wakus

デキるビジネスパーソンが必ずやっている仕事管理術の秘密を公開!

社会人は常に時間に追われています。限られた時間でいくつもの仕事をこなさなければなりません。

あなたの周りにも、いつも忙しそうにバタバタしている割にはあまり仕事がはかどっていない人と、残業もあまりせず涼しい顔をしているのに仕事が早い人はいないでしょうか?

誰でも後者になりたいはずですが、どうすればいいのでしょう。

ここでは、自分が抱えている仕事をどう管理して進めていくかという点について、基本的な方法と考え方を紹介します。

To doリストを作成する

Account manager verify the accuracy of the information in the report. Concept of Accountant, Auditor, Accounting, Accountancy.自分の仕事を管理する時に必ずと言って良いほど出てくるのが「To doリスト」です。

初めて聞く方のために一言で言えば、「自分が抱えている仕事やその日にやらなければいけない業務などについて書き出したリスト」のことです。忙しいビジネスパーソンでこのようなリストを作っていない人はいないと言ってもいいでしょう。

手帳で管理している人もいれば、エクセルやワードなどでまとめている人もいると思います。また最近はいろいろなツールが溢れているので、アプリのスケジュール帳で直接、日ごとに予定を入力して管理している人も多いかもしれません。

もちろんどのような方法でも良いのですが、今まで一度もリストを作ったことがないという人は、まずはぜひこの「To do」リストを作成することから自分の仕事管理を始めてみましょう。

リストを作ると、自分が今いくつの仕事を抱えているのか、その締切はいつなのかなどを把握することができます。そうすることで、「今自分は忙しいのか」、「忙しい気がしているだけで実はそれほどではないのか」、「忙しくないのになぜ残業が続いているのか」など、自分自身の状況を把握・分析することに繋がっていきます。

仕事を細分化する

Hands of five businessman holding wooden blocks placing them into a structure. Conceptual of teamwork, strategy and business start up.「To doリスト」は作っているという人も、はたしてそれを有効に活用することができているかどうか、一緒に考えてみましょう。

中には、「報告書を完成させる」「予算案を作る」といったように、大きなタイトルを書き出すだけで終わっている人はいないでしょうか?これでは、リストを作っても作らなくてもあまり違いがなくなってしまいます。

例えば「報告書を完成させる」にしても、最終的に誰の承認を得なければいけないのか、その前に誰の内諾を得ておく必要があるのか、そもそも自分だけで素案を作ることができるのか、出来ない場合は誰にヒアリングをする必要があるのか、といったように、いろいろな工程があるはずです。

そのように作業工程を具体的に細分化していくと、次はそれぞれをいつまでに終わらせなければいけないのかが見えてきます。

また、相手の都合があることも考えると、各工程の締切はもっと早まるかもしれません。
そうすると、締切まであと2週間くらいは時間があると思っていた報告書も、実は明後日までに最初のステップを踏んでおかないと間に合わない、ということも見えてくるのです。

計画は同時並行、実行は一点集中

さて、各業務を細分化することができたら、あとはそれぞれを実行していくのみです。

しかしここで注意が必要なのは、「同時に進められる仕事は一つだけ」ということです。よく言われるのは、「デキるビジネスパーソンは仕事をいくつも同時並行で進める」ということです。

しかし、そんなことが本当に可能でしょうか?

確かに、私たちはたった一つの仕事だけをやっていればいいわけではありません。Aという案件について交渉先に条件提示をしつつ、Bの案件については報告書を作成し、また新規開拓のために市場調査を行うというように、同時にいくつも進めなければいけないのが現実です。

しかし、仕事をしているまさにその瞬間には、どんなビジネスパーソンでも一つのことしかできません。A案件の交渉先に条件提示をしている時は、B案件の報告書については手が止まっているはずです。たとえどれだけ有能なカリスマ社長でも、複数の部下を一度に社長室に入れて、それぞれ別の報告を同時に聞くことはできないのです。

それにも関わらず、できるビジネスパーソンが一度に複数の仕事を進めることができるのは、それぞれを始める前に、各作業工程の優先順位をしっかり付けているからです。「今日は朝一番にA案件の交渉先に条件提示のメールを送っておこう。A案件はそれでいったん横に置いておいて、交渉先から返信が来るまでの間に、B案件の報告書案を作成しておこう。」というように段取りをつけて、実際にそれぞれの工程を行っている最中はその工程の作業に集中しているのです。

大事なのは、「計画段階では同時進行、実行段階では一点集中」です。

仕事の要領はセンスではない

Business concept - Planning for future events.「自己管理って難しい」「自分は要領が悪い」と悩んでいる人も、「リスト化」「細分化」「優先順位と段取り」という一つ一つを実行していくと、意外と簡単に仕事の効率が上がっていくことを実感できると思います。

スポーツや芸術の世界ではよく、「あの人には天性のセンスがある」などと言われることもありますが、多くの仕事はセンスではなく、具体的な作業の積み重ねで進んでいきます。

焦らず、なぜ混乱してしまっているのか一度整理することで、効率よく仕事を進めていきましょう。


LEAVE A REPLY

*

Return Top