人前で話すのが苦手なので、プレゼンテーションをするのが嫌だと思っている方も多くいるでしょう。ですがプレゼンテーションというのは、会社で働くなら多くの方が経験することです。
そしてプレゼンテーションが上手くなると、会社で活躍できるチャンスを広げられます。自分自身の活躍のチャンスを広げるためにも、プレゼンテーションのコツを把握しておくことが大切です。
難しいと感じる方もいますが、少しのポイントに注意するだけでも大きくプレゼンテーションの印象が変えられます。
資料をそのまま読むのはNG！？
プレゼンテーションを行う場合、資料に書かれている内容をそのまま読めばいいと考えている方も多くいます。資料に書かれている内容しか述べないのであれば、プレゼンテーションを行う意味がありません。
資料に書かれている内容をそのまま読むのではなく、何を伝えたいのか相手に伝わるような話し方をすることが大切です。
例えばプレゼンテーションを行うときには、発表するページの結論から述べるようにしましょう。最初に結論を述べることで、なぜこのような考え方になったのかと聞いている側に興味を持ってもらえることにつながります。プレゼンテーションにおいて大切なことは、聞き手の印象に残ることです。
当たり前のことですが、途切れることが多い話し方だと聞き手に伝わりにくくなります。スムーズに発表ができるようにするためにも、プレゼンテーション前に練習をすることを忘れてはいけません。何度も練習を繰り返すことで、落ち着いて発表をすることにつながります。
具体例を出すとわかりやすい
実際にプレゼンテーションを行う場合、調べてわかったデータだけを発表する方もいます。ですがデータをそのまま発表するのではなく、具体例を出すことも必要です。具体例を出すことが大切な理由の1つが、相手に伝わりやすくなるという点です。
例えば小学校1年生の算数で「1+1」という計算を学ぶとき、りんごが1個とみかんが1個というような具体例を出しています。果物に置き換えることによって、勉強に興味を持ってもらいやすくなるだけではなく理解しやすくなります。
プレゼンテーションの場合も、学校教育と同じで具体例を出すことで理解してもらいやすくなります。またプレゼンテーションにおける具体例の場合には、過去に合った事例を探してみるのも1つの手です。実際に起きたことをデータとして提出することによって、説得力のあるプレゼンテーションを行うことにつながります。
事例を出す場合には、間違った情報を発表しないように事実関係の確認を徹底しましょう。
質問の時間も忘れずに確保
プレゼンテーションにおける大切なポイントの1つが、時間配分です。1つのスライドの発表時間は、長すぎても短すぎてもいけません。そこで1ページあたりの発表時間の目安が3分だという点を押さえておきましょう。
まだプレゼンテーションの資料作りに慣れていない場合、時間配分の仕方がわからずに苦労する方も多くいます。そこで最初のうちは発表の練習と資料作りを同時進行で行うのも1つの手です。何度も練習をすることで、発表にかかる時間を考えたうえで資料を作っていけるようになります。
また発表時間の合計について考える場合には、質問の時間を確保することも忘れないようにしましょう。質問の時間と言われると、プレゼンテーションの最後の時間にだけ用意すればいいと考えている方もいます。
ですがプレゼンテーションの時間が30分程度かかる場合には、途中で聞き手が飽きてしまうかもしれません。そこで発表の時間が長い場合には、10分に1回の頻度で質問の時間を用意することも大切です。
できることから始めよう
プレゼンテーションには、いくつものコツが存在しています。ですが最初からすべてのコツを駆使して発表ができる方はいません。
そのためすべてのコツを実践しようと思うのではなく、まずは自分にできることから始めていくことが大切です。最初のうちはうまくできなければ、コツを駆使して回数を重ねることでより良い発表ができるようになります。
1回のプレゼンテーションが終わったら、自分の良かった点と悪かった点を振り返って次に活かせるようにしましょう。