たとえ仕事を一生懸命頑張ったとしても、的外れな頑張り方をしていたら成果にはつながりません。もしもその仕事の成果を望まれていなかったら、残念ですが空振りになってしまうのです。つまり、仕事の要点をしっかりつかんでいないとまったくの徒労になりかねません。
仕事では、上司をはじめいろいろな人から口頭で指示されたり、文章によるメッセージで伝えられたりなど、どんな仕事をすれば良いのか考える瞬間が日常茶飯事にありますよね。その時に要点をどうつかめばいいのかわかっていないと、頑張る方向性を見誤ってしまいかねません。
そこで、仕事の要点のつかみ方を、基本的なことも踏まえて説明していきます。
目次
上司から口頭で指示された場合は最後に要点の確認をする
口頭での指示は、解釈のしかたによって誤解が生まれやすいので注意しないといけません。上司の意図していることと違った仕事をしてしまったら、褒められるどころか怒られてしまいます。
その時「こういう意味だと思っていた」という言い訳は、残念ながら通用しません。指示の伝え方で上司にわかりにくいところがあったとしても、実際に仕事をする側にどうしても責任は生まれてしまうのです。
また、仮に責任はなかったとしても、的外れな仕事をしていたのでは効率が悪くなってしまいます。それではできる部下とはお世辞にもいえないので、そのような事態になってしまわないよう予防策を取っていかなければいけません。
その予防策で重要なのは、上司から口頭で指示された時、その内容について復唱して確認することです。
例えば飲食店で注文をし終わった後に注文を受けたスタッフが注文内容を復唱してくれることがありますが、これと同じことを仕事でも応用していきましょう。
最後に「こういう仕事をすれば良いんですね」と仕事の確認をすれば、万が一間違っている時間違っている部分を上司に指摘してもらえます。上司からすれば一手間入る形になりますが、その確認によって的外れな仕事をされてしまうよりは全然良いです。そのためには上司と一緒に確認しながら認識している要点をすり合わせていく、そんなコミュニケーションを取っていきましょう。
そこに一手間かかっても、要点を最終的につかんでいればそれでOKです。後から間違えていたことが発覚してドタバタするよりは全然良いですので、不安な時はもちろん、そうでなくても勘違いを防止するため、最後に仕事の要点をしっかり確認するようにしましょう。
メッセージの場合は、何回も繰り返し読むことが要点をつかむコツ
口頭ではなくメールなどの文章のメッセ―ジで仕事の指示を受けた場合は、1回ではなく何回も繰り返し読むことが要点をつかむコツです。
人には先入観がありますので、1回読んだだけで早合点してしまうのは非常に危険です。
そこで、1回読んだだけですぐに仕事を始めるのではなく、何回も繰り返して読むことが要点をつかむコツです。
その時特に意識したいのが、どこを強調しているかです。
あいさつ部分は流し読みしても大丈夫ですので、それよりも仕事に関連している部分だけを見つけて読んでいきます。親切なメッセージだったら、大事なところは太字になっていたり、色字になっていたり、下線が引いてあったりなどします。つまり、それは送信者から「ここだけは間違えないように気をつけて下さい」と強調されている部分に他なりません。
また、日本語は最後まで読まないと別の意味になることが多々ありますので、注意しないといけないところです。
仕事の要点をつかむためには、文章を正しく理解することが必要不可欠です。メッセージを正しく理解しないことには、正しい仕事や正しいレスポンスができなくなってしまいます。ですので、繰り返し読んだり、強調されている所がどこなのかを重点的に読むことにより、要点を正確につかむことができます。
要点がつかめない時は仕事をやりながらつかんでいく
事前の指示だけでは仕事の要点がどうしてもつかめない時は、仕事をやりながらつかむようにしていきます。
この時気をつけたいのは、あくまで要点をつかむための仕事なのであえて本腰は入れないということです。まだ仕事の要点をつかんでいないにもかかわらず本腰を入れて取り組んでしまったら、それが間違っていた時すぐ修正できなくなってしまいまうからです。
本来なら仕事に本腰を入れて取り組むことは良いことなのですが、まだ要点をつかめていない段階でトップギアに入れて仕事をするのはオススメできません。
まず全体的になぞるように仕事をしてみれば、どこが要点になっている仕事なのか少しずつつかめてきますよね。それをもとに徐々に本腰を入れて仕事に取り組めば、たとえ失敗してもすぐに修正できるでしょう。
やりながら仕事の要点をつかんで最終的に手のうちに入れるやり方なら時間を無駄にしないですし、将来的にもぜひ身につけておきたいビジネススキルです。
仕事の要点をなるべく早くつかむことが大切
仕事の要点をいつまでもつかむことができなかったら、上司から期待されているような成果が出せないですよね。また、上司にモタモタしている印象を与えてしまうのも、明らかにマイナスです。
指示を見聞きして瞬時に理解するのは難しいですが、工夫することによって理解を早めることはできます。仕事の要点を早くつかめばそれだけ仕事の効率は良くなりやすいですので、しっかりと心がけるようにしていきましょう。