社会人1年目のとき最初はメールをどうやって返信したらいいのか、どういう文面で送ればいいのか分からず、不安を抱えながらメールのやり取りをしているものです。
ビジネスメールのサイトを検索したり、メールを返すのに時間がかかってしまう人もいるのではないでしょうか。
今回はビジネスメールの書き方について少しだけアドバイスをします。
目次
?社内のメールのやり取りの宛名は「○○さん」でＯＫ？
メールのやり取りが心配な理由は、失礼にならないかとか、ビジネスマナーがなってない奴だと思われたくないからではないでしょうか。
それだけで良い心がけです。
最初から俺はメールくらい分かっていると思って、何も調べないでやり取りするよりも全然しっかりしていると思います。
最近では、社内でのメールのやり取りでは、宛名を「○○（苗字）さん」というところも増えてきています。昔はほとんどの「○○様」「○○課長」など社内であっても、形式ばった宛名にしていました。会社のルールに社内は従いましょう。
ただ、本来はしっかり上下関係を示すためにも同僚への敬意を示すためにも「○○様」「○○課長」の方が気持ち的には誠意を示せていい気がします。何でもフラットにすればいいものではないように思いますが、とにかく会社ルールに従うことが重要です。
社外のメールのやり取りの宛名は「○○さん」？「○○様」？
ただ、社外は「○○様」にしましょう。それから会社や店舗に送る際は「○○店 御中」「○○株式会社 ○○部 御中」というように御中をつけましょう。
社内で宛名が「○○さん」だからって、社外の人に「○○さん」としたら、見下している感じが出てしまって失礼にあたります。
あとは、失礼にあたることは、「ご苦労様です」など目上の人が使う言葉は取引先の人にメールすることです。取引先には「お世話になっております」とメールでは挨拶しましょう。
書き出しさえ間違えなければ失礼になることはありません。
例）
○○株式会社 ○○様
お世話になっております、
○○株式会社○○でございます。
上記のようにメール本文ははじめれば問題ありません。
それから件名の書き忘れには注意をしましょう。件名がないメールはビジネスメールではありません。ちょっと怖いです。一瞬びっくりするので、忘れないようにしましょう。
メールの文面で失礼がないか不安で時間がかかってしまう
メールの文面が、丁寧であるか、失礼がないか、敬語に間違えないかなどを確認して、サイトで検索などして調べていたら時間がかかってしまいます。
仕事はスピードの方が求められることが多いです。そのような時は、内容が伝わりやすいかどうかの方が重要です。
イチイチ調べている時間があったら返信してしまいましょう。ちょっとした失礼があれば、電話で謝れば大丈夫です。他社の相手も、同じように若いときがあったんですから。
＜ポイント＞
・文章が一文一文長すぎないこと
・わかりやすいこと
・全体的に長すぎないこと
ただ、重要な取引先の相手や契約やお金にかかわる重要な案件のメールは、何歳になっても失礼がないか、文面に不備がないかは確認します。時間をかけます。
若いうちは何が重要なメールを理解するための期間ですし、そんな危険なやり取りは草々任せません。
メールのやり取りはわかりやすいことが重要
もちろん非常識なメールはＮＧです。でも宛名を「○○さん」としてしまったり、名前や商品名を間違えたりすることさえしなければ基本的には大丈夫です。
です・ます調で丁寧な文面で、要点がわかりやすいメールを送ればＯＫです。
あと改行をきちんとしておくことです。改行をしないとメールは本当に読みにくいです。
読み返して、伝わる文章であれば良いでしょう。心配なら最初の方は上司の人に確認してもらいましょう。百聞は一見にしかずです。