仕事も慣れてくると、やることがいっぱい出てきますよね。
トラブル対応から、毎週・毎日と定期的にやる仕事までぐんっと業務範囲が増えてきます。
残業が増えてどうにかしたい！という人も多いはず。
人間の記憶力には限界があり、これらすべてのタスクを頭の中だけで管理するのは不可能です。
よって、仕事ができる人は必ずタスク管理をしています。
「タスク管理？やってるよ。やることリストを書いて、消してるし」と思った方は要注意！
タスク管理にはコツがあるのです。
タスクを分類する→重要度が高い
仕事ができる人は、必ずタスクを分類しています。
有名なのは世界的ベストセラー「7つの習慣」でも紹介されている「タスクマトリクス」です。
ここではタスクを「緊急度」の高低、「重要度」の高低に振り分けています。
１）重要度が高くて、緊急度が高い
トラブル対応や、急遽依頼の提案書などがこれにあたります。
今後の契約に関わることですが、この種のタスクはヘビーなので、ついつい後回しにしがちになります。
そうしてしまうと更に状況は悪化します！
よって真っ先に着手すべきタスクです。
２）重要度が高くて、緊急度が低い
キャリアプランや事業プランの検討、企画案のアイデア出しなどがこれにあたります。
時間をかけて、じっくりと取り組むべき課題ですね。
このタスクに時間を多く割くと、社会人としての思考力が非常に上がり、いわゆる「仕事ができる人」に繋がっていきます。
仕事が忙しいとついおろそかにしてしまうのがこのタスク、将来のためにきちんと時間を取るようにしましょう。
タスクを分類する→重要度が低い
３）重要度が低くて、緊急度が高い
レポート集計、外回りのルーチン訪問、交通費申請などの社内事務がこれにあたります。
対応はマストだけれども、いわゆる「作業」ですね。
ただ、このタスクは息抜きに最適なんです。他のタスクで疲れたときは作業に没頭して、息抜きにしましょう。
また、このタスクが溜まっていると、いざという時に動きが取れません。
時間が有る時に、これらのタスクはなるべく減らしておきましょう。
４）重要度が低くて、緊急度が低い
ここに割り振ったタスクは基本的に「やらない」を選びましょう。
人間は固定観念から、タスクを自分で作り出していることが多々あります。
冷静に考えたら、「このタスクは誰からも求められていない。将来に繋がるわけでも無い、自己満足だ」と
気付くことができます。
仕事ができる人はこの切捨ての判断が非常に上手です。
もしくは、部下や後輩などに振り分けて、彼らに経験を積ませています。
自分には不要でも、若手には勉強になる場合もあるからです。
大事なコツ、対応待ち
タスク管理をしていると、必ず他の人にボールが有る時があります。
提案書を上長に確認してもらっている時や、業者さんからの回答待ちの時などがこれにあたります。
「自分はすることはやった」と思って、タスク管理表から消してしまうと、タスク自体を忘却してしまいます。
そこでお勧めなのが、「待ちマーク」です。
他の人にボールがあるタスクは消さずに、【待ち】と書いておきます。
こうすれば、先方の対応が遅い時にリマインドができますね。
適切なタイミングでリマインドが出来れば、あなたの評価は「しっかりしている」「責任感を持って仕事をしている」となります。
また、「あの件ってどうなったっけ」と気が散ることが無くなるので、仕事のスピードが全体的に向上しますよ。
定期的に【待ち】マークのタスクがどうなったか、進捗を確認するようにしましょう。
ただし、その時は相手の都合も考えましょう。もしかしたら相手は他の「重要度が高く、緊急度が高い」タスクの渦中にいるかもしれませんから。
エクセル管理がおすすめ
いかがでしたでしょうか？これを知ると、早速今のタスクを振り分けたくなってきますよね。
おすすめは紙よりエクセルです。
【待ち】マークの追記が簡単ですし、タスクの重要度・緊急度が変わった時にすぐに色分けが可能です。
色分けしていると、自分のタスクが視覚的に分かるので、「今週はヘビーだな」「今週は余裕がある」というのがすぐ分かります。
そうやって自分の状況を把握できていると、プライベートも充実して過ごせますよ。
仕事が出来る社会人になるためにも、ワークライフバランスを充実させるのにも役立つタスク管理、
ぜひ今日から始めてみてください！