会社で働いていると、プレゼンテーションをする機会というのは多くあります。
しかしプレゼンテーションは意識すべきポイントも多く、大前提として「聞き手のことを意識した、ビジネスマナーという側面から構築する必要がある」ということを認識して事前にしっかりと練っておかなければ、こちらの伝えたいことが上手く伝わりません。
上手いプレゼンテーションをするには事前の意識付けが重要ということを覚えておきましょう。
『このプレゼンを聞くことで何を得られるのか？』を説明する
プレゼンテーションは何らかのメリット・長所・アピールポイントなどを含めて説明をする機会となりますが、「それを聞くことで、聞き手にとってどんな情報が手に入るのか？」を具体的に先に話しておくと効果的です。
そうすれば聞き手にとっても、「今からされる話は、何の判断材料になるのか？」が理解しやすくなるので、話す内容がスムーズに頭に入ってきやすくなります。
例えばある新商品のプレゼンをする際、『どういったときに使うと効果的なのか？』という内容のプレゼンテーションをすると事前に話しておけば、聞き手は「この商品を使うタイミングに独自性はあるのか？」「そこに需要は生まれそうか？」などを考えれば良いという想定をしておくことができます。
プレゼンテーションをするときは聞き手のことも配慮して、予備知識として事前に話しておいた方が良いものもあるのです。
詳しくない人に説明するつもりでプレゼンを練る
プレゼンテーションをするとき、聞き手がどこまで詳しいのかや知識があるのかという部分に関しては、話し手は知り得ないものです。つまり自分が考えたプレゼンテーションの内容は、自分が聞けば十分に理解できるということは言えても、それが聞き手にとっても理解できる内容とは言い切れないのです。
プレゼンテーションの場には、その分野に関して全く知識がないひとなどいろいろな人たちがいることも多く、その人たちにも理解できるような内容にしていく必要があります。そのレベルに合わせることができれば、プレゼンテーションを聞いて何を言っているのか分からないということは起きづらくなります。
ポイントとしては、専門用語などをより一般的に使われているものに置き換えるなどの工夫が必要でしょう。
例えば、会議のことをカンファレンスといったりする人がいますが、これは英語なので、カンファレンスと言われても何を指している言葉なのか分からないという人もいます。カンファレンスという言葉はビジネスの場で全く使われていないわけではなく、割と使う言葉ではありますが、全員が使っている言葉ではないので、知らない人がいても不思議ではないということが言えます。
そのような人間を想定しておくことがプレゼンテーションにおいては重要ということになるわけです。
わざわざ難しい言葉を選ぶのではなく、大人ならば全員が間違いなく理解できるであろう言葉を選ぶという思いやりを持つと、結果的に自分のプレゼンテーションがより多くの人に理解されることになります。
具体例を入れてプレゼンを分かりやすく伝える
プレゼンテーションというのはどれだけ簡単な言葉などを使って分かりやすく説明する努力をしようとしても、全体的に抽象的な話になってしまうことがあります。それはしょうがないのですが、抽象的にしか説明がしづらいときには具体例を入れてあげることで、聞き手の理解力や想像力を膨らましてあげるという工夫をすると良いです。
言いたいことがなんとなくしか伝わらないというときには、日常の中で誰もが経験していることなどを具体例として持ってきて、「例えば、皆さんは日常の中で〇〇を経験すると思いますけど、それと同様に」みたいな話をすると、ああそういうことかという納得感が生まれる場合があるのです。
この具体例を上手く活用することで、言いたいことが聞き手に伝わる割合が高くなるはずなので、それだけプレゼンテーションの効果が高まるということが言えます。プレゼンテーションが全体的に抽象的だなと感じたときには、聞き手が共感できるような具体例を適宜入れて説明をしていくことを心がけましょう。
プレゼンテーションにおけるビジネスマナーで必要なこと
ビジネスの場でプレゼンテーションをするときのマナーで大切なのは、聞き手への配慮です。
聞き手に正しく、分かりやすく、確実に伝えることがプレゼンテーションの役割なので、結局は自己満足はいらないのです。
『自分が聞き手側の立場に立ったときにどのように感じるのか？』ということを常に重視してプレゼンテーションを構築するようにしましょう。