ビジネスパーソンの誰もが「残業しない」「定時に帰る」ということは願っていると思います。
そのための時間管理術についての本やセミナーなども非常に多く、いろいろと試してきた方も多いでしょう。
私自身もそんな時間管理術を学んできた1人なのですが、結局のところ「優先順位の立て方が分からない」「時間に対しての認識が甘い」の、2つの原因に絞られるのではないでしょうか。
なぜ優先順位の立て方が分からないのか？
優先順位が立てられない人にとっては、判断するための指標が欠けているので、すべての事柄が重要なことに思えてしまいます。
例えば、
・明日中に対応しなければならないクライアントからの依頼
・上司からの依頼
どちらを優先すべきでしょうか？
これに答えられない人は、自分の中で判断基準がまだ確立されていないでしょう。
時間に対しての認識が甘い理由は何なのか？
「業務や作業の締切の把握など、スケジュールを管理できていないから」などとも言われます。
しかしもっと大きな理由は、「仕事後のプライベートの時間に、仕事中と同じ価値を持たせることができていないから」でしょう。
例えば、仕事のあとに20万円払ったセミナーに参加する予定があるとしたら、何がなんでも残業しないようにしますよね。
スティーブン・R・コヴィー博士の「7つの習慣」にある4つの領域を新解釈？！
ここでスティーブン・R・コヴィー博士の著書、「7つの習慣」にある4つの領域の考え方が、上記2つの原因を解決するのに役に立つので紹介しようと思うのですが…、それには解釈の方法にちょっとしたアレンジを加える必要があります。
本の内容を知っている方からすれば違和感があるかもしれませんが、残業しないという時間管理には非常に有効な方法なので参考にしてみてください。
・第1領域 仕事上で緊急かつ重要なもの
会社全体の売上や損失に直結する業務や作業の中で期限があるもの。
たとえ数カ月を要するような大きなプロジェクトでも、細かいプロセスを見ていけば差し迫った期限は必ず存在しています。
もし期限を把握できていなければ、プロジェクトの細分化が不十分なのかもしれません。
・第2領域 プライベートな時間の活動で、仕事にも影響を及ぼすもの
自分自身がベストパフォーマンスを発揮するための取組みや、自分の能力やスキルを向上させるためのプライベートの時間。
第2領域＝2番目に大事なことはプライベートに関する時間です。
この領域が充実すれば、 第1領域の生産効率も向上します。
・第3領域 仕事上では重要だが緊急度が低いもの
仕事における突発的な電話やメール、雑務などは、ほとんどの場合ここに分類されます。
要するに、自分自身で時間をある程度コントロールすることができる仕事はこの領域になります。
また売上に直結しない一部の会議なども、この領域に分類して問題ないでしょう。
・第4領域 プライベートな時間で、自分の能力やスキルの向上に直結しないもの
仕事と直接関係がないプライベートな時間です。
例えばテレビやネット・漫画を見たりなどの暇つぶしや、仕事以外の友人と会ったり電話したりする時間です。
ストレス発散と考えることもできますが、もしテレビを見れなかったり、友人との予定に遅刻したりキャンセルしても大きな影響はありません。
残業しないコツは第2領域を充実させること
おそらく多くの人が、仕事とプライベートの時間を分けて考えてしまっているでしょう。
そうすると、どうしても仕事に比重が置かれてしまい、結果的に残業することになってしまいがちです。
また、プライベートな時間のほとんどが、上記の第4領域に設定しているような内容であれば、残業することによる損失も小さいので、時間管理に対する認識はどうしても甘くなってしまいます。
第2領域に分類されるものは、セミナーや講座などのお金がかかる勉強ばかりではありません。
ネットや地域コミュニティでは、無料のセミナーや異業種交流会などが開催されていることもあります。
他にも例えば、ジョギングをして体調を管理することや、仕事の同僚や取引先と食事をして人間関係を構築していくことも重要な要素です。
第4領域の活動ももちろん重要かもしれませんが、休日にまとめて行うなどすれば、しっかりとストレス発散もできますし、充実感も得られるでしょう。
今まで第4領域の活動に充てていた仕事のあとの時間を、第2領域に充てるという新しい習慣を身に付ければ、もしかしたら想像以上に残業を減らせるかもしれませんよ。
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