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取引先への訪問、商談についてのマナーとポイントを押さえる

訪問、商談のマナーとポイント

企業活動をする中で、人とのコミュニケーションが必要不可欠なことは分かっていらっしゃる方も多いと思います。
特に取引先との円滑なコミュニケーションは大変重要で相互の信頼構築のベースとなってきます。
取引先を訪問する時のビジネスマナーをシッカリと理解して、実行していきましょう。

以前は、「夜打ち朝駆け」という行動が主流でした。
それは何かと言うと、お客様が始業する前や終業後に訪問するという意味です。 
その時間帯であれば、相手こちらの話を聞いてくれるという考えでした。
しかし、今では全くと言っていい程、通用はしません。
むしろ、先方の感情を害してしまう恐れもあるのです。
では、訪問の時に気をつけることは、どのようなことがあるでしょうか。

アポを取りつける際に気を付けたいこと

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まず、訪問する前のアポイントを取り付けることです。
事前に電話なりメールのすることで、相手の都合を確認します。
こちらからの訪問なので、訪問日程案を2、3パターン提示すると相手も時間の調整が取りやすくなります。
忙しい方でも大抵は、スケジュールの調整が可能でしょう。

メールで日程の了解連絡を頂いたとしても、できるだけ電話で会話することをオススメします。
メールがコミュニケーション手段のメインになりつつある昨今でも、やはり生の声を聞いて会話をすることは、交流を深めることになってくるからです。

次に行うことは、訪問の趣旨を事前に伝えておくことです。
商談であれば、自社の製品やサービスの紹介をすることを予め伝えておきます。
また、質問をして相手から回答を引きだしたい時も、事前にヒアリング内容を伝えておくことで、先方の心がまえを整えてもらうことができます。
訪問して、いきなりの質問だと相手も躊躇したり慌てふためくことも少なくありません。
「事前に教えておいてください欲しかった。」 と言われることもよくあることです。
忙しい中で、時間を設けて下さるのですから、少なくとも訪問のポイントはキチンと相手に理解してもらっておくことで、スムーズに進んでいくことでしょう。

商談の姿勢

af8316449bdf1e3972c4879cebca42c4_s商談の時の姿勢についても大事なことがあります。
お客様と会話をしている時は、相手の目をしっかりと見ることです。
そして、話をされている時は相づちを打ちながら、理解するように努めます。
ちょっとした仕草なのですが、これも相手の信頼を得るようになってきます。
よくあるのは、こちらの考えや伝えたいことを一方てきに話すことや視線をそらして会話をすることです。
コミュニケーションは、会話のキャッチボールのようなものです。
お互いに意見を出したり聞いたりすることで、相互の性格や思いを理解することができます。
また、視線をそらすことは、それだけで信用を失ってしまうものです。
「アイツは何か隠しごとをしていないか?」
と疑念を持たれてしまうのともあるので、会話の時の姿勢も非常に重要になってくるのです。

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訪問が終わった後はメールでもいいので、御礼を出しておきます。
その時には、訪問し会話した時の議事録を残しておくことも必要です。
このような一つ一つの積み重ねが相手との信頼関係を築いていくのです。


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