仕事をしていると、確認や承認をしてもらうため、上司にメールを送ることがたくさんありますよね。そんなとき、「メールを送ったのになかなかレスをもらえない」「レスがこなくて仕事が進まない」と、やきもきしてしまうことはありませんか？
上司は忙しいから仕方ない・・なんて思いがちですが、ちょっと待ってください。もしかするとあなたのメールの文章がとてもわかりにくいものになっているのかもしれません。
ぜひ、以下の3つのコツを意識してメール上手になりましょう。きっと仕事がスイスイ進むはず！
上司からすぐにレスをもらえるメール術３つのコツ！
コツ① 承認/確認してほしい内容は1番初めに
「イベント用の商品が足りなくなってしまった。追加発注したいので、上司に承認をもらいたい」
こんなとき、経緯から書き始めて、最後に追加発注を承認してほしいという内容を書いていませんか。
例えば、
＜タイトル＞○イベントの商品について
1、集客見込みが予想を上回ってしまった
2、このままだと○個足りなくなる
3、だから○個追加発注することを承認してほしい
このように経緯からダラダラと書き始めると、上司は自分が何を承認すればよいのか、最後まで読まないとわかりません。これではメールを読み飛ばされてしまう可能性があります。
ではどのようにすればよいか。
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＜タイトル＞○イベントの商品追加発注の承認依頼
1、 商品の追加発注を承認してほしい
2、 必要なコスト
3、 経緯
・集客見込みが予想を上回ってしまった
・このままだと○個足りなくなる
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こちらの流れだと、すぐに何の件なのかわかります。何の件なのかわからないまま読み進めなくてよいので、上司の頭に入りやすいです。
小見出しをつけて箇条書きにするなど、ぱっと見て読みやすい構成にすることも大切です。
コツ② Yes/Noで答えられる
「商品に不具合が発生してしまった。対応を上司に相談したい」
こんなとき、「どのように対応すればよいでしょうか」ということのみをメールに書いていませんか。
例えば、
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＜タイトル＞商品不具合の対応について
1、 商品不具合の内容
2、 どのように対応すればよいでしょうか
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これでは上司が対応案を考えなければなりません。たださえ忙しい上司はすぐにとりかかれないことが多く、後回しになりがちです。
ではどのようにすればよいか。
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＜タイトル＞商品不具合の対応について承認依頼
1、 商品不具合の内容
2、 自分で考えた対応案
3、 2が良いと考えている理由
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このように、問題に対する対応案を自分で考えた上でメールを送れば、上司はこの対応案に対してYes/Noで答えることができます。上司が自ら対応案を考える時間を省けるので、メールを見てすぐに判断をすることができます。
対応案だけでなく、なぜその案が良いと考えているのかの根拠をしっかりと伝えることも大切です。
コツ③ 選択肢を挙げる
「取引業者に問題があるため、業者を変更することを上司に承認してほしい」
こんなとき、「現在の業者から、A業者に変更したいがよろしいでしょうか」ということのみをメールに書いていませんか。
例えば、
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＜タイトル＞○商品の業者変更について承認依頼
1、 ○商品の発注をA業者に変更したいので承認してほしい
2、 現業者の問題点
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これでは上司から見ると、現業者を変更する必要があることは理解できますが、A業者がベストな選択であるのか疑問が残り、すぐに判断ができません。
ではどのようにすればよいか。
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＜タイトル＞○商品の業者変更について承認依頼
1、 ○商品の発注をA業者に変更したいので承認してほしい
2、 現業者の問題点
3、 新しい業者の候補
・A業者 メリット： 納期・品質とも良好
デメリット： コストは中程度
・B業者 メリット： 納期はとても早い・コスト安い
デメリット： 品質に懸念
・C業者 メリット： 品質はとても良い
デメリット： 納期が遅れがち・コストは中程度
自社の要求水準から見てA業者がベストである
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このように、複数の選択肢とそれぞれのメリットとデメリットが整理された上での解決案（変更すべき業者）が明確になっていると、上司はベストな選択肢をすぐに判断できます。
このときに大切なことは、必要とされる要素が網羅された選択肢になっていることです。上記の例であれば、納期と品質とコストです。この３つのいずれかが網羅されていないと、例えばコストに関して書かれていないと、上司は「ではコストはどうなんだろう？」と疑問が残り、すぐに判断できません。
メール上手すなわち仕事上手
いかがでしょうか？
上記の３つのコツはメール術として紹介しましたが、根底にあるのは仕事術です。
上司にすぐにレスをもらうメールを作るためには、そのために必要な情報を集め、調べ、自分でベストな判断をしなければなりません。そして一番重要なのは、いかに上司の時間を無駄にせず、短時間で確認/承認をしてもらうかという相手（上司）に対する思いやりです。仕事の基本は相手（お客様・同僚・上司・関係者）に尽くすこと。ぜひ、メール術のエッセンスを身につけて仕事力を上げましょう。その結果、きっとたくさんの笑顔に貢献できるはず。