訪問時のビジネスマナーを考える
はじめてのお客様を訪問する時には、色々な緊張が伴うものです。 私もそうでした。
相手先へ訪問する際は社会人として守るべき必要最低限のビジネスマナーというものがあります。
訪問時のビジネスマナーをしっかりやっておくことで、緊張を和らげられますし、訪問した相手に対しても、良い印象を与えることにもなります。
今回は訪問時のビジネスマナーを今一度振り返ってみるきっかけとなればと思います。?
アポイントで必ず伝える事
まずは、訪問する前に必ずアポイントメントを取ります。
アポイントの内容としては、訪問する「目的」・「日時」、そしてお伺いする「人数」 ことを相手にきちんと伝えて理解をしてもらうことが、アポイントを取る時の大事な項目となります。
「目的」が伝わらないままお会いしても相手の時間を無駄に奪ってしまうことになりかねませんので、今回話したい内容を担当の方にお伝えし、その話であれば時間を空けるに値すると理解頂ければ、時間も余裕をもってご用意いただけますし、実際訪問した際にはスムーズに話すことが出来ます。
お互いにとって大切な事ですので、ここは念入りに伝えましょう。
「日時」は相手の都合もありますので、電話で話しながら設定します。
「来週の〇曜日午後はご都合いかがでしょうか？」とかある程度日時を絞ってお伝えすることで、先方は選択しやすくなりますので、自分の予定で
空いている日を前もって確認して、相手の都合と照らし合わせて日程を決めていきます。
ある程度日程の選択肢を提示しますが、こちらが貴重な時間を頂く立場ので、相手に負担のないよう配慮する気持ちを忘れずに。
「人数」を伝えておくことで、相手も心構えですとか準備が出来ますので、自分１人ではない場合は特にお伝えしておいた方が良いです。
また、初めて訪問する場合は、「住所」やビルでしたら「何階」にお伺いするのか。相手のお名前はもちろん「部署名」もしっかり聞いておきましょう。
資料は余裕をもって用意
アポイントが設定できましたら、その時に使う「資料」などを準備しておきましょう。
相手が何人参加するかによって、資料の必要部数を用意しておくことになります。
急きょ相手先の人数増えるというケースもよくありますし、検討頂く際には、他の方に提案する資料として使って頂けますので、そんな時に対応出来るよう「余裕を持った部数」を準備しておきます。
訪問先の企業を調べておく
これに加えて、相手企業のことをあらかじめ「下調べ」しておくことも必要です。
アポを設定する際にも調べているかとは思いますが、更に詳しく相手を知っておきましょう。
訪問時お話しする時も自社を調べての話題ですと相手も嬉しく感じますし、失礼のない会話をすることが出来ます。
最近はインターネットで企業のホームページに掲載されておりますので、そちらを見ておきます。
お勧めなのは「事業内容」などに加えて「経営理念」なども見ておくと相手の会社を知るのには良いです。
訪問先では
訪問する時には、先方の受付に対して「自社の氏名」を伝えると共に、「相手の部署名」もきちんと伝えることが大事です。
その時にどのような目的で訪問したのか、そして、「あらかじめアポイントを頂いていること」も受付で伝えることが必要です。
例としては「株式会社〇〇の〇と申します。〇〇部署の〇〇様と〇〇の件で〇時からお約束をさせて頂いておったのですが、、、」という感じです。
受付を済ませて、打ち合わせコーナーあるいは会議室に通されてからは、しばらく待つことになります。
お茶等を出して頂いた際には「お礼」を伝えるのを忘れずに。
担当の方がいらっしゃるまでに資料や名刺をスムーズに出せるように、準備をしておきましょう。
実際にお客様と相対することになった時には、立ち上がり、名刺交換を行います。
更に時間をいただいたことに対しお御礼を申し上げます。
商談
そのから本格的な相談となるのですが、いきなり本題に入るのではなく、まず、雑談的な会話で、その場の雰囲気をなごやむよう配慮します。
こちらも緊張しておりますが、相手もまた同じく緊張していますので、事前に調べておいた相手の情報を元にですとか、他愛のない話で構いません。
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ここから本題となるわけですが、商談については資料に基づき簡潔明瞭に起承転結を意識しながら、説明を進めていきます。
また、一方的なこちらからの会話をするのでなく、相手の話を聞くといったスタンスも忘れてはなりません。
時には、相手からの質問に対して答えることができないこともあるでしょう。
この時には、適当な回答をするのではなく、一旦、持ち帰って改めて調べて回答することも大事です。
一通り商談が終わると、最後に商談議事の内容をきちんと相手と共有して終わりにします。
この際に後から議事録といったことを文章もしくはメールで先方に、送ることにより信頼感が高まります。
そして、退社する時にはきちんと御礼をしてからお客様の所からを退出してください。
一旦、会社に戻ってからは、商談の時間もらったことに対する御礼のメールを送ったり、宿題があれば、それをいつまでに回答すると言ったことを相手に返信することも信頼感を作ることになります。
このようなことが訪問時のビジネスマナーです。