仕事の種類にもよりますが、関連部門と連携を図りながら仕事を進める必要があるという人もいるでしょう。そのような職種では、作業を中断してでもコミュニケーションを取ることを優先しなければないけないときもあったりするので、なかなか集中できずに効率が悪化してしまうこともあります。
自分の本来の業務の他にも、さまざまなことをこなさなければいけないという人は、1日の仕事を計画的に処理しなければ、忙しいわりに効率の良い仕事が出来ていないという結果を招きかねません。
そのような環境でも効率よく作業を進めていくためのポイントについて紹介します。
仕事終了時に明日の仕事をリストアップし、翌朝それを確認
仕事には、その日のうちに処理しておかなければいけない事もあれば、週単位や月単位で処理すればよいものもあるなど、いろいろな仕事が混在しているのが一般的です。
ですので、月間単位や週間単位の仕事は、その仕事の進捗を1日単位でもチェックできる様に、毎日の仕事の中に落とし込んだ計画を立てておきます。
そして、その日の仕事を終える際には、次の日に処理すべき週単位や月単位の仕事に加えて、突発的な仕事や関連部門との調整・連絡等の必要事項もリストアップして大雑把な時間計画に落とし込んでおくようにします。
そうすることで、翌日は朝から何をするべきかがはっきりとしているので、効率よく仕事をスタートさせる事ができるようになるでしょう。
電話連絡とメールの処理はあらかじめ決めた時間に行う
関連部門と連絡・調整する事は、業務をスムーズに進めるために、必要不可欠になっている事も多くあります。しかし、このことが仕事を効率的に進めることに対してプラスに働いていないと感じることもあるでしょう。
少し複雑な内容を調整しなければならない場合には電話で行うのも1つの方法です。しかし、電話の相手にも本来の業務があります。出来るだけその邪魔をしないように、始業直後の時間や休憩の直後などにするようにしましょう。
またメールでやり取りする機会も多いと思いますが、頻繁にチェックするのは集中力が分散してしまうのであまりおすすめできません。メールチェックをする時間も、2時間おきなどとあらかじめ決めておけば、それだけ作業に集中することができます。
突発的に発生した業務に対処する裏技とは？
日々の仕事の中では、突発的に発生する業務が当然あります。
それに対処する時間に追われて、就業時間内に仕事を終わらせることができなかった・・・というケースもあるかもしれません。
ですが、だからと言って何も対策を取らなければ、仕事はどんどんと溜まっていく一方になってしまいます。
もし突発的な仕事が頻繁に発生するようであれば、それを見越して、対処するための時間をあらかじめ日々のスケジュールに組み込んでおくのも1つの解決法です。
とはいえ、それぞれのタスクにかかる時間に余裕をもっておくというだけでは足りないかもしれません。
そこで、何にでも使える時間というものも事前にスケジュールに組み込んでおくという裏技があります。その時間があるだけで、急な仕事が発生したとしても、勤務時間内に簡単に対処することができるようになるでしょう。
もし新たな業務が何も発生しないのであれば、翌日の仕事や中長期的にこなさなければいけない仕事を前倒しで作業すれば良いだけです。
これは、たとえて言うなら車のハンドルの「遊び」のようなものです。1日のスケジュールをきっちり組んでしまったら、それだけ余裕がなくなってしまいます。
効率的に仕事をこなすには、スケジュールの仕方が大切
仕事はできることなら早く終わらせたいし、もちろん次の日に持ち越したりもしたくないですよね？
そのためには、漠然とダラダラ作業をしていくよりも、しっかりとスケジュールを決めて取り組んでいくほうが効率が良いのです。そのとき、どんなに仕事ができる人でも「自分が思っているよりも作業には時間がかかる」と割り切って、それぞれの作業の時間に余裕を持たせましょう。
仕事をしっかりと就業時間内に終えることができるようになると、それだけで毎日の達成感もあり、仕事に対するモチベーションの維持にも繋がりますよ！