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電話がきらい?それはもったいない!電話はアピールチャンスです

電話はアピールチャンスです

Eメールやメッセンジャーツールをはじめ、クライアントや社内関係各所とのやりとりで電話を使う必要がないことも多くなっています。
また、エビデンス(証拠・形跡)を残すという意味でも、メールなどの方が良いと判断される場合があります。
メールやメッセンジャーツールは、相手方の状況次第で確認してもらえるので、受け手側としても都合が良いというメリットもありますね。
電話はある意味強制的に相手の時間を奪ってしまうという考え方もされるかもしれません。

それでも、やはり電話は欠かせないもの。
直通電話や内線ならば、当人が出れば済みますが、代表電話や部署宛ての電話の場合、誰も出たくなくてお待たせしてしまったり、コールが鳴り響いた後に切れてしまったりしていませんか?

電話に出ることで自分の名前を売れる
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自分も仕事があるのに、作業中なのに、自分宛かわからない電話に出たくない。
クレームや問題の電話だった場合、対応に追われるのが面倒くさい。
そんな意見もあるでしょう。忙しい時にそう思ってしまう気持ち、わかります。
でも、電話に出て、相手方の用件を聞き、部署の人に尋ね、繋いでいくこと、それを積み重ねていくと、あなたは自分の仕事以上に、広い範囲の人たちのつながりや担当業務を把握していくことができます。
また、電話をかけてくれる相手方にも、「あ、この人よく電話に出てくれるな」と印象が残り、何かの時に名前を覚えてもらっていることが仕事につながることも。

電話に出るときの準備

b55fb5d6cca77235d775b04ebbc6b02a_s今はPCが当たり前のようにありますが、相手が話していることをすぐにメモできるように、電話の近くにメモとペンを常備しておきましょう。
電話に出て相手が名乗ったら、すぐに電話を代わるかもしれませんがお名前をメモする癖をつけると、あとからまた聞き直す必要がなくなります。
最初にきちんと聞き取ってメモしておき、折り返しの時に、電話番号の確認だけではなく、先方のお名前を確認で呼びかけ、さらには自分がきちんと承ったと名乗りましょう。それだけであなたの信用度が上がります。

電話とメールだけでも信用は勝ち取れる

5462a0baae90a2e27574bf78bd028114_sメールやメッセンジャーの文章では、丁寧な敬語で書かれていても相手の感情がわかりません。
しかし、電話では相手の顔は見えなくても、その声量やトーンで、感情がわかるところが多いです。相手に見えないからと、だらしなく座って話していると、それは相手に何かしら伝わってしまいます。
見えない相手に頭を下げる動きそのものはなくても、きちんと感情を乗せて、目の前に相手がいるつもりで受話器に耳を傾けましょう。
メールや郵送で資料などをきちんとやりとりし、そのフォローを電話で行えば、会ったことがない相手であっても、信用していただくことは可能です。

電話が苦手、電話は自分の作業を中断しなければいけない、そう思って受電を避けていたならば、自分の業務に少しでも余裕があるときに、少しずつ電話に出て、取り次いでみましょう。
それは、時間の無駄などではなく、相手にも社内にもあなたの名前を売るチャンスです。


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