社会人になると、学生のときには持っていなかったものをいくつか持つことになります。いわゆるビジネスツールですね。その中の一つが、名刺です。
ざっくり分かりやすくいうと、カードに住所と名前などの情報が書いてあるもの、というイメージです。
では、名刺交換はどうやってするのでしょうか？もらった後は？管理方法は？
日々の業務や名刺交換会などですぐに溜まってしまう名刺の、交換の仕方やマナー、管理方法までを説明していきます。
名刺を渡すときのマナーは？
まずは準備です。
事前に名刺入れは必ず購入しておきましょう。客先につく前に名刺はすぐに出せるように、男性なら胸ポケットや内ポケットに入れておきます。女性ならば、セカンドバッグから出しても問題ありません。
相手が現れたらすぐに席を立ちます。挨拶をしてから最初に先方の上席の方に渡します。名刺交換をする際は、役職や立場が上の人から交換していくと覚えておきましょう。自分の上司と同行している場合には、上司と先方の上席の方で交換してから順番に名刺交換をしていきます。なので、その順番通りに名刺を渡していけば間違えることもないはずです。
名刺の渡し方は、まず相手が読みやすいように名刺の文字が相手に向くように持ちます。
そのとき両手で名刺の上部の端を持つようにすると、相手も名刺を受け取りやすいので、交換もスムーズにできます。
ここで「○○株式会社の××です」と元気よく名乗りましょう。
名刺の正しい受け取り方は？
相手が名刺をくれたら両手で受け取ります。
ここで少し上に持っていくしぐさをして「頂戴します」と一言添えましょう。
名刺交換会などで交換した場合には、ここで肩書や資格などを読み取り、話のきっかけにしてもよいですね。また、住所からも近くに行ったことがあればその話をしたり、知らない場所であればどんなところなのか聞くのも話のつかみになります。
名刺の裏面には、業務内容や会社への地図、英語での表記などが書いてある場合もあるので、それも話のきっかけにできます。
受け取った名刺は、すぐに仕舞わずに自分の名刺入れの上に載せてテーブルの上に置きましょう。相手が2人以上の場合には、役職が1番上の方の名刺を名刺入れの上に置き、あとの方の名刺は直接テーブル上に置きます。
また名刺を相手が座っている順番で置いておけば、名前と顔を一致させやすくなります。
もらった後はすぐに返礼をして、しっかりと保管しておく
受け取ったあとの名刺はどうしますか？いえいえ、まずは返礼をします。今の名刺はEメールアドレスがついていることが多いので、このアドレスに名刺交換のお礼メールを送信します。これは早ければ早いほど効果的です。ここからビジネスチャンスにつながることもあります。
返礼をしたら名刺は保管しましょう。名刺整理には、専用のファイルや保管ケースが売っていますので、これらにいれて保管するとあとあとも便利です。このとき、保管ケースに入れる前に名刺の裏面に名刺交換した日付とその人の印象を簡単に書いておくと、連絡を取る際も分かりやすくなるのがポイントです。
また、現在は名刺の情報をデータ化して会社で保管することも増えてきました。スキャニングしたり、手入力したりとやり方は様々ですが、名刺情報の共有化の動きもありますので、それぞれの会社の方針に合った保管方法を選びましょう。
名刺があれば、すぐには連絡を取る必要がなかった相手とも、しばらく経ってから連絡を取ることもできます。
名刺は活用次第で可能性は無限にも広がる！
名刺は一枚の紙切れに過ぎません。ですが、同時にその会社やその人の情報が詰まっているデータでもあります。
名刺交換をする際のマナーは細かい点もありますが、細かいマナーはビジネスに繋がることもあります。名刺の返礼などはその良い例で、メールを送信するだけの簡単なマナーですが、それが大きなビジネス獲得への第一歩になることさえあるのです。
いろいろな人とたくさん名刺を交換して、ビジネスチャンスを広げてみるのも良いのではないでしょうか。一枚の紙切れで大きく太い人脈を作れれば、いろいろな仕事を勝ち取れるかもしれませんよ。