上司に業務上の相談をするケースや会議での報告やクライアントへの連絡など、仕事を進める上で欠かせないコミュニケーションですが、話の伝え方で思わぬ誤解を与えたり意図が伝わらなかったりする事はあると思います。
私自身、昔の上司から相談や報告をするたびに「それで？結局何が言いたいの？」と言われたものです。
そこで今回は仕事上で誰かとコミュニケーションを取る時のためのロジカルな話の伝え方を紹介します。
結論から話す
日本語独特の文法のせいかも知れませんが、話をする時に前置きが非常に長い人っていますよね。判断を仰ぐために事細かにこれまであったいきさつを話したりするのですが、基本的に仕事の出来る上司ほど時間がありません。
ですからまずは結論から伝える事を意識しましょう。
「●●の件ですが結論から申し上げますと…だと思います。」
報告をする前に是非こちらを思い出して実践してみる事をお勧めします。
理由は多くても３点にまとめる
結論から先に話すべきと先ほど紹介しました。併せて意識したほうがいいのは理由づけです。
その結論に至る理由を聞かれた時に、ダラダラと話してしまったらせっかくのロジカルな話ぶりが台無しになります。
そこで理由を聞かれた場合は多くても３点までにまとめる事です。
「理由としては大きく３点あります。１つ目は…」
とこんな感じです。
専門用語を駆使しない
時折、専門知識では絶対的な知識量を持っているはずの営業マンが営業未経験の新人さんに成績で大きく差を付けられて負けてしまうというのを見る事があります。
ひとつの仕事を長く続けていると専門知識も身についてきますので専門用語を駆使してお客様に説明をしがちなのですが、そこが落とし穴だったりします。
お客様が望んでいるものは営業マンがオススメする商品やサービスを通じてどのような便益があるのかに興味があるのであって、専門的知識を身につけたいのではないのです。
ビジネスの場でも横文字ばかり使う人は気をつけたほうが良いでしょう。
専門的な知識が必要とされる場こそ誰でも理解出来る言葉へ翻訳が必要なのです。
イメージとしては小学生でもわかるように伝えることです。
抽象的な伝え方をしない
「最近の進捗どう？」と上司に聞かれた場合にどう答えますか？
例えば「うまくいってますよ。順調です。」と答えたとして、その回答で納得する上司は少ないでしょう。
何がうまくいっているのか？何が順調なのか？と感じる事でしょう。
こんな時は数字を織り交ぜながら伝えるのがコツです。
「はい。順調です。先週比で20％売上が増加しています。」
とこのように伝える事ができれば上司も納得することでしょう。
まとめ
- 結論から話す
- 理由は多くても３点にまとめる
- 専門用語を駆使しない
- 抽象的な伝え方をしない
ロジカルな話し方を上記の４点のまとめて紹介させていただきました。
まずはこれだけを意識するだけで上司のあなたを見る目も変わってくるかも！?
是非実践してみてください。