規定の就業時間までに仕事がどうしても終わらなければ、残業をしないといけません。
明日まで持ち越しても特に問題がなさそうな仕事なら、残業せずに退社して良いのかもしれませんが、その日までがリミットの仕事、あるいは明日以降に持ち越すことでスケジュールがタイトになってしまうようなら、残業してでもその日のうちに片付けておくのが理想です。
ただ、残業は基本的にしたくないですよね。残業をすれば身体も心も疲れますし、会社にとっても残業代は人件費になります。日本は残業を積極的に行うべしの風潮が強いですが、働き方を見直すようになっているのでその風潮もだいぶ変化してきています。
そこで、どうしてもやむをえない場合の残業にはどう取り組めば良いのか、残業に対するビジネススキルをしっかり覚えておきましょう。
残業はとにかく時短を意識して効率を優先
残業をする前は、どれだけの時間で終わらせるのかをまず決めてしまいましょう。いつまでに終わらせるのかを決めていなかったら、ついダラダラと仕事に向き合うことになりかねません。
残業を行うということは、それまでに何時間もすでに働いてしまっています。そのため集中力は途切れやすくなっていますし、ミスする可能性も高いです。そんな中散漫な意識でダラダラと仕事をするのは、あまり良いことではありませんし、とても効率的とは言えません。
そのため、まずどれぐらい残業するのかの時間の目標を定め、その時間までに終わらせるようにしましょう。
目標となる時間は、仕事量に対して少し短めに設定するのが理想です。そうすることで「どうやったら残った仕事を効率的に終わらせられるのか」を、真剣に考えるようになります。
残業をする時はすでにヘトヘトになっていることも少なくありませんが、だからこそ最後の気力を振り絞って全力で仕事に取り組むようにしましょう。そうすることが結果的に残業時間の短縮につながり、効率的な残業を実現できます。
残業する前に仕事のポイントについてわかる人から聞いておく
残業をしている時「この件はどうすれば良いんだっけ」と立ち止まることもありますよね。その仕事をしっかり把握している人は特定の担当者や上司だけ、ということもあります。通常の勤務時間内なら、対面なり内線なりでコンタクトをとって直接聞けば済む話です。しかし、残業となると勝手が違ってきます。
もし連絡を取りたいとしても、仕事を把握している人がすでに退社していることも十分に考えられます。それでは残業したくても、仕事をそれ以上進めることが難しくなってしまいます。
苦し紛れに同じように残業している他の人に聞こうにも、曖昧に答えを返されることは少なくありません。そんな曖昧な答えを頼りに仕事を進めるのはリスクがありますし、聞かれたほうもそれで責任を背負わさせるのは迷惑でしょう。
そして、そうこうしている内に、時間がどんどん過ぎてしまいます。
この状況を回避したければ、残業する前に仕事のポイントをわかる人にあらかじめ聞いておくことが大切です。聞いておけば仕事の分岐点にさしかかっても、どう判断すれば良いのか迷わないで済みますし、むしろ指示があればその通りに進めていけば良いだけです。
すべての社員が、残業を行うわけではありません。
会社にもよりますが、残業をする人はやはり少数派でしょう。それだと残っている人の中で仕事の進め方を決めないといけないわけですから、残業をするうえで重要なポイントは、わかる人にあらかじめ聞いておくなどの準備をしっかりしておくことです。
毎日が残業になるようなら業務の見直しを行う
もしも毎日が残業になってしまうようなら、業務の根本的な見直しを行う必要があるといえるでしょう。
業務の進め方は一人で勝手に決められるものではありませんから、単独で取り組むことではありません。ですが、実際に仕事を行っている現場だから気付くこと、残業をどうやったら減らせるかについて、何かしらの改善策が出せるのではないでしょうか？
残業が続いているからといって、部署や会社全体で業務の見直しがすぐ行われるとは限りません。しかし、とりあえず個人レベルでできる業務の効率化があれば、それを実践したほうが良いです。たとえ5分10分でも構いませんから、残業時間を減らせるようなアイデアを出していくようにしましょう。
毎日が残業続きになると、それがだんだんと当たり前に思えてきてしまいますが、それは仕事が非効率化していることに他なりません。繁忙期で単純に仕事が多い時はしかたがないにしても、単なる通常業務が残業ありきになっているようでは、お世辞にも働きやすい環境とは言えないです。
ですので、残業を減らせるだけのアイデアがあるなら臆せず提案していくべきですし、できることがあるならアグレッシブに実行していくのがベストです。
残業とどう向き合うかで労働時間がかわる
仕事の都合上、残業が避けられないことはよくあります。工夫を入れる余地がないくらいシビアな残業も、働いていればよくあることです。ただ、残業との向き合い方をしっかり考えることで、場合によっては残業の負担を減らすことができますし、残業の効率を改善することも可能です。
残業を本気で何とかしたいと思っているのであれば、
・残業時間の目標を決めて時短を意識する
・仕事のポイントをわかる人にあらかじめ聞いておく
・残業削減のためのアイデアを積極的に出す
などが大切です。
これらのビジネススキルで、残業の負担をなるべく軽減させていきましょう。