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ビジネス文書で印鑑の種類と押し方のポイントは?

最近ではビジネス文書の多くはワープロやパソコンで作成されることがほとんどです。

しかし会社で発行する文書には印鑑が必要な場合があります。管理部門でも営業でも、それぞれの仕事で印鑑を押す機会もあることでしょう。

この記事では、印鑑の種類や押し方ついて紹介します。

印鑑の種類について

会社では幾つかの印鑑を使い分けます。

一般的に、社内文書として発行する書類は担当者が自分の印鑑を押して、横に上司の印鑑を押します。しかし請求書や契約書など、他社に対して発行する書類に関しては、社名の印鑑を使用することがほとんどです。まずはビジネスシーンで使われる印鑑の種類について知っておきましょう。

主なものは以下の4種類です。

・実印

実印は「代表者印・丸印」とも呼ばれ、法人・団体として法務局に登録して、印鑑証明書が発行されたものを言います。
会社の認印である「角印(社印)」とは違います。

一般的な代表者印は、外側に会社名、内側に「代表取締役印」などの役職名が刻まれています。海外では書類は全て代表者のサインで取り交わしていて、日本でも法律上はサインで問題はありません。

ただし日本では昔から印鑑の文化があり、更に正式な書類であることの証明として印鑑を使用する企業が多くなります。
実印は、会社が移転をして本社の所在地が変わったり、代表者が変わった場合には新たに届出を行う必要があります。

また、1つの印鑑で会社の実印と社長個人の実印の両方に使用している場合、盗難や紛失にあった時には2つ共変える必要があります。

実印は、法務局により大きさが「1㎝以上3㎝以内の正方形に収まるサイズ」と決められていて、通常は直径18ミリの丸い印鑑が使われます。

・社印

社印は「角印」とも呼ばれ、会社の認印にあたるものです。
見積書や領収書、請求書など、社外に発行する書類を自社のものであると証明する為に使用されます。
一般的には「○○株式会社之印」と会社名のみが刻まれた四角い印鑑です。
角印は認印ですので、重要書類には不向きです。
公文書や契約書等には代表者印と合わせて使用されます。

・銀行印

金融機関で口座を開設する時や、手形・小切手を振り出す時に使う印鑑です。
予め金融機関に登録しておく必要があり、代表印よりも少し小さ目のサイズになっています。
金融機関での様々な取引に必要になるので、紛失や盗難に遭った場合は金融機関で手続きが必要になります。
実印や社印は社長室や秘書室で管理していることが多いのですが、銀行印は経理部署で管理することが多いので、紛失や盗難に注意が必要です。

・認印

実印として印鑑登録を行っていない印鑑を全て「認印」と言います。
社内文書の作成や伝票の担当社員に使われていて、従業員個人の印鑑になります。
ビジネスだけではなく、家庭にある印鑑登録をしていない印鑑も認印といいます。。
書留や宅配便が来た時に「認印お願いします」と言われるものです。

請求書に社印を押す時のポイント

営業や経理の担当者が取り扱うものとして請求書があり、社印を必要とするところも多くあります。
最近では請求書に最初から社員が印刷されているものもありますが、いざ押印する時のポイントは以下の通りです。

・社名の右側に押す

請求書に自社名と所在地が記載されていますので、基本的にはその右側に押します。
但し、会社により請求書のフォームが違いますので先に確認しましょう。

・位置は中央の場合も

位置は社名や所在地に少しかぶる位が適切と言われています。
中には社名の中央にドンと押す会社もあります。
これらは、文字にかぶせることで複製されにくくする効果があるのです。

訂正印について

ビジネス文書では、訂正印を使用する機会もあります。
慎重に作成した契約書でも、細かい記載ミスや条件が変更になるなど、様々な事情で修正が必要になる場合もあるのです。
その様な時に使用するのが「訂正印」です。
他の印鑑と性質が違うので、使い方を知っておきましょう。
訂正印が必要となるのは以下のケースです。

・書類に誤字・脱字ががあり修正する場合
・記載されている内容に変更があり修正する場合
・印鑑の押し間違いがあった場合

訂正印に使用される印鑑は、その書類の重要性により変わってきます。

重要な契約書や公文書などで、実印(丸印)が使われている場合には、訂正印に実印を使用します。
銀行に届け出た書類は、銀行印を使用します。
社内文書など、一般的な書類の場合は担当者の認印、或いは担当者の訂正印で構いません。

・訂正の押し方のポイント

訂正印は、基本的には間違った部位に赤で2重線を引き、間違った文字にかかる様に押します。
文字にかかる様に押すことで、後から文書を改ざんされるリスクを防ぐのです。
文字を追加する場合には、吹き出しで囲んでその側に訂正印を押します。

訂正印は基本的に文章を修正する時に使用するもので、金額に変更がある時には書類自体を作り直すことを考えるべきです。

印鑑を押す際は、失敗しないように気を付けよう

いざ印鑑を任されると、意外と緊張するものです。
印鑑が間違っていると、書類自体が無効になってしまう可能性もあります。
今自分が取り扱っている書類は何なのかを把握して、間違いのない印鑑を押す様にしましょう。


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