"働き方改革"というキーワードを耳にすることも多いと思います。これは、これまでのようにダラダラと長い時間をかけて仕事をするのではなく、決められた時間内に目標の仕事を完結させるという、就業時間よりも成果を重用視している仕事のスタイルとも捉えられます。
短い時間の中で効率的に仕事を進めていくためには、今までの働き方の常識にこだわらず、大胆に仕事の進め方や考え方を変えていくことも必要になります。しかしそれには、決して特別なスキルや方法などは必要とせず、ちょっとした取り組みだけで仕事の大幅な効率アップが図れるのです。その方法とは・・・？
スケジュール管理は月単位、週単位で行う
もしあなたが、会社に来て1日の最初の仕事が「その日のスケジュールを立てること」だとしたら、とても無駄な時間を費して、非効率な日々を過ごしてしまっているかもしれません。もちろん、どのような仕事でも決められた締切期日に間に合わせるためのスケジュール管理は必要ですが、大事なことはその日の予定を組むことだけではなく、月単位、週単位でのスケジュールを組み立てることなのです。
つまり長期的な期間からスケジュールを考えていき、その目標や締切りの期日に合わせて、その日に行うべき仕事の組み立てを行うべきなのです｡
よりスムーズなスケジュール管理のために予備日を作る
そのうえで理想的なのは、週単位のスケジュールの中で1日程度の予備日を設けておくことです。たとえどんなに緻密に立てられた計画やスケジュールだとしても、突発的な仕事や想定外のトラブル等でスムーズに進まないこともあるからです。
この予備日があれば、遅れた仕事のペースを取り戻すためにも使えますが、もし予定通りの進捗ができているのであれば、より前倒し的なことも可能ですし、新しい仕事にチャレンジすることも可能です。
逆算的してスケジュールを組み立てる
スケジュールを組み立てる上で、もう1つ取り入れたいスケジュールの管理手法は逆算的に計画することです｡
仕事のスケジュールを計画する時によく使われる方法は、スタート期日から各イベントを組み合わせていき、仕事の完成にどの程度の日数が必要なのかを把握するという組み立て方です。しかし、このようなスケジュールの管理方法では、締切期日を大幅に超えてしまうリスクを発生させることになります。
では、そのようなトラブルを防ぐためにはどのような方法を取るべきなのでしょうか？
それには、スケジュールを逆算して管理することが最適なのです｡
締切の期日から逆算していき、いつまでにどのようなイベントがあって、その積み重ねをどの時点でまとめるのかをスケジュールの締切りの期日から逆算して予定を組みこんでいくのです。そうすることによって、その月に行うべきことや、その週のイベントが大きな仕事にどのように繋がっていくのかも把握しやすくなっていきます。
結果、月単位、週単位でやるべき作業内容の趣旨が理解できるようになりますし、明確な目標にもなるので、週、月の中での作業を確実に完了させる創意工夫も生まれやすくなります。
仕事をメンバーに任せて、さらに効率アップ
立てたスケジュールを確実にこなすうえで、どうしても時間的に締切期日に間に合そうもない無理なスケジュールが要求させるケースも現実的に発生することも少なくありません。だからと言って、残業をして仕事を完遂させるというのも、なるべく避けたいですよね。
このような時は分業することで締切に間に合わせることができないか？を考えてみましょう。つまり、チーム内のメンバーに協力や支援を求めて、他の人に任せられる仕事は完全に任せてしまい、やらなければいけないイベントを同時に並行しながら進めていくのです。そして、最後にそれぞれのイベントを繋ぎ合わせることで、全体を通して一つの仕事として仕上げていくわけです。
ここで肝心なことは、仕事の最小単位であるイベントを人に任せたりお願いする時は、必ず仕事の全体概要を説明して、どの部分のパート（イベント）なのかを理解しておいてもらうことです。そうすれば、仕事を任せたメンバー自身の仕事に対するモチベーションの維持にも繋げることができます。
スケジュール管理をマスターして、働き方改革を！
どんな仕事にも必ず始まりと同時に終わりがあります。そして、仕事を予定通り完了させるためには、スケジュール管理が一番大切なことです。スケジュールを逆算して管理していくことで、期日までに完了させるだけでなく、より付加価値の高い仕事も創造することができるようになってきます。
不要な残業を避けるためにも、そしてより良い成果を挙げるためにも、長期的な視点でスケジュール管理していき、1日の行動に落とし込んでいくという方法を取り入れてみてください。