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勤務時間内に仕事を終えるための「タスク管理術」

「時間外労働」「サービス残業」が社会的に問題になっています。
ブラック企業で働いてしまった場合は転職を考えるしかありませんが、そうでない場合は自分の仕事の仕方次第で勤務時間内に仕事を終える事も可能です。

そこで今回は勤務時間内に仕事を終えるために、どのようにタスクを管理すればよいのかについて紹介します。
タスク管理術を学べば時間内に仕事を終えて帰宅することができます。余裕のある毎日を送ることができるようになるでしょう。

「タスクを箇条書きにする」ことから始めよう

Female hands with pen writing on notebook.朝、会社に行ってパソコンを開いた時に、「今日は残業間違いなし」だと思ってしまうこともあるでしょう。
タスクが多すぎて、どの仕事から手を付けて良いのかわからなくなる事もあると思います。
このような「何をすれば良いかわからない」という状態が、いちばん良くない状態です。

まず「今日すべきタスク」を整理するところから始めましょう。そのためにタスクを「箇条書き」することが大切です。紙にタスクを書き出すことで、気持ちを整理することができます。

「メールをチェック」「○○商事に電話」「○○さんに連絡」など、小さなことから大切な仕事までとにかく紙に箇条書きしていきます。このように全てのタスクを書き出すだけでも、頭の中がスッキリします。
箇条書きになったタスクを見ると、意外と勤務時間内に仕事を終えることができるかもしれない、と感じるかもしれません。

まずは、やるべきタスクが良く分からない、カオスな状態から脱することが大切です。

「優先順位」をつけよう

箇条書きされたタスクを見て、今度は「優先順位」をつけていきましょう。
タスクの中には「どうでも良い仕事」と「大切な仕事」があるはずです。

特に自分にしかできない大切な仕事は、優先順位が上位になるでしょう。箇条書きにしたタスクの横に、優先順位通りに数字を入れていきましょう。または重要度で「A」「B」「C」とランク分けしても良いでしょう。

次に1日のタイムスケジュールの中に、優先順位の高い仕事を組み入れます。午前中と午後に優先順位の高い仕事、例えば取引先との打ち合わせや商談などを組み入れます。

そして、その他の空いた時間に優先順位の低い作業を組み込んでいきましょう。始業したばかりの時間には、アイドリングの意味も兼ねて簡単にできる仕事を組み入れると、1日の作業がスムーズになるかもしれません。

1日にやるべきタスクに優先順位をつけて、スケジューリングをすることができれば、勤務時間内に仕事を終えることが現実に近づくでしょう。

タスクを管理するタイミングは「前日の夜」

タスクを管理する時間は、どのタイミングが良いでしょうか。

朝、会社に出社した後でも良いと思うかもしれません。しかしベストなタイミングは「前日の夜」です。
タスクを達成するためには、1日のスタートが大切になります。タスク管理の作業で貴重なスタートの時間が取られてしまうのは、あまり良くありません。

前日の夜に、翌日のタスク管理をしておくと、始業時間の最初から充実した作業をすることができるようになります。また前日の夜は、仕事を終えてリラックスした状態でいるはずです。

余裕のある気持ちでタスク管理をすることができるため、効果的なスケジューリングをしやすくなります。当日にストレスフルな状態でタスク管理をするよりも、おすすめです。

どうしても当日にタスク管理がしたいタイプの人は、出社時間を1時間早めると良いでしょう。会社近くのコーヒーショップなどで、落ち着いた気持ちでタスク管理を行いましょう。

余裕のある状態でタスク管理をして、スムーズなスタートを切ることができるでしょう。

タスク管理が成功のカギ

タスク管理をすることで、勤務時間内に仕事を終えることができるようになります。
残業をしなければ、プライベートの時間が充実します。
将来のための勉強の時間にすることもできますし、飲み会やイベントに参加をして人脈を広げるための時間にすることもできるでしょう。

このような自分を成長させるための時間は、ビジネスマンとして成功するために必要な時間です。
大切な時間を確保するために、効果的なタスク管理術を身に着けることが大切になります。


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