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簡単!メール返信時間を短縮して作業効率アップ!

作業効率をいかに上げるかは、ビジネスマンの日々の課題かと思います。業務にかかる時間を減らせば、他の業務に取り組んだり、早く帰宅することが可能です。

今回ご紹介するのは、時間を取られがちなメール返信に関してです。メールは、1通1通だとそこまで時間をかけないですが、積もり積もると1日のうち結構な時間を使っていたりします。

いつもの業務に加え、ほんの少しだけ工夫するだけです。
うまく活用すれば、かなりの作業時間を短縮させることが出来ます。是非実践してみてください!

辞書登録をフル活用!

まずは、パソコンの辞書登録機能を使って、文章を打つ時間そのものを短くしましょう。辞書登録機能とは、単語を登録すると変換してくれる機能です。

例えば「宜しくお願いいたします」という単語を「よ」と打ち込むだけで出てくるよう登録出来ます。入力する単語数をぐっと減らすことが出来るのです。

自分のメールを読み返してみて、あるいは仕事をしながら、いつもメールで使う文章や単語をどんどん登録しましょう!最初はなかなか使いこなせず戸惑うかも知れませんが、慣れてくると文章を打ち込む時間をかなり減らすことが出来ます。
 
★登録すると便利な単語の例
・挨拶(お疲れ様です、おはようございます、お世話になっております、など…)
・自分の会社名、部署名、名前
・取引先の会社名(特にカタカナや長めの社名など、入力に時間がかかるもの)
・メールアドレス

他にも、「この言葉はよく使うな」と業務中に気づいたものはどんどん登録していきましょう!

1日の中で、メールを確認する時間を決める!

メールはビジネスマンの大切なコミュニケーションツールのひとつ。
受信したらすぐ分かるように、PC画面上に受信通知が出るよう設定する方が大半です。通知が来てすぐにメールを確認する方も多いのではないでしょうか。
作業を中断してメールを確認し、返信し、作業に戻り…繰り返していると、どこまで作業をしたか忘れがちになったり、いまいち作業に集中できなくなってしまいます。

メールはこまめに確認するより、時間を決めてまとめて処理するほうが効率的です。たとえば「2時間に1回・30分程度で処理する」など、自分で確認時間を決めましょう。毎日スケジュールを細かく管理している方は、メール対応の時間も組みこんでしっかり時間を確保するようにしてみてください。

もちろん、緊急性の高いものもあるので、メールが来た際の通知は、件名まで表示させるようにします。件名を見て、すぐの返信が必要なものは即対応。数時間置いても大丈夫なものは後でまとめて返信と、対応方法は臨機応変に分けましょう。

パターンを読み、自分だけのテンプレートを作成する!

ビジネスメールには、様々なパターンが存在します。お客様に誠実に対応する方や、まだ業務に慣れていない方のなかには、一通一通丁寧に文章を考えて作成される方もいるのではないでしょうか。しかし、それで時間をとられて業務に支障が出るのは良くありません。 

仕事に慣れてくると、受信メールにもいくつかパターンが見えてくると思います。例えば営業担当で、クライアントから自社の販売サービスへの問い合わせがよく来る方は、質問が来やすいサービスがいくつかあり、いつも同じような文面を打ち込んではいないでしょうか。

パターンが有る場合は、メモ帳などにそのメールを保存し、お客様名だけ変更してコピー&ペーストでどのお客様にも使ってしまいましょう。メール全文でなく、よく使う言い回しや文章だけでも大丈夫です。

注意が必要なのは、テンプレートをお客様の名前を変えず送ってしまわないようにすること。即刻手抜きがバレます。私はお客様名は「●●様」など記号を使って、自分が読み直したときにい直し忘れていたらすぐ気づくようにしていました。

たかがメール、されどメール

「業務効率を上げよう」と思うと、「提案書を早く仕上げよう」など、どうしても大きく時間をとられる業務を改善しようとしがちです。
しかし、メールは単発だと数分で終わる業務でも、何通も対応すると案外時間がかかるもの。また文章の書き方に悩んだりすると、結構時間を取られたりします。

小さな業務から、一つ一つ日々改善していく。常にそれを心がければ、いつの間にかさくさく業務を進めるスキルが身につきます。あせらず、工夫を加えることを楽しみながら、日々頑張っていきましょう!


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