仕事に就くとメールでやり取りする機会が多くなります。
その時に気を付けておきたい注意点を紹介します。
こんなメールを送ってませんか？
・表現がストレート過ぎる。
・感情をむき出しに書いている。
・言い訳ばかりで代案や対策を書いていない。
・変換ミスや誤字が多い。
・自分の主張ばかりで、相手の立場に立っていない。
もしあなたが上記のようなメールを送っているのなら、受け取った相手は、あなたの伝えたいことが理解できていなかったり、たとえ伝わっていても不快な感情を持ってしまい誤解してしまいます。
これは、トラブルの原因となってしまいます。
メールの文章は送る相手に合わせて
メールの文章は長すぎてもいけませんし、短すぎてもいけません。
しかし、相手によって長さは意識すべきです。
例えば、長文のメールを送る人は長文のメールを読むのが好きです。
こういう人に長文のメールを送ると相手は自分と波長が合うと感じモチベーションを上げますが、逆に短いメールを送ると、相手はそっけないなぁと思い、モチベーションを下げてしまいます。
短いメールを送る人はこの逆で短く結論だけ述べたメール（もしくは一言人間味のある言葉を加える）を送ると効果的です。
長いメールの場合は、結論が何なのかわからなくなってしまうので、しっかりと「結論は○○です」と書きましょう。
メールでの主張の仕方
また、メールは主張が一方的になりがちです。自分の主張をするのは大切なことです。
しかし、自分の主張だけで相手の立場に立っていないと、相手は不愉快に感じます。
例えば、上司にメールで指示を受けて、他の仕事との兼ね合い的にできなかったとします。
こんな時、「できません。」と一言だけ言うと、上司は怒るでしょう。
しかし、「○○の仕事の納期が迫っているので、できません。しかし、もし○○の納期を遅らせても良いのでしたら、できます。いかが致しましょうか？」と代案も一緒に報告すれば、上司はそれに合わせて指示を出すことができます。
このように、相手の立場に立った内容にすることで、相手に悪い印象は持たれませんし、相手もあなたのメールを受け取って、スムーズに次の行動に移せます。
最後に
あなたの送ったメールは、相手にはしっかりと伝わっていないことがあるということは心に留めておきましょう。
そこで、依頼や大事な要件や緊急な要件をメールで送った時には、必ず相手に電話をして確認を取りましょう。
面倒かもしれませんが、このひと手間で大きなトラブルを未然に防げるのです。