営業先でも社内の企画会議でも、ビジネスパーソンなら誰でもプレゼンテーションで相手を納得させねばならない機会があるものです。また、プレゼンの上手下手はそのまま個人の評価に直結します。
そこで、どのような種類のプレゼンでも、これだけは絶対に避けるべきNG行動を説明しておきましょう。
「初めてのプレゼンを任されたものの何をしていいかわからない」という方でも、これさえ守っておけば最低限の格好はつくでしょう。
1ページにごちゃごちゃ詰め込む
真面目で熱意のある人ほど陥りやすい傾向です。一生懸命に情報を詰め込んだのはわかりますが、結果的に情報量が多すぎ相手に真意が伝わらないか、インパクトが薄まってしまうことになります。
1ページに入れるセンテンスは出来るだけ少なく、最低限必要なボリュームに抑えるべきでしょう。図やグラフも同様で、もっとも相手に伝えたい内容に絞るべきです。
プレゼン上級者ほど、各スライドに含まれる情報量は少なく、中には１センテンスのみというスペシャリストもいます。彼らはそれで自身の最も伝えたいメッセージをいささかのぶれもなく、しかも最大のインパクトをもって相手に伝えるわけです。
でも、決して要点のみに絞って話をしろ、というわけではありません。真に重要なメッセージのみをスライドに残して背骨としつつ、自分の言葉で背骨に肉をつけていくというスタイルがプレゼンの基本となります。
メッセージを補足する情報や解説は、適時説明を入れるなどして言葉で補いましょう。
結論を言わずにまわりくどい説明から入る
プレゼンに限らずビジネスパーソンの話術全般の基本ですが、意外と守られていないポイントが「結論から話していない」です。どんな状況においても、まず相手に結論から先に伝えるのが大鉄則です。
それは、書店にならぶビジネス系の書籍を見ても、ビジネス上級者の著した文章は必ず項ごと、章ごとに結論から延べられていることが確認できることからも分かります。
プレゼンも同様で、人は話が長く伸びるほどに注意力が薄れ、内容に対する印象が薄まっていきます。なのでページごと、章ごとに、まずはその区切り内での結論を先に述べることで最大のインパクトを与えることが可能となるのです。
「結論から言います。このシステムには重大な課題が未解決のまま残されています」
と言われれば、プレゼン参加者の眠気は一気に覚め、あなたの口から飛び出る次の言葉に全神経を集中してくれるでしょう。あとは、なぜそういう結論になるのか、そして最も重要なメッセージは何かを続ければ、プレゼンのペースは完全にコントロールできているはずです。
小さな声で自信なさそうに話す
どんなに内容が優れていても、構成が工夫されていても、あなたが小さな声でぼそぼそと話したり、不安そうな表情を浮かべてしまえば、すべては台無しと言っても過言ではありません。
なぜなら、プレゼンの本質とは、突き詰めればあなた自身がどこまでプレゼンの内容と一体化しているかを体を張って証明するための場だからです。「この人は自信が無いんだな」と見なされた時点であなたのプレゼンは既に死んだも同然なのです。
フォローしておきますが、緊張するなとか話術を上達させろと言っているわけではありません。人間ですから緊張もするでしょうし、話の上手い下手は個人差があります。
でも、緊張に震えていても、コミュニケーション下手であっても「これは必ず相手に伝えねばならない情報だ」という使命感をもってプレゼンするなら、必ず相手の心に届くはずです。
逆に、プレゼンのコンテンツに自信が無かったり、相手のためにならない提案だと心の中で分かっているような人のプレゼンは、どんなに優れた構成であってもどこかしら浅さやうさん臭さが感じられるものです。
プレゼンをするうえで当たり前の第一歩から
これらはビジネスパーソンがプレゼンをするうえで、まず踏まえておくべきファーストステップです。
これからプレゼンを行うという人も、今まで意識しないで行ってきたという人も、基本点を踏まえたうえでより充実したコンテンツを練り、相手に伝える工夫を行ってください。
そうすれば、プレゼンを聞く人の態度もきっと変わってくるはずですよ！