • 最後はいつも力技で乗り切ろうとしている

どうですか?あなたの周りにもこんな感じの人いないですか?

どれだけ学校の成績が良くても、時間管理がイケていないと仕事ができないダメな人のレッテルを貼られるってことがご理解いただけました?

それでは次に、時間管理の達人になるためのポイントを紹介していきます。

時間管理の達人になるための5つのポイント

1.優先順位を決める

複数の仕事が同時に発生した場合に、優先順位がなければどの仕事から着手するべきか分からないですよね。

料理でもレシピ通りに作ることで、効率や美味しい料理が作れるように仕事も、まずは優先順位を決めて取り掛かる必要があります。

よくある考え方としては、「緊急度」と「重要度」の軸で順位付けしていくのが基本です。

  • 優先順位① 重要かつ緊急度が高い
  • 優先順位② 重要だが緊急度は低い
  • 優先順位③ 重要ではないが緊急度は高い
  • 優先順位④ 重要でなはく緊急度も低い

このように優先順位をつけることで、本当にやるべき仕事から取り組めるようになります。

2.逆算思考で時間管理をする

逆算思考とは「ゴールから逆算して時間を管理していく」考え方になります。

例えば、部長さんからある資料の作成を依頼されたとします。

その時に必ず「いつまで」に仕上げる必要があるのか聞く必要があります。

ただし、それだけで終わってはいけません。

時間管理の達人は、期限までに仕上げて「はいおしまい」ではなく、「部長さんのことなので2回くらいレビューを入れたほうが良いな」と計算し、2回のレビューも含め時間管理をしていくのです。

3.時間を区切って仕事をする

あなたは「ポモドーロテクニック」をご存知でしょうか?

ポモドーロテクニックは25分(集中)・5分(休憩)・25分(集中)・5分(休憩)・・・」のリズムで仕事をするという、取り入れやすく、かつ効果も絶大な仕事術・時間術です。

7年間ポモドーロテクニックを使って仕事をしている私が、熱くその利点について語ります!! より)

人の集中力はそれほど長時間持たないため、短時間の集中と休憩を繰り返すほうが、東京大学の研究結果でも効果的と言われています。

長時間ダラダラではなく、時間を区切って仕事をすることを意識してみましょう。

4.シングルタスクで仕事をする

マルチタスクを行っている忙しい社員は、1日に500回も違うタスクで注意を向けているという研究結果があります。

また、一つの作業を行うにあたり集中力のMAXを迎えるまでに10分掛かるという研究結果もあります。

つまりこの研究結果からもマルチタスクは注意散漫になり集中力が削がれ、とても非効率的であるということがわかると思います。

一方のシングルタスクはやることが明確なので、効率良くこなせます。いちいち何かを考える時間も減りますので時間短縮という意味では圧倒的にシングルタスクが良いでしょう。

5.タイムブロッキングする

タイムブロッキングとは、「やるべきタスクのために時間をブロックしちゃう」ということです。

例えばA社向けの資料作成のために月曜日の9~12時の予定をブロックして何も受け付けないようにするということです。

もちろん仕事ではなくプライベートでも使える技で、「本を読めれば読む」「ジムに行ければ行く」「映画を観れれば観に行く」のように「~であればやる」というものはあると思います。

友達の「行けたら行く」ほど信用できない言葉であるように、それってほとんど実現出来てなくないですか?

だからこそスケジュール表に「本を読む時間」としてブロックするということです。

ブロックしてしまうと、やることが明確になりますのでダラダラ過ごして「あ~結局本を読めなかった」ということが無くなります。

最後に

いかがでしたか。

タイムマネジメントの話をすると「そうは言っても忙しくて」とか「時間がなくて」という言い訳をよく聞きます。

ほとんどの場合、それは忙しくて時間がないのではなく、時間管理能力が弱いだけだったりします。

「時間がない」とか「忙しい」と言い訳する人は、きっと時間があってもやらない人が多数だったりします。

今回紹介した時間管理術はほんの一部ですが、タイムマネジメントをマスターすることは人生をマネジメントすることと同義です。

あなたが思い描く、遠い遠い夢も、時間管理をマスター出来れば、「夢」が「予定」に変わることでしょう。

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