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時間の使い方が上手な人の特徴とは?

会社での仕事が毎日忙しくて、やりたくなくても残業せざるをえない日々が続いている人もいます。毎日終電近くまで仕事をして、更に翌日の朝一に持ち越す案件もあるでしょう。

ところが中には、普段は定時で帰り、締日前後に適度に残業をして、それでも上司から評価されている人もいます。

1日の持ち時間は皆同じ24時間ですので、もしかしてその人は仕事の量が少な過ぎるのでは、と疑いたくなります。しかしほとんどの場合、その様な人達に共通して言えるのは「時間の使い方が非常に上手である」ということです。

時間の使い方が上手な人の行動パターンを是非真似てみましょう。

朝から効率的に行動している

まず時間の使い方が上手な人は、早起きタイプが多くなります。

前日の夜飲み会に参加しても、翌日は誰よりも早く出社して既にメールの整理を終えています。飲み会の時には飲んでいる様に見えて、実はしっかりとお酒の量をコントロールしているのです。

海外の例を見てもビジネスで成功している人のほとんどは非常に早起きです。朝の4時か5時頃には起きて、朝食を取り、中には水泳やジョギングをしてから出社する人もいます。それだけ早く起きればゆっくりと朝食も取れるし、最新のニュースや経済情報をチェックする時間も取れます。様々なトレンドの話題は商談の時にに役立つことでしょう。

時間をもっと有効に使いたいと思ったら、今までよりも1時間早く起床するのがおすすめです。

この1時間をまるまる仕事に使うのではなく、自分の為に使うことで出社してから集中して仕事に取り組めるのです。
今まで遅くまで寝ていて、遅刻ギリギリにオフィスに滑り込んで、既に疲労度MAXでパソコンを立ち上げているという人は是非試してみて下さい。

1時間起きると周囲の明るさや風景も大きく違います。スムーズに段取りがつき、驚く程仕事がはかどる様になるでしょう。

常に結果を予測して行動している

時間の使い方が上手な人は、今の仕事の流れの中に自分を置いていません。その作業をした先の段階をイメージしながら行動をしているのです。

常に結果を想定していることからムダな行動が無くなり、結果的に時短ができます。

例えば「今コピーに行くよりも、この次の作業を終えてから行けば、1度のコピー作業で済む」と考えます。
1度コピーを取りに行くと、誰かに会って挨拶をしたついでに何か相談されたり、あるいはコピー機が紙詰まりになって余計に時間を食うということもあるかもしれません。

自分に時間の余裕がないと思っている人は、是非その作業の先を見ながら行動する様にしてみましょう。

 集中できる様に段取りを組んでいる

時間の使い方が上手な人は、アイドリングタイム(暇な時間)を極力作らないようにします。その為には、仕事をパズルの様に組み合わせていくことが大切なのです。

例えば、メールが来るたびに返信をするのではなく、時間を決めて返信作業を行います。同じ様な用件で様々なところから照会があった場合、頭の中で整理してから返信できるからです。その方が思考回路が途切れずに済むので作業も早くなるはずです。

誰かに書類を渡す時には、その部署や途中で用事があればついでに済ませてしまいます。その都度こまめに応対しているのは非常に熱心に見えますが、それだけ動線をムダにしているのです。「あの方面に何か用事がなかったか」それを確認してから席を立つようにしましょう。

すきま時間を活用している

Young boy looking up at a clock concept for deadline, anxiety and stressすきま時間とは、一つの行動の前後にある「ほんの数分の空き時間」のことです。多くの場合は移動をした時にできるものですが、時間の使い方が上手な人は、この時間も有効活用します。

会議の前にメンバーが集まるのを待っている状態ならば、配られた資料に目を通しておくだけでも効果があります。疑問に思う点に印をつけておき、その部分の説明を重点的に聞き、質問ができます。

他にはメモ帳を見て今日のこれからのスケジュールを確認したり、それもなければカレンダーを見てそれぞれの仕事の締切日を再確認しておきます。

ほんの数分のスキマ時間をどこまで有効活用できるかで、1日の終わりの時間が早まるのです。

ものごとへのタイムリミットを設けている

1つの作業におけるコマ割りを決めておくことで、集中力がアップします。

人の集中力の限界は、1度に45分~50分と言われています。効率的に仕事をする為にも、50分枠で仕事を片付ける様に努力しましょう。50分というのは人にとって割と良い塩梅の時間で、たいていの仕事は目鼻立ちがついているものです。あと何分と意識しながら作業をしていると、自然と手の動きも速くなります。

もし50分経っても終らない場合には、急ぎの仕事ならば続ける様にします。ただし集中力を復活させる為にも、2分~3分他の書類に目を通したり、メールを返信したりなど、別の仕事をして気分をリセットします。

しっかり時間管理ができれば良いことだらけ!

Clock cogwheel mechanism and businessman jumping over it時間の使い方が上手になると、2日~3日では変われなくても、1週間もすると仕事の進捗状態に大きな差が出てくるものです。

同じ量の仕事をこなしていると分かってれば、定時に帰っても誰も文句は言えません。
「あの人が残業をしないのは仕事ができるから」と言われる様になりたかったら、毎日のちょっとした仕事への取組み方を変えてみましょう。


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