今は、職場でメールを使うことが当たり前の時代になりました。
しかし、残念ながら「メールを正しく使えない」という人も珍しくありません。
SNSの普及により、若者世代では正しいメールの送り方を知らず、入社してから戸惑うといった声もあります。
メールは、送り方や書き方次第でその人が仕事ができるかどうか判断されやすいものでもあります。
どうせなら、「仕事ができる人」といった印象を持たせるメールを書きたいですよね。
ここでは、そんなメールを書くためのコツをご紹介します。
メールを作成する前に確認しておきたいポイント！
●メールのメリット・デメリットを知る
メールは今は仕事に欠かせないツールではありますが、メールは全てにおいて万能という訳ではありません。
メールの主なメリットは「手軽に送受信できる」「必要な時に読める」「必要な時に検索ができる」「データを添付できる」点です。
逆にデメリットは「相手が読んでくれたかが分からない」「微妙なニュアンスが伝わらない」などが挙げられます。
まずは、そういったメールのメリットデメリットをしっかり理解して使いましょう。
●メールだけでは済ましていけない内容もある
メールだけで済ましてはいけない内容があります。
例えば、すぐに指示を仰がなくてはいけないような「緊急の内容」であったり、「自分に大きな落ち度がある謝罪」「遅刻・欠勤連絡」などが挙げられます。
メールで送っても良い内容かを一度考えてから送るようにしましょう。
●送信者名の設定をしておく
メールを相手が受信すると受信箱には「送信者名」「件名」「日時」が表示されます。
その際に自分が設定しておいた「送信者名」が表示されますので、きちんと自分の名前を設定しておきましょう。
設定方法はお使いのメールによりますので、それぞれの設定方法をインターネットなどで検索して設定しておきます。
●TO、CC、BCCを知る
メールは一度の送信で複数人に送る事ができます。
宛先(TO)
「誰に宛てたメールか」が分かるよう一番上にあります。
送る相手のアドレスを入力しましょう。
BCC
２段目にあるのが「BCC」です。
これは、宛先以外にこのメールを共有したい人物のアドレスを入力します。
TOに指定した相手にも、CCに誰が入っているか（誰に送信しているか）は見えますので、受信先の方に「CC」に入れた相手のアドレスを知られても問題ない場合に使います。
CC
３段目にあるのがCCです。
「BCC」と同じく複数人に送るためのものですが、一番の違いはTOに入力した相手に「BCC」に入力したアドレスは表示されないという点です。
メールの文章構成を押さえて作成しよう！
メールを書く場合は、まず「件名」を書き、本文は「宛先」「挨拶」「名乗り」から始まります。
特にLINEなどのSNSに慣れた世代は、これらを全て飛ばしてしまう傾向があります。
極端な例ではありますが、大学の教授に対してこれら全てを飛ばして、いきなり内容から入るようなメールを書く学生も多いようです。しかし、それをビジネスでやってしまうと信頼を失ってしまいますので、しっかり構成を理解して送信しましょう。
●件名
簡潔に分かりやすく書きましょう。
「システム打ち合わせ日程の件」など。
●宛先
宛先を書く場合は、相手の部署も合わせて書くようにしましょう。
例えば、「海外事業部 ○○部長」のように、相手が所属する場所まで書いてあると丁寧です。
●挨拶
挨拶は、社外の場合「お世話になっております」社内の場合は「お疲れ様」と始まるのが一般的です。
●名乗り
会社の正式名称と所属部署。その次に名前を書きます。
「株式会社○○佐藤太郎です。」
初めての場合には「・・と申します。」としましょう。
●メールを送った主旨を伝える
ここまで来ましたら、メールを送った主旨を簡潔に説明します。
「打ち合わせの日程についてのご相談でメールをお送りしました。」など
●詳細内容
簡潔で伝わりやすい文章を意識して書きましょう。
内容考えて、適切なタイミングでメールを送る
アポイントを取るときや足を運んでもらったお礼を伝えるときなど、メールは様々なシチュエーションで役立ちます。そのようなシチュエーションに応じ、適切なタイミングでメールを送る必要があります。
例えば、アポイントを取るならば相手の事情も考慮し、数日前にはメールを送らなければなりません。
いきなり「今日か明日」と言うメールはいただけません。
足を運んでもらったお礼を述べるならば、その日のうちにメールを送る必要があります。
翌日以降になってからのお礼のメールはタイミングを逃していますので、ありがたみがなくなります。
このように、メールは適切なタイミングで送るということに注意をしなければいけません。
また、時としてメールではなく電話の方が良いと言う場合もあります。
例えば、緊急事項を伝えるときなどは電話の方が良いですね。
メールでは、相手にいつ見てもらえるか分からないと言うことを自覚しましょう。
緊急事項を伝えるときにメールを送ってしまえば、必要な時に内容がしっかりと伝わらない可能性も考えられるのです。
来たメールにはすぐ返信を
また、先方からメールを受け取った場合、そのメールを読んだという旨を返信をする必要があります。
SNS等は既読機能がありますが、メールにはそのような機能がありません。
また、受け取った側が「承知いたしました」といった旨をしっかり相手に伝えると言うこともマナーの1つです。
メールと言うのは一方的な要素が強く、仮に大切な内容をメールで送ったとしても読んでもらえなければ意味がないものでもあります。
大切なメールほど、しっかり読んでもらえたか気になりますよね。
もしも相手から「メールは確かに受け取りました」と言う返信を受け取れば、やはり安心しますし、相手の信頼感も増します。つまり、信頼関係を構築するためにもメールの返信は重要なのです。
また、このメールの返信もタイミングを逃さないよう、早めに送信しなければなりません。
メールを読んだ次の日ではなく、読んだときに返信をしましょう。
メールチェックはビジネスでは欠かせないマナーです。
しかし、もしも自分が大切なメールを送る場合、相手に1本電話を入れることも配慮の1つです。
メールはコンピューターで処理されますから、もしかしたら迷惑メールフォルダに入ってしまうかもしれないし、もしかしたらきちんと送信されていないと言う可能性も考えられるのです。
先程、内容によってはメールではなく電話をした方が良いという話をしましたが、大切なメールを送る場合は電話を入れ、メールを確認してもらえるようにお願いすることも大切です。
さいごに
ビジネスにおいて、メールの書き方は大切です。
会ったことがない人であったとしても、メールのやり取りで「この人は仕事ができそう」「この人は仕事ができなさそう」ということは容易に判断されてしまいます。
ですので、まず同僚や上司等のメールに目を通し、良いお手本を見て真似ていきましょう！