現代社会では、仕事で相手と連絡を取る時には「電話・メール」が基本になっています。
メールは直接対面する必要がないので気軽に送れるという人もいますが、文章として形に残るので、守るべきマナーも多くなります。
若い人は普段からメールのやり取りには慣れているのですが、気づかないうちに相手に不快な思いをさせている可能性もあるのです。
この記事ではビジネスメールに関する注意点について紹介します。
その連絡は本当にメールでするべきことなのか
メールは文章を送ることで、正しく相手に内容を伝えることができます。
しかし、場合によっては相手の声を聞いたり、顔を見て伝えるべきこともあります。ビジネスのチャンスを逃さない為にも、その連絡手段としてメールが最適であるかどうか正しく判断しましょう。
・急ぎの用件には不向き
メールは送る側にしてみれば、いつでもすぐに用件を発信できます。ですが、それはあくまで一方的で、相手がすぐに読んでくれるとは限らないのです。
相手の返事待ちの時や、急ぎの用件には不向きです。
・重要な内容は送りっぱなしにしない
メールはいくつものサーバーを介して送られるので、途中で通信トラブルがあると時差が生じたり、中には未達のまま消えてしまうこともあります。またメールのやり取りが多い相手の場合、間違って迷惑メールとして削除されてしまったというケースもあります。
取引や契約に関わる重要な内容は、電話で一言「メールを送りましたので、内容をご確認下さい」と伝えておきましょう。
・文章が長くなる場合には電話で説明しておく
中にはいちいち文章にするよりも、口頭で説明した方が短くて理解し易い内容もあります。
文章にすると長くなってしまう時には先に電話で説明をしておき、メールは「言った言わない」のトラブルを防ぐ為に送りましょう。
読みやすいメールを作成するコツは？
自分では内容が良く分かっているのですらすらとメールを作成できても、何も知らない相手がその文章を読んだ時によく理解できないことがあります。
メールはシンプルかつ確実にコミュニケーションを取る手段なので、多少文章的には雑でも、読みやすく、理解しやすい文章を作ることが重視されます。
読み易いメールを作成するコツは以下の通りです。
・件名に内容を盛り込む
相手が一日にメールを大量に受信する場合、「件名なし」「Re：」「お世話になっております」「お疲れ様です」などの件名ではすぐに開封して貰えません。
忙しい相手に呼んで貰いたいと思ったら、件名に内容を盛り込む様にします。
「○月〇日の打合せ時間変更について (株）△△ 鈴木」など、パッと見て内容が推測できる様な件名を付けましょう。
・宛先のマナー
メールの本文のフォーマットは、ビジネス文書と変わりません。
ビジネス文書のマナーを確認しておきます。
1行目：社名 ・・ 株式会社を（株）と略さないこと
2行目：部署名
3行目：肩書・氏名・敬称
・本文のマナー
本文については、書き出しは「お世話になっております」程度の簡単な一文で構いません。
一行の文字数は30文字前後を目安にして、一段落は5行程度にします。
幾つかの条件や候補を提示する場合には、箇条書きにします。
最後も「宜しくお願い申し上げます」など、簡単にします。
メールの最後には、自分の「会社名・部署名・氏名・電話番号・メールアドレス」の署名を付けます。
メールの機能について
最近のメールには様々な機能がついています。つい色々と使いたくなるのですが、きちんとマナーを守ることが大切です。
・「重要度」機能はなるべく使わない
メールには「！」など重要度を表す機能が付いています。
早く読んで対応して欲しいと思うと付けたくなるのですが、相手から見て非常に一方的で押しつけがましいイメージを持たれてしまいます。まず社外の人には使わないこと、社内の人でも余程のことがない限りは使用を控えましょう。
また、メールの件名に「要回答」「締切厳守」「大至急」などと付け加えるのも避けた方が良いでしょう。
・To・CC・BCCを使い分ける
意外と難しいメールのマナーとして「To・CC・BCC」の使い分けがあります。
To：当事者
CC：参考までに知らせたい人
BCC：参考までに知らせたい人で、他のメンバーには知られたくない人
一般社員がメールを送る時にやりがちなのが、関連部署の自分よりも役職が上の人に全部CCを入れてしまうことです。
直接その仕事に携わっていない上司に送ってしまうと「迷惑だ」と思われるか、「何だこれは」と呼び出されて最初から内容を説明しなければならず、返って事態が複雑になってしまうこともあります。
内容を共有する必要がない上司にはCCは入れない方が良いでしょう。
また、BCCは後から何らかの機会にメールのコピーが出回ることもありますので、なるべく使わない方が安全です。
・引用の場合
相手のメールの一部をそのまま引用すると、数字の間違いを防げます。
引用文には必ず「<」「<<」を付けて分かる様にします。
元の文章が長すぎる場合には、途中で切れても良いので必要な文節だけを残します。
マナーを守り、メールもしっかりとビジネスに活用しよう！
メールは低コストで情報を正確に伝える手段として非常に役立つシステムです。しかしそれを受け取るのは生身の人間ですので、相手のことを考えた内容にすることが大切です。
上手にメールを利用すれば、仕事の効率も上がるしコミュニケーション力もアップするでしょう。