次の仕事まであと20分空いてしまった、終業時間まであと25分あるなど、仕事をしているとき中途半端に時間が空いてしまうのは意外とよくあることですよね。仕事が終わったら次の仕事がすでにある、あるいは仕事が終わったらそのまま終業時間をむかえるという状況なら悩む必要はまったくありません。
しかし、そうでない場合は、空いた時間を無駄にしないで効率的に仕事を進めることが求められますよね。時間が空いたからといって次の仕事まで何もせずにただ待機している、あるいは終業時間まで何となく過ごすというのは、決して良いことではありません。
では、中途半端に時間が空いてしまったとき、どんなことをすれば良いのでしょうか？効率的な仕事の進め方ができるビジネススキルを、いくつか挙げていきます。
できる仕事がないか先輩や上司にすぐ聞く
仕事が振られるのを待っているのは楽ですが、それだといわゆる指示待ち人間になってしまいますよね。もしも学生時代の名残りがあれば「言われてないからやらない」と考えてしまう人もいるでしょう。
ですが、これでは先輩や上司から評価されないですし、やる気のない社員としてとらえられてもしかたありません。そんな印象を根付かせないためには、たとえ中途半端な時間しかなかったとしても、できる仕事があるかどうかすぐに聞きましょう。
特に管理職の上司は、マルチタスクで仕事をいくつも抱えていることが少なくありません。
それだけ仕事の負担を抱えていたら、部下の手が空いていたとしてもすぐに気付かず、仕事を効率良く振れないこともあります。
そこで、時間の無駄をなくすためにも、こちらから積極的に仕事をもらおうとするのが好ましい態度です。仕事があるかどうか聞かれれば、上司が仕事を用意して振ってくれるかもしれません。そうすればタイムロスなく次の仕事が始められますので、空き時間をしっかりと有効的に使えます。
そのようにして暇になってしまう時間をなくせば仕事に対する集中力は切れないですし、上司に対して仕事への意欲をさりげなく見せることもできます。また、時間を無駄なく使いますので、もしも作業が溜まっていたとしても少しずつ消化することで残業解消にもつながります。
ですので、時間が空いたときはできる仕事がないかどうか、まずは先輩や上司にすぐ聞く習慣を身につけておきましょう。
空いた時間用の急ぎではない仕事を事前に用意しておく
上司や先輩に仕事がないかすぐ聞いても、場合によっては「適当に時間潰しといて良いよ」と言われることもあります。上司や先輩が仕事を振ろうにも振れない、そんな状況も仕事の状況によってはあることですよね。
ただ、上司や先輩にそう言われたとしても、本当にダラダラと過ごして良いわけではありません。業務時間内は、何でも良いですからとにかく仕事をしないといけません。
そんなときにピッタリなのが、納期がなくて特に急がない仕事です。たとえば、マニュアル作成、データ整理、書類チェックなどは、ちょっと空いた時間を使って行うにはちょうど良い仕事ですよね。
もしもそれらの仕事をすでに抱えていた場合、空いた時間ができた瞬間にすぐ取りかかれるようにしておきましょう。準備をしておけば、たとえわずかな時間でも確実に進められるはずです。
この仕事をするときのポイントは、準備をしっかりしておいてすぐに始められる状態にしておくことです。パソコンの画面にショートカットを作成しておいてワンクリックでアクセスできるようにしたり、書類を机の上に積んでおいて付箋を貼っておくなどすれば、仕事にすぐ取りかかれます。
短時間で効率的に仕事を進めるには、余計なことに時間を使わないよう事前にしっかり準備しておくことです。仮に1日20分ぐらいしかなかったとしても、週5日それを続ければかなりの時間になりますよね。その分仕事を進められればだいぶ違いますので、空いた時間用の急ぎではない仕事を用意周到に準備しておくようにしましょう。
仕事に使う備品のチェック及び補充をしよう
ボールペン、コピー用紙、FAX用紙、インクカートリッジ、ホッチキス、付箋など、オフィスではさまざまな備品やOA機器を日常的に使いますよね。
これらを使っていて困るのが、いざというときにすぐ使えないときです。たとえば大量のコピーを用意しなければいけないのに数枚コピーしたら紙切れ、バックヤードから紙を持ってきて補充しなければいけないとなったら、急いでいる時は手間になりますよね。
また、万が一バックヤードにもない、新たに発注しなければならないとなったら、とても大きなロスになることは想像に難くありません。
そんなアクシデントを事前に回避したければ、あらかじめ空いた時間に備品をチェックしておけば良いのです。そうすれば、使うときになって困らないで済みますよね。
備品の準備や発注は一般的に担当者が決まっていて、コンスタントにチェックされているのが普通です。ただ、それでもタイミングが悪くてケアが行き届かないこともありますよね。
ですから、空いた時間があれば自分が使う備品まわりだけでも良いのでチェックし、万が一足りなければ前もって補充しておくようにしましょう。この備えをしておけば、忙しい時に備品で手間取ることはありません。
空いた時間を上手に使えば仕事がどんどん片付く
仕事はすべてが時間通りきっちり進むとは限りませんよね。進み具合によっては、中途半端に時間が空いてしまうこともあります。そんなときただ無為に過ごして次の仕事や終業を待つのではなく、何かしら仕事のためになるような行動を積極的に取っていきましょう。
先輩や上司に聞いて仕事を振ってもらう、事前に準備しておいた急ぎではない仕事を進める、備品のチェックや補充をするなど、一見仕事がないように思えても実は何かしらあります。
空いた時間を無駄にしなければその分仕事の効率は間違いなくアップしますし、これらのビジネススキルを覚えて実行するようにしましょう。