『時は金なり』と言いますが、人生もビジネスにおいても時間には限りがあります。自己管理能力にはモチベーションの管理、感情の管理などがありますが、今回は時間管理をクローズアップします。
ビジネスにおいて、時間管理ができることはとても重要なことです。
ビジネスで、時間管理というとどのようなものがあるでしょうか？
ざっくり言うと、
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遅刻をしない
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社内・社外ともに仕事の納期を守る
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効率よく仕事を終わらせる
等が挙げられます。
1.「遅刻をしない」
これは時間管理の中でも基本中の基本です。
体調不良でどうしようもない時もありますが、遅刻常習犯は周囲からの信用を失います。また、遅刻ではなくても常に時間ギリギリで出社する人は、その日の準備が不足した状態でスタートすることも多く、効率よく1日を過ごせません。
逆に遅刻をせずにある程度余裕をもって出社できる人は、周囲からの信用度も高いです。また、心にも余裕があるので、その日のスケジュールを朝のうちにきちんと立てて、効率よく1日を過ごすことができます。
2.「社内・社外ともに仕事の納期を守る」
これもとても大切なことです。社内・社外のどちらだとしても、納期を決めたということは、いつまでに仕事を終えると『約束した』ことになります。
納期を守ったことは『約束を守った』ことになり、相手からの信頼度が増します。逆に納期を守れなかったことは『約束を守れなかった』ことになるので、相手からの信頼度が下がります。
3.「効率よく仕事を終わらせる」
効率よく仕事を終わらせる為には、自分で1日の流れを考え組み立てて調整していく力が必要になります。この能力が身につくと、スケジュールの逆算をしたり、イレギュラーなことにも対応できるようになるので、ビジネスのありとあらゆる場面で応用が利くようになります。
「忙しい」が口癖の人は要注意
「忙しい」が口癖の人っていますよね。
ついつい使ってしまうこともありますが、この言葉をよく使ってしまう人は要注意です。
理由は2つです。
1つ目は、口癖を脳がその通り認識してしまうからです。
脳は実際の状況はどうであれ、口にした言葉を本当のこととして認識していき、自律神経がそれを叶えようと動いてしまうのです。「忙しい」と口にすると、脳は実際に忙しいと勘違いし、体の働きを抑えようとしてしまいます。
実際に仕事ができる人は「忙しい」という言葉を滅多に口にしません。
忙しいという言葉は使わずに「充実している」と口にした方が、仕事の進み方も違うものです。
2つ目は、周囲に「自分に能力が無い」「効率よく仕事を進められていない」とアピールすることになるからです。
実際に「忙しい」が口癖の人の仕事内容を見せてもらうと、全ての仕事が中途半端な状態であったり、やるべき仕事の納期を平気ですっぽかしていることが多々見られます。
本当に業務過多であれば上司や周囲に相談をして、きちんとした理由を述べたうえで、業務を減らしてもらうのも手段の一つです。
厳しいことを言いますが、この文章を読んで『この業界を知らないくせに』とか『いやいや、言える状況じゃないんだよ』などと思った方は、他人のせいにしている状態です。
時間管理能力は、あくまで自分で管理するものであり、他人は一切関係ないのです。他人に責任があると思っているうちは、自分で時間管理をすることは難しいです。
定時内で、いかに効率よく仕事ができるかで勝負！
昔は自分の仕事が終わっても、上司や周囲の人間の仕事が終わるまで待つことが当たり前でしたし、それが美徳とされていました。しかし、今は光熱費や残業代の問題で、定時内に効率よく帰ることを評価してもらえる時代になりました。
『いやいや、そんなこと言ってもうちの会社はまだまだ古い体制でね。残業は当たり前なんだよ』と言う声も聞こえてきそうですね。確かに極々1部ではあるかもしれません。
しかし実際に私も、皆がサービス残業当たり前で定時に帰る人は居ない会社に転職をしたことがあります。この時に敢えて周囲の人よりも多い業務量にし、1から自分の仕事を徹底的にスケジューリングしました。
『人よりも多い業務量』というのがポイントです。
人より仕事をやらずに定時退社することは簡単だからです。そうして実際に定時で終えることができ、定時退社の日々を続けました。勿論この時に、どれだけの仕事を終えたかを上司に報告することも重要です。
そうすると、「定時内で効率よく仕事をして帰ることより光熱費も抑えることができている」として評価されました。
残業が当たり前の会社も、現在ではこのような状況なのです。
定時内で効率よく仕事を終わらせる為のポイントは下記の通りです。
★出社したらすぐに、本日作業する仕事を書き出す
★本日必ず作業することと、明日以降に回せる仕事を分ける
★上記の<明日以降に回せる仕事>の中でも、時間がある時に作業すれば良いレベルのものは、『手が空いた時に作業するリスト』という別のリストに書き込む
★本日必ず作業するリストの中で、優先順位をつけていく
(※この時のポイントは、第三者に確認が必要な案件から着手することです。第三者に確認をお願いしている間に、自分は他の仕事をすると更に時間の短縮になります。仕事は常に自分の元にボールを置くのではなく、誰かにパスを回している状態が望ましいです。)
★ゴールの時間(=定時)から、どの仕事をそれぞれ何時頃までに終わらせば良いか考える
★途中で新たな仕事が舞い込んできたら、再度1日のスケジュールを組みなおす
時間管理能力を身に着けて、信頼される人間関係の構築を
時間の管理ができる人間は、とにかく信頼されます。
逆の立場で考えた場合も、下記のような人には信頼感があり、安心して仕事を任せられると思いませんか？
●余裕をもって出社している
●『忙しい』と滅多に口にしない
●人より多い業務量をこなし、無駄に残業せずに帰る
この順番も、簡単に取り組める順番で書いてあります。
是非参考にしていただき、ビジネスライフを少しでも充実したものにしてもらえると幸いです。