仕事中に誰かと会話する時は、内容をよくまとめてから話すことが大切です。休憩中の雑談なら何も気にすることなく話して構わないのですが、仕事中となればそういうわけにはいかないですよね。
たとえば仕事の進捗状況を上司に報告する際、長々と話していたのではうんざりされてしまうことでしょう。上司は基本的に仕事をいくつも抱える身ですので、部下からの報告が簡潔でないと困ってしまいます。
今は会話だけでなくパソコンやスマホなどのツールを使ったコミュニケーションも増えてきていますが、それでも口頭で会話をする機会はまだまだ多いです。
そこで、仕事中に人と会話をする時どんなことに気をつければ良いのか、そのビジネススキルを紹介していきましょう。
5W1Hで内容をまとめてから話す
５W1Hとは「いつ」「どこで」「だれが」「なぜ」「なにを」「どのように」という言葉の総称です。
これを会話の中に的確に組み入れることで、相手に内容をしっかりと伝えることができます。この5W1Hが優れているのは「内容に無駄がない」という点です。
これら以外のことをたくさん含めてしまったら、どうしてもダラダラした内容になってしまいますよね。それでは相手から「言いたいことは何なの」と、呆れられてしまいかねません。これが立場の同じ同僚ならまだしも先輩や上司や顧客だったら、会話の至らなさにため息をつかれてしまうことでしょう。それでは残念です。
ですので、まずは5W1Hを意識し、伝えたいことをシンプルにまとめられるように努力していきましょう。
そして、それができるようになったら、5W1Hの中からさらに省けるところを探し出すことで内容がもっと簡潔になりますよね。余計な言葉をどんどん省いていけば、そのほうが言葉を聞いた相手は内容の理解がしやすくなります。内容の理解がしやすくなれば、伝達ミスも防げます。
また、時間の節約はもちろんのこと、コミュニケーションが原因のストレスも少なくなります。ですから、会話をする時は5W1Hで内容をまとめ、そこからさらに言葉を省けば、非常にシンプルでありながら相手にきちんと理解してもらえるような伝え方ができます。
たとえこれができたとしても、周りから表立って褒められるようなことは基本的にないでしょう。
しかし、できる同僚、できる部下だと無意識的に認められやすくなります。内容を簡潔にまとめて話せる人はそれだけで信頼を得られやすくなりますから、地味なことかもしれませんがソツなくできるようにしておいたほうが仕事で評価されやすいのは確かです。
相手のタイミングを見計らってから話す
いくら5W1Hを意識して話す内容をしっかりまとめていたとしても、話しかけるタイミングを間違えていたらすべてが水の泡です。
たとえば、相手がトラブルの緊急対応中だったとしたら、そのトラブルに関係すること以外の会話はほとんど聞き入れてもらえないでしょう。話しかけても「今は忙しいから後にして」といわれてしまうのが目に見えています。
それでも割って入らなければいけないほど緊急の要件ならしかたないですが、そうでない場合はタイミングをしっかりと見計らい、お互い心に余裕がもてる状態で話すようにしましょう。
もしも相手がどんな状況なのかわからない、どんな心境なのかわからない時は「今お時間いただいてもよろしいですか？」「○○の件でお話したいことがあるのですがお時間は大丈夫でしょうか？」と、最初に断りを入れてから話すようにしましょう。もしも相手が聞ける態勢でないにもかかわらずいきなり呼び止めて話始めても、会話は上手くいきませんよね。
ですから、まずは相手のタイミングをよく見計らい、それでも判断がつかなければ気遣いの言葉をワンクッション挟んでから話始めるようにしましょう。そうすることで、相手を困らせないスムーズな会話をすることができます。
相手の反応をある程度予測しておいてから話す
仕事の話を誰かとする時、何度も話しかけるのではなくできるだけ1度で終わらせた方がスマートです。もしも部下が上司と会話するのに現場と上司を何度も往復するようでは、二度手間三度手間になりかねません。
どうしてそうなるのかといえば、それは話しかける前に相手の反応をまったく予測してないからですよね。予測していないから相手が話した内容に対して再度何か確認したり考えをまとめなければいけなくなってしまい、それが会話の頻度を増やしてしまうことにつながってしまいます。
1度話せた上司でも、2度目も同じようにすぐつかまるとは限りません。もしも1度話しかけた時に十分なやり取りができていれば、後に持ち越すことなくそれで会話を終えられたはずです。
しかし、予測が不十分でまた次の会話に持ち越してしまったら、それだけ余計に手間がかかります。それは厳しくいえば仕事の遅れにつながりますし、何より要領が悪いです。
それを防ぎたければ、1度の会話で十分なやり取りをすることです。自分の考えをまとめるだけではなく、相手がどんなことをいうのかも予測しておくことが大切です。それができれば、たった1度の会話でも満足のいくやり取りができるでしょう。
仕事中はシンプルでありながら内容の濃い会話が理想
仕事中の会話は、なるべく無駄がない方が良いです。それは誰が相手でも同じです。会話で相手をイライラさせてしまったら、こちらの印象が悪くなってしまうことは想像に難くないですよね。
・5W1Hで内容をまとめる
・相手のタイミングを見計らう
・1度で会話を終わらせるよう相手の反応を予測しておく
この3つを意識するだけでも会話の質は向上します。ですので、会話が苦手な人は、これらのビジネススキルを知っておくと役立ちます。