毎日会社でやるべきことが沢山あって、どれから手をつければ分からない人も多いでしょう。
いくら頑張っても、1つ片付けたらまた1つ仕事ができて、休憩する間もないほど、仕事に追われているケースもよくあります。
追われている状況だと精神的にもキツくなり、悩みが大きくなっていくので、仕事は時短テクニックを使うことが大事です。
ここでは、なるべく仕事を早くこなして効率的に進めるポイントについて、いくつかご紹介したいと思います。
急かされている仕事を優先して行う
大量の仕事のうち、どれから手をつけるか決めるのが最も重要なことになります。
まずはタイムリミットが迫っているものからピックアップしてください。
この場合のタイムリミットとは、相手先に急ぎと指示されている仕事のことです。
納期もそうですが、得意先に連絡を急かされている仕事は、特に重要視して早めに済ませるのがポイントです。
レスポンスが早いと相手も安心しますし、何度も連絡がきてイライラさせられることもありません。
メールや電話で途中経過を小まめに報告するのは大事ですし、すぐに対応できる人というのは信頼度がアップするのです。
「まだ出来ないのか？」と言われ続けて謝罪するのは、とても精神的に辛くなるものです。
相手はこちらの都合など関係なく、1つの仕事に関して掘り込んでくるので、素早い対応が大切です。
急かされるとついつい直接連絡を避けたり、後回しにしがちですが、他の仕事に支障がでないように、早く済ませてしまうほうが効率的です。
急な仕事が飛び込んできたら断る勇気を！
事前に計画を立てていても、突然のハプニングは避けられないものです。
ただでさえタイムリミットが迫っている仕事が多いのに、いきなり急ぎの作業が飛び込んできたら焦りますよね。
ある程度、時間と労力に余裕があるなら引き受けたほうが好印象ですが、無理に請け負うと後で大変な目に遭うので気をつけてください。
やるべきことに集中して1つずつこなしていくのが鉄則なので、時間的に無理だと感じたら、一旦断る勇気をもってください。
中途半端な状態で納期が迫り、提出したとしても完成度が低く、逆に信頼度がダウンする恐れがあるからです。
断れない人ほど面倒な仕事を押し付けられやすく「なんだ、この程度か」と思われる結果を招いてしまうのです。
何でも二つ返事で引き受けるのは早計で、せっかく計画を立てたことがムダになってしまいます。
そのような悔しい状況を招かないためにも、確実に出来る仕事だけに集中して、丁重にお断りする良い習慣を身に付けるようにしましょう。
夕方まで済ませて明日の予定を立てる
急な仕事が入ったとしても夜まで仕事が終わらない人は、少し仕事の段取りが悪いと自覚しましょう。
他の同僚が帰宅するなか、1人で残業をしなくてはならない理由は、計画の立て方に問題があるからです。
できれば夕方までには優先順位通りに仕事をこなし、明日の予定を立てる余裕が欲しいところです。
時間配分はとても大事なことで、どうせまた飛び込みの仕事が入ってくるからといって、無計画であたふたしているだけでは、全体の効率が悪くなっていまいます。
さらに、仕事というのは夜遅くなるほど集中力が低下して、上手く進まずに明日へ持ち越してしまうものです。
連日のように残業する人ほど頑張っているように見えますが、実は１日の作業効率が悪いだけであり、疲労が蓄積されていく現象なので避けておきたいところです。
自分的タイムリミットは夕方に設定して、翌日からの作業工程をしっかりと把握し、夜は体調とメンタルを整える時間に充てられるようにしましょう。
時間調整が得意な人は仕事がデキる！
1日24時間、これは誰でも同じ条件であり、いかに時間調整ができるかで仕事の完成度も変わっていきます。
新社会人のうちから、ダラダラ仕事をする癖がつくと、いつまで経ってもひよっ子扱いされるため、精神的ストレスも溜まります。
ですが、優先順位を決めたり、ペース配分が得意な人は、大量の仕事があっても残業せずにこなしていけるのです。
時短テクニックは経験と共に身につくものですから、素早く仕事をしている人を見習い、どうすれば早く片付くのかを覚えていきましょう。