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社会人になる前から「ホウ・レン・ソウ」をトレーニングする!そのポイントとは?

「ホウ・レン・ソウ」を効果的にトレーニングするポイントとは?

仕事において「ホウ・レン・ソウ」が大事だとよく言われます。
ホウレンソウとは「報告」、「連絡」、「相談」の頭文字からそう言います。

これは、社会人にとって、基本のものの一つです。
これが円滑にできると、組織の一員として、うまく機能することができます。

その基本であり、とても大切なホウ・レン・ソウを社会人になる前から効果的にトレーニングするポイントやコツを自分の体験からご紹介します。

日頃から家族に「報告」のトレーニング

Close up of female and male hands protecting a paper chain family. Top view of two hands form a circle around white paper chain family on wooden table. Family care, insurance and helping hand concept.まず、ホウ・レン・ソウの中の「報告」です。

報告は、ポイントを絞って伝えることを心掛けましょう。
「結論は何か」、「その根拠は何か」、「結果は何か」、「原因は何か」など、報告する内容について、ポイントを絞って、伝えるトレーニングをすると良いでしょう。

そのトレーニングをする際の練習相手ですが、「親」が最適だと言えます。
特に父親は、職場にはその世代の上司や幹部がいますので、その世代の感覚が分かりますし、社会人経験が豊富であるため、色々とアドバイスをもらえると思います。もちろん母親でも、社会人の兄や姉でも良いですね。

その目上の人に対して報告する際に、言葉遣いも意識すると良いと思います。
相手が話す言葉遣いより少し丁寧。そんな言葉遣いを意識して報告すると相手は良い印象を受けます。父親など家族に対して丁寧に報告するのは少し恥ずかしいかもしれませんが、報告のトレーニングにもなり、家族も喜んでくれて一石二鳥です。

重要度や緊急性を意識して「連絡」を!

次に、ホウ・レン・ソウの中の「連絡」です。

相手とコミュニケーションをしっかりとるには、連絡を密にすることが大切になります。
連絡は、対面や電話、電子メールなど、さまざまな方法がありますが、これも家族に対して連絡することで効果的なトレーニングができます。
親は連絡を喜んでくれると思いますので、日々のトレーニングに最適です。
とても大切なことはすぐに連絡を行い、それほど重要度が高くないことは、あとでまとめて連絡するなど、重要度や緊急性などを意識して、連絡すると良いと思います。

重要度や緊急性の低いものは、3つ程度まとめて連絡する。
部下がたくさんいる上司は特に忙しく、部下一人一人の連絡を丁寧に聞いている余裕はないので、まとめて連絡するときも、多くても3つ程度までにすると良いと思います。あまり多すぎると「多くて覚えられない」、「今までこれだけ多くのことをなぜ連絡しなかったのか」ということにもなりかねないので3つ程度までが無難だと思います。

「相談」することで判断の根拠が勉強になる

最後に「相談」です。

前述のとおり、何人も部下がいる上司は、とても忙しいので、相談するときも、ある程度こちらが準備をしておくと良いですね。
上司は、日々判断をしながら仕事をしています。当然、自分自身も様々な判断をしながら仕事をするのですが、上司になればなるほど、それが高度な判断や責任ある判断をしなければなりません。

そこで上司が判断をしやすいように、いくつか選択肢をこちらで準備すると良いです。
その際、選択肢は、多くても3つ程度が目安です。

そして、なぜその選択肢を選んだのか、理由や根拠を簡潔に説明して、その中でどれが良いか相談します。
もちろん、その選択肢の中から選ばれる場合もありますし、選択肢以外のものを命令・指示される場合もあると思います。

いずれにしても、なぜそれを上司が選択したのか、その判断の根拠がとても勉強になると思います。これも父親などに相談する時にトレーニングすると良いと思います。

社会人として経験豊富な親からの言葉は勉強になる

Parent and child to chat in the diningこのホウ・レン・ソウは、父親などの家族を相手にトレーニングできるので、社会人になる前にぜひ試してみてはいかがでしょうか。
父親への尊敬の念が大きくなるかもしれません。
自分自身の2倍程度の人生を経験している父親に「報告」、「連絡」、「相談」し、果たしてどのような言葉や判断がかえってくるか。そこがとても勉強になると思います。息子や娘のことを大切に思っているからこそ愛情のこもったありがたい言葉がかえってきたり、ときに厳しい言葉もあるかもしれませんが、それはきっと上司の言葉も同じだと思います。


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