社会人として今や電話と同じくらいメールでのやり取りが必要になってきます。
普段からプライベートでメールやラインは使用していると思いますが、友達家族などとメールをする上では許されていても、ビジネス上では非常識になってしまうこともあります。たかがメールされどメールです。
メールでの非常識なやり取りのせいで、信頼を失ってしまっては困りますね。
社会人として恥ずかしくないメールのやり取りをする上でのマナーを紹介しますので、覚えておきましょう
bccを使いこなそう
複数の宛先へ送る時に、ccとbccがあるのはご存知でしょうか。またどのような違いがあるかわかりますか？
ccとは、カーボン・コピーの略です。
ccの欄に複数の宛先を入れて送ると、受け取った側の人は、他にどの宛先に送ったのかが分かります。
他にどんな人に送っているのかが受け取り側にわかった方がいいときはこちらを使用します。
◯◯さんにも××さんにも送っているよ、ということを全員に周知したい場合です。他の人のアドレスを見ることができます。
bccは、ブラインド・カーボン・コピーの略です。
ブラインド、つまり受け取った側の人に、他にどんな宛先へ送ったのかを見えなくします。
宛先が個人情報の場合もありますから、このbccを使いこなすことはとても重要です。
取引先へ一斉にメールを送りたい場合や、取引先へ送ったメールを社内の人へも送る場合などには必ずこちらのbccを利用してください。ccを使って送ってしまうと、この人は常識がないな、となります。
ビジネスメールのフォーマットを知ろう
友達へ送るメールは、用件だけ書けば構いませんし、ダラダラとした書き方でも問題ないですね。
しかし、ビジネスメールはある程度フォーマットがあります。
まず、件名を入れましょう。◯◯の件について、などがいいでしょう。
次に本文についてです。おおよそ以下の形式かと思いますので、参考にしてください。
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[会社名] [担当者名] 様
いつも大変お世話になっております。（これは書き出し文です。）
[自社名]の[自分の名前]です。 （相手がアドレスを登録してくれているとは限りません。必ず初めに名乗りましょう。）
さて、[用件]
（ここは、肝心の用件を入れるところです。相手へ用件が伝わるように、分かりやすい丁寧な文章を心がけましょう。）
以上の件、ご確認お願い致します。orお忙しい中お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします。（などなど、結びの文書を最後に入れます。）
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一番最後に署名を入れます。
これがおおよそのフォーマットです。慣れないうちはフォーマットに入れ込む形でメールの作成をしてみましょう。
自分の署名を作っておこう
フォーマットの説明で述べた、最後の署名についての部分です。
これは、ビジネス上でメールを使用する方であれば必ず作っておきましょう。
メール画面の設定から、署名を設定することができます。
そうすると、自動的に文章の最後に署名が入るようになりますから、設定しておいてください。
署名ってどんなもの？という方のために、参考に例を記載しておきます。
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◯◯株式会社 ◯◯部
山田 太郎
〒000-0000東京都◯◯区◯◯◯
TEL:000-0000-0000
FAX:000-0000-0000
Email:xxxxxxx@xx.jp
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このような感じです。会社によってはフォーマットがある場合もありますので、確認してみましょう。
フォーマットがなければ「メール 署名」で調べると他にも色々なデザインが出てきますから、自分の好みの物で作成するといいでしょう。個人的にはあまり華美でない方がビジネス上では好印象です。
メールをマナーを覚えて出来る社会人に！
いかがでしょうか。ある程度のマナーを覚えてしまえば難しいことはないと思います。
大事な取引先とのメールなどは、初めのうちは上司に一度見てもらうといいでしょう。
慣れてくると大体こんな感じで送ればいいんだな、というのが分かるようになってきます。
また、受け取ったメールを見て、こんなところがいいな、とか、このメールはどうなの？とか考えていると自分がメールを作成するときに生きてきます。
ビジネスメールのマナーしっかりと踏まえて、良いビジネスライフを送ってください。