人前で話すのが苦手なので、プレゼンテーションをするのが嫌だと思っている方も多くいるでしょう。
しかしプレゼンテーションは、会社で働く以上、多くの方が経験することです。
そしてプレゼンテーションが上手くなると、社内でも重宝されたり一目置かれたりして、自分自身の活躍のチャンスが広がっていきます。なので、プレゼンテーションのコツを把握しておくことは大切なことです。
それが難しいと感じる方もいるかと思いますが、少しのポイントに注意するだけでも大きくプレゼンテーションの印象が変えられるので、その方法を紹介します。
資料をそのまま読むのはNG！？
プレゼンテーションを行う場合、資料に書かれている内容をそのまま読めばいいと考えている方も多くいます。資料に書かれている内容しか述べないのであれば、プレゼンテーションを行う意味がありません。
最も意識しないといけないのは、資料に書かれている内容をそのまま読むのではなく、何を伝えたいのか相手に伝わるような話し方をすることです。
プレゼンテーションにおいて大切なことは、聞き手の印象に残ることです。
例えばプレゼンテーションを行うときには、発表するページの結論から述べるようにしましょう。最初に結論を述べることで、「なぜこのような考え方になったのか？」と、聞いている側に興味を持ってもらえます。
そして、スムーズに発表ができるようにするためにも、プレゼンテーションの前に練習をすることを忘れてはいけません。何度も練習を繰り返すことで、落ち着いて発表をすることができるようになります。
当たり前のことですが、途切れることが多い話し方だと聞き手の印象には残りません。
具体例を出すとわかりやすい
実際にプレゼンテーションを行う場合、調べてわかったデータだけを発表する方もいます。
ですがデータをそのまま発表するのではなく、具体例を出すことも必要です。
具体例を出すことが大切な理由の1つに、相手に伝わりやすくなるという点が挙げられます。
例えば小学校1年生の算数で「1+1」という計算を学ぶとき、りんごが1個とみかんが1個というように、他のものに置き換えて具体的に考えさせる方法が取られることもあります。果物に置き換えることによって、勉強に興味を持ってもらいやすくするだけではなく、理解もしやすくなるからです。
プレゼンテーションの場合も学校教育と同じで、具体例を出すことで理解してもらいやすくなります。
またプレゼンテーションにおける具体例を提示する方法には、他のものに置き換える方法のほかに、過去にあった事例を提示する方法もあります。
実際に起きたことをデータとして提出することによって、説得力のあるプレゼンテーションを行うことができます。このとき、間違った情報を発表しないように情事実関係の確認を徹底し、発表するときにも情報源を明示するようにしましょう。
質問の時間も忘れずに確保
プレゼンテーションにおける大切なポイントの1つが、時間配分です。
1ページあたりの発表時間の目安は約3分とされる場合が多いです。これより長すぎたり短すぎたりすると、聞く側にとっては理解しにくいものになる恐れもあります。とは言っても、まだプレゼンテーションの資料作りに慣れていないころには、1ページにどれくらいの内容を入れれば良いのかがわからずに苦労するかもしれません。
そこで最初のうちは、発表の練習と資料作りを同時進行で行うのも1つの手です。何度も練習をすることで、発表にかかる時間を考えたうえで資料を作っていけるようになります。
また、発表の全体を通して質問の時間を確保することも忘れないようにしましょう。
質問の時間と言われると、プレゼンテーションの最後にだけ用意すればいいと考えがちですが、プレゼンテーションの時間が30分程度かかる場合には、聞き手が途中で飽きてしまうことも考えられます。
発表の時間が長いときは、各テーマごとに質問の時間を用意することも大切です。
できることから始めよう！
プレゼンテーションにもいくつものコツがあるのですが、それらを最初からすべて駆使して発表ができるという人はいません。すべてのコツを実践しようと思うのではなく、まずは自分にできることから始めていくことが大切です。
そして最初のころはうまくできなくても、回数を重ねることでより良い発表ができるようになります。
その上達には、1回プレゼンテーションが終わるたびに、自分の良かった点と悪かった点を振り返って次に活かしていくという姿勢も大切です。