社会人として身についていて当たり前と思われているビジネスマナーですが、新人の間に教わっていないことも多いので実は知らずに間違っていることも多いものです。
何も考えずに行動を起こして失礼に当たってしまう場合もあります。
先輩や取引先に失礼のないよう正しいビジネスマナーを身に付けて、恥ずかしくない社会人の対応が出来るようにしましょう。
そのためにもこれから間違いやすいビジネスマナーを、間違えずに対応できる方法をお教えしようと思います。
上座と下座の座る位置
ビジネスの際に困ることが様々なシーンでの座る位置になります。
ただ気ままに座るのではなく、上座と下座をきちんと考えて座らなくてはいけません。
上座がもちろん上位者となり、下座が下位者となります。
ビジネスシーンで一番多い座る機会といえば会議室です。
会議室では出入り口の一番近い席が下座となり、会議を行う真ん中の席が一番上座となります。
また取引に行った際の応接室でも出入り口から遠い席が上座となります。
しかし、例外の場合もあります。。
長いソファと一人掛けソファがあれば長いソファの方が格上になり、出入り口から近いうちに長いソファがあればこちらが上座となるのです。
また景色のいい応接室や見事な装飾品がある応接室の場合は、それらが一番良く見える席が上座となります。
他にも部屋以外のシーンでも上座や下座は求められます。
例えばエレベーターです。
エレベーター内では出口が一番遠い奥側が上座となり、操作をする場所が一番下座になります。
そのため新人の間は特に操作をする場所の前に立って率先して操作しなくてはいけません。
手紙やメールでの敬称について
ビジネスの際に手紙やメールを取引先に書く機会はかなり多いものです。
その中で新人の間に間違いがちなのが相手の敬称の書き方です。
まず手紙を書く際に、宛名に「御中」や「様」の使い方を間違っている人が非常に多いです。
そもそも「御中」という言葉は組織の中の誰に送っていいか分からない時に使うものです。
そのため「○○株式会社営業部御中」といった書き方が正しいものとなります。
個人に贈る場合のみに「様」を付けるのです。
しかし文章や話のさいに役職名に「様」を付ける方法は間違っています。
「○○部長様」といった具合に取引先に文書や話の際に付けることは、言葉使いとしておかしいのです。
それは役職名にはすでに敬称が込められているからです。
また相手に自分の会社の上司の話をする際には敬称を込めてはいけないので、部長や社長の名前を出す時も呼び捨てにするのが正解です。
他にも間違って使ってしまいがちな言葉は「当社・弊社」と「貴社・御社」です。
当社は身内に対して使う言葉であり、弊社は社外に対して使う言葉になります。
また貴社は文章で使い、御社は口語として使います。
これらの使い分けをしっかり理解していればビジネスマナーが付いているという認識を受けることが出来るでしょう。
電話やＦＡＸでのマナー
電話は直接会って話すわけではないので相手の表情が見えません。
そのため分かりやすく、それでいて丁寧な対応が求められます。
まずは相手に電話をかける際には話す内容をまとめてスムーズに話せる準備をしておくことが必要です。
なぜなら電話をするということは相手にその時間を割いてもらっているからです。
だからこそメモ帳や資料を手元に用意してから電話をかけるのは当たり前の準備と言えます。
電話での一声目は「いつもお世話になっております。」から始まり自分の会社と自分の名前を名乗ります。
そこで大切なのが相手に今電話をしても大丈夫なのかの確認が必要です。
もし手が離せない状況であれば何時ごろ掛け直せばいいか聞いておき、再度かけ直すようにしましょう。
電話をした場合は挨拶を済ませたらすぐに用件を話すのがビジネスマナーです。
相手も忙しいのですから、自分のことばかり考えずに相手の状況や立場をきちんと優先して考えることが最優先となります。
正しいビジネスマナーで会社の顔となる
正しいビジネスマナーを身に付けておけば、会社としても例え新人であってもどこに連れて行っても恥ずかしくない「会社の顔」として扱ってもらえるでしょう。
間違ったビジネスマナーのままでは自分の上司だけでなく、取引相手に藻知らずに不快な思いをさせている可能性があります。
そうすればこれからのビジネススキルアップにもつながるでしょう。
新人だからといって大目に見てはもらえません。
正しいビジネスマナーを身に付けて、会社からも取引先からも好印象を受けられるようにしましょう。